Внутренняя опись документов дела

Внутренняя опись документов дел постоянного и долго временного (свыше 10 лет) сроков хранения - это учетный документ, содержащий перечень документов с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.

Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется инструкцией по делопроизводству в учреждении, а также специальными инструкциями и положениями.

Внутренняя опись составляется для учета документов:

· определенных категорий дел (особо ценные, личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, дела на авторские свидетельства и патентные изобретения и т.д.);

· дел, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают их конкретного содержания.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, в которой содержатся следующие сведения:

· номер дела, документы которого внесены в данную опись;

· порядковый номер документа;

· индекс документа;

· дата документа;

· вид и краткое содержание (заголовок) документа;

· номера листов, на которых расположен документ;

· примечание.

Листы внутренней описи имеют самостоятельную нумерацию и не включаются в общее количество листов в деле, а указывается через арифметический знак плюс.

К внутренней описи, имеющей форму таблицы, составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью общее количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутреннюю опись подписывается ее составителем с указанием даты составления. Если дело уже переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе «Примечания» со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.

Оформление обложки дел постоянного