Теоретичні відомості. Для створення таблиць бази даних в режимі мастер слід виконати такі дії

1 СТВОРЕННЯ ТАБЛИЦЬ БАЗИ ДАНИХ ЗА ДОПОМОГОЮ МАСТЕРА

Для створення таблиць бази даних в режимі МАСТЕР слід виконати такі дії:

1. Запустити на виконання додаток Microsoft Access (Пуск =>Програми=>Microsoft Access чи будь-яким іншим способом).

2. Обрати режим роботи ЗАПУСК МАСТЕРА, натиснути на кнопку .

3. У вікні СОЗДАНИЕ при обраній вкладці БАЗЫ ДАННЫХ відображається галерея шаблонів для створення бази даних, що використовуються у різних прикладних областях: Адресная книга, Библиотека, Винный погреб, Главная книга, Заказы на работу, Каталог видеозаписей, Контакты, Личное имущество, Мероприятия, Музыкальная коллекция, Основные фонды, Прием заявлений, Проекты, Расходы, Ресурсы, Рецепты, Сбор средств, Склад, Студенты и занятия, Тренировки, Учасники, Фотоальбомы. Обрати шаблон за завданням (наприклад, Библиотека ) і натиснути на кнопку .

4. У діалоговому вікні ФАЙЛ нової бази даних, що з'явився на екрані, вибрати диск і папку, у яких буде зберігатися створена база даних. При цьому у розділі ИМЯ ФАЙЛА буде запропоноване ім'я файлу для бази даних, яку Ви створили(БИБЛИОТЕКА.mdb). Ви можете змінити запропоноване ім’я, та узгодити його натисненням кнопки .

5. Через невеликий проміжок часу з'явиться вікно СОЗДАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ, у якому буде зазначено, які дані буде містити база даних, що створюється. Зокрема, база данихБІБЛІОТЕКА буде містити:

- дані про книги;

- дані про авторів;

- цитати.

Натиснення кнопки дозволить продовжити створення таблиць бази даних.

6. Вікно, що з'явилося на екрані, містить у лівій частині імена таблиць, що будуть створені, а у правій частині - список обов'язкових і необов'язкових полів для обраної таблиці. У цьому ж вікні необхідно включити параметр “ДА, ВКЛЮЧИТЬ ПРИМЕРЫ ДАННЫХ” й натиснути кнопку .

7. Вибрати вид оформлення екрана, переглянувши всі запропоновані варіанти заставок для фону та узгодити його натисненням кнопки .

8. Остаточно обрати назву бази даних чи скористатися запропонованою – БИБЛИОТЕКА.

9. Якщо Вам необхідно використовувати рисунок для оформлення звітів, потрібно використати параметр “ДА” у вкладці “ДОБАВИТЬ РИСУНОК ВО ВСЕ ОТЧЕТЫ?” При цьому стане активною кнопка , що дозволяє одержати доступ до дисків і папок для вибору та вставки потрібного рисунка.

10. Натиснути кнопку й у вікні, що відкрилося підтвердити налаштування кнопкою .

11. Після завершення процесу створення таблиць бази даних, на екрані з'явиться кнопкова форма для роботи зі створеною базою даних (БИБЛИОТЕКА). Натиснути на кнопку форми КНИГИ. Відкриється форма КНИГИ (рис. 4.1), яка містить інформацію про книгу, а також форму, що містить інформацію про автора. У нижньому лівому куті вікна розташовані кнопки, що використовуються для переміщення по записах у таблиці: до першого запису в таблиці, до попереднього запису в таблиці, до наступного запису в таблиці, до останнього запису в таблиці. У текстовому вікні цифрою вказується номер поточного запису.

Рисунок 4.1 – Приклад форми, що містить інформацію про книги

12. Після перегляду закрити вікно форми. Аналогічно познайомитися з іншими таблицями створеної бази даних.

13. У лівому нижньому куті екрана буде розташоване згорнуте до розмірів піктограми вікно створеної бази даних. Відновити розмір вікна можна натисненням відповідної кнопки.

14. Вибрати вкладку ТАБЛИЦЫ. Вибрати першу таблицю зі списку таблиць.

15. Натиснути на кнопку . Інформація буде подана у вигляді таблиці. У верхньому рядку як заголовки стовпців подані імена полів. Кожен наступний рядок являє собою запис у таблиці. Закрити вікно.

16. Натиснути на кнопку . У вікні буде подана структура обраної таблиці. У верхній частині вікна КОНСТРУКТОРА подані імена полів і типи, у розділі СВОЙСТВА ПОЛЯ - властивості обраного поля. Ліворуч від імені першого поля розташований символ ключа, який означає, що дане поле є ключовим.

17. Завершивши знайомство зі структурою таблиці, закрити вікно КОНСТРУКТОРА. Згорнути вікно бази даних.

18. Ознайомитися з піктограмами на стандартній панелі інструментів.

19. Закрити базу даних, натиснувши на кнопку .

20. Закінчити роботу з додатком Access, закривши його вікно.

2 СТВОРЕННЯ ТАБЛИЦІ БАЗИ ДАНИХ В РЕЖИМІ КОНСТРУКТОР

Інструменти форматування режиму КОНСТРУКТОР змінюють тільки спосіб відображення даних на екрані, але не спосіб їх збереження в таблиці. Процес форматування не може відстежити помилки введення інформації, він дозволяє подати дані в кращому вигляді, що набуває значення при створенні таблиць бази даних визначеної структури. Послідовність створення таблиць бази даних в режимі КОНСТРУКТОР подана на рис. 4.2 – 4.5.

Рисунок 4.2 – Підготовка до конструкторської роботи

Рисунок 4.3 – Тип даних (поля) з наявного списку

Рисунок 4.4 – Визначене поле даних, готове до роботи

Рисунок 4.5 – Таблиця, створена в режимі КОНСТРУКТОРА

Виділяють такі основні способи створення таблиці в режимі КОНСТРУКТОР.

Перший спосіб:

- із системного меню обрати команду ФАЙЛ Þ ОТКРЫТЬ;

- двічі натиснути на імені бази даних, у якій необхідно створити нову таблицю. При цьому на екрані з'явитися файл бази даних;

- якщо на екрані з’явиться кнопкова форма, необхідно натиснути на кнопку закриття вікна форми, яка розташована в її правому верхньому куті і вона зникне. Для відновлення вікна бази даних натиснути на кнопку ВОССТАНОВИТЬ згорнутого вікна бази даних, що знаходиться в нижньому лівому куті екрана чи натиснути на кнопку ОТКРЫТЬ базу даних, розташовану на панелі інструментів;

- у лівій частині вікна бази даних обрати вкладкуТАБЛИЦЫ;

- обрати елементСОЗДАНИЕ ТАБЛИЦЫ В РЕЖИМЕ КОНСТРУК-ТОРА.Access виведе на екран порожню форму для проектування таблиці, де в кожному рядку вводиться відповідне ім'я поля таблиці створюваної бази даних, при цьому переходи між рядками виконуються натисненням клавіші<Tab >;

- після визначення імен полів таблиці бази даних потрібно для кожного поля визначити тип даних переміщенням курсору в стовпецьТИП ДАННЫХ;

- щоб переглянути список всіх доступних типів поля необхідно натиснути на кнопку списку, що розкривається. Слід обрати тип потрібного поля (рис. 4.3). Наприклад, для створення текстового поля необхідно установити його розмір (за замовчуванням його розмір відповідає 50 символам). Для цього вибирають рядок РАЗМЕР ПОЛЯ, розташований у вкладці нижньої лівої частини вікна, і вводять потрібний розмір поля;

- перейти у поле ОПИСАНИЕ і ввести з клавіатури чіткий опис змісту поля. Щоб повернути курсор у стовпець ИМЯ ПОЛЯ слід натиснути клавішу < Tab>;

- повторювати даний процес, поки всі поля не будуть визначеними (рис. 4.4);

- для збереження нової таблиці, вибирають із системного меню послідовність команд ФАЙЛÞСОХРАНИТЬ чи натискають на кнопку СОХРАНИТЬ, що розташована на панелі інструментів. У діалоговому вікні, що з’явилося, вводять ім’я таблиці і підтверджують його натисненням клавіші <Enter>.

Другий спосіб:

- відкрити файл бази даних і натиснути на імені таблиці, з якою необхідно працювати, а потім – на кнопці КОНСТРУКТОР(рис. 4.2). Якщо таблиця знаходилася в режимі перегляду таблиці, слід натиснути на кнопку режим КОНСТРУКТОР, що розташована ліворуч на панелі інструментів. Таблиця перейде в режим КОНСТРУКТОР;

- обрати ім’я поля, з яким слід працювати. Вкладка ОБЩИЕ, яка знаходиться в нижній частині вікна КОНСТРУКТОР, містить докладну інформацію про поточне поле (рис. 4.4);

- в області СВОЙСТВА ПОЛЯ, розташованій в нижній частині вікна, ввести необхідні зміни. Кожному елементу - ФОРМАТ ПОЛЯ, МАСКА ВВОДА і УСЛОВИЕ НА ЗНАЧЕНИЕ - відповідає певне значення;

- завершити роботу, закрити таблицю і зберегти внесені зміни за допомогою команд ФАЙЛÞСОХРАНИТЬ або натисненням кнопки СОХРАНИТЬ, що розташована на панелі інструментів.

Кожен тип даних має певний набір форматів. Саме тому потрібно звернути увагу на тип даних, з яким Ви працюєте, оскільки помилка у виборі формату даних може привести до даремних витрат часу.

Текстові і МЕМО-поля (типи даних)

Для цих типів даних існує чотири формати:

- символ">" (більше ніж) дозволяє виводити всю текстову інформацію поля великими літерами, незалежно від того, у якому вигляді вона була введена. Для того, щоб використовувати цей метод, вводять у текстове вікно властивості ФОРМАТ ПОЛЯ тільки символ ">".

- символ" < "(менше ніж) виводить зміст поля малими літерами. Якщо вводити дані в змішаному вигляді, то на екрані вони приймають вигляд рядкових символів. Для застосування цього режиму необхідно ввести символ " < " у текстове поле властивості ФОРМАТ ПОЛЯ.

- символ" @ " вказує Access, що в поле потрібно обов'язково ввести символ чи пробіл. Якщо кількість символів, які вводяться, менша, ніж зазначено у форматі, Access додає додаткові пробіли, поки їх кількість не буде відповідати формату. Наприклад, якщо формат поля використовує рядок символів @@@@@@, а дані поля містять тільки три символи (наприклад, ім’я Оля), Access спочатку виведе в поле три пробіли, а потім уже дані.

- спеціальний символ "&" (амперсанд) визначає необов'язкове виведення символу (символ виводиться, якщо він існує).

Зверніть увагу, що символи " @ " і "&" відповідають кожному символу поля, а один символ ">" або " < "відповідає всьому полю.

При введені даних потрібно залишити поле пустим, щоб потім його заповнити. Для цього в текстове поле властивості ФОРМАТ ПОЛЯ вводять: @; “Не заполнено” [Червоний]. Ця примітка виведе текст “Не заполненый” червоним кольором, якщо в полі не буде міститися ніякої інформації.