Робота над текстом

Інструменти, розташовані в лівій частині панелі форматування, дозволяють змінювати стиль тексту, що знаходиться всередині елемента. При встановленні стилю варто переконатися, що необхідне поле виділене, і натиснути відповідну кнопку для зміни креслення: напівжирний, курсив чи підкреслення. Повторне натиснення на кнопці застосованого стилю (відповідна кнопка виглядає утопленою всередині панелі інструментів) скасує його.

Можна змінити шрифт (форму символів), його розмір, креслення (напівжирний, курсив чи підкреслення), використовуючи для цього відповідні кнопки форматування (рис. 4.37).

Рисунок 4.37 –Інструменти для зміни зовнішнього
вигляду тексту

Крім того, можна керувати вирівнюванням тексту всередині надписів і полів. Для цього потрібно виділити об'єкт і вибрати одну із кнопок вирівнювання, розташованих на панелі інструментів: по лівому краю, по правому краю, по центру.

На рисунку 4.38 надписи полів вирівняні по лівому краю, верхнє поле даних вирівняно по правому краю, а нижнє поле даних – по лівому.

Рисунок 4.38 – Приклад вирівнювання тексту для надписів полів і для полів даних

4 ШВИДКИЙ ПЕРЕГЛЯД ЗВІТУ

У Access є два способи для попереднього перегляду звіту:

- ОБРАЗЕЦ. Застосовується Access як остаточний варіант документа для обраного фрагмента даних. Головна задача на даному етапі – не аналіз розрахунків, а оцінка зовнішнього вигляду. Перехід в режим виконується за допомогою команд ВИДÞОБРАЗЕЦ (рис. 4.39);

- ПРЕДВАРИТЕЛЬНЫЙ ПРОСМОТР. Для перегляду всьогозвіту з усіма розрахунками і даними використовують кнопку ПРЕДВАРИТЕЛЬНЫЙ ПРОСМОТР чи послідовно виконують команди ВИДÞПРЕДВАРИТЕЛЬНЫЙ ПРОСМОТР (рис. 4.40). З'явиться екран попереднього перегляду (рис. 4.41) з об'єктами звіту в тому вигляді, в якому вони будуть на папері, що можна змінити за допомогою керуючих елементів, розташованих у верхній частині вікна екрана.

Рисунок 4.39 – Діалогове вікно режиму перегляду ОБРАЗЕЦ

Рисунок 4.40 – Діалогове вікно режиму ПРЕДВАРИТЕЛЬНЫЙ ПРОСМОТР

Рисунок 4.41 – Приклад сформованого звіту

5 АВТОФОРМАТУВАННЯ

Якщо необхідно швидко змінити загальний вигляд звіту, користуються кнопкою АВТОФОРМАТ. При цьому Access запропонує кілька різних стилів форматування, що дозволяють змінити все – від шрифту заголовка до кольору ліній, що розділяють елементи звіту.

За допомогою кнопки НАСТРОЙКА можна створити власний стиль і зберегти його у властивостях команди АВТОФОРМАТ. Для цього редагують звіт з використанням певного набору шрифтів, кольорів і рамок, потім відкривають діалогове вікно АВТОФОРМАТ і обирають НАСТРОЙКА (рис. 4.42). При цьому можна додати в список новий стиль форматування чи замінити один з наявних. Для додавання в список власного формату в діалоговому вікні НАСТРОЙКА АВТОФОРМАТА вибирають перемикач СОЗДАНИЕ НОВОГО СТИЛЯ НА ОСНОВЕ СТИЛЯ ОБЪЕКТА, задають йому ім'я і закривають діалогове вікно (кнопка ЗАКРЫТЬ).

Рисунок 4.42 – Приклад вибору стилю для звіту

Переміщення об'єктів

При переміщенні об'єктів можна змінити їх розташування. Наприклад, заголовки стовпців можуть виявитися в області верхнього колонтитула, а текст заголовка звіту – в області даних. Бажано, щоб поля даних розташовувалися безпосередньо під заголовками стовпців, що слід відкоригувати відповідним чином.

Сітка, накладена на фон екрана, полегшить позиціонування елементів таблиці при вирівнюванні по вертикальних лініях чи по точках. При переміщенні об'єктів у звіті, можна вибрати послідовність команд ФОРМАТÞПРИВЯЗАТЬ К СЕТКЕ. Ці команди характеризують перемі-щення об'єктів: від лінії до лінії (чи від точки до точки сітки) чи незалежне переміщення.

При переміщенні об'єктів із включеною командою ПРИВЯЗАТЬ К СЕТКЕ лівий верхній кут завжди вирівнюється по точках сітки. Використовують цю команду і при зміні розміру об'єкта, тоді вирівнювання переміщуваної сторони також буде відбуватися по точках сітки.

На рисунку 4.43 показано кілька об'єктів, що були переміщені. У лівій частині вікна позиціонування здійснювалося з включеною командою ПРИВЯЗАТЬ К СЕТКЕ, у правій – з виключеною. Це привело до того, що об’єкти звіту розміщені довільно.

Рисунок 4.43 – Приклад звіту з довільно розміщеними об’єктами

У меню ФОРМАТ існують й інші команди для розташування об'єктів:

- ВЫРОВНЯТЬ.Забезпечує вирівнювання відносно одного об'єкта чи сітки двох чи групи вибраних об'єктів за допомогою елементів ПО ЛЕВОМУ КРАЮ, ПО ПРАВОМУ КРАЮ, ПО ВЕРХНЕМУ КРАЮ і ПО НИЖНЕМУ КРАЮ. Наприклад, якщо вибрати кілька об'єктів, а потім виконати команди ФОРМАТÞВЫРОВНЯТЬÞ ПО ЛЕВОМУ КРАЮ. Виділені об'єкти виявляться на одному крайньому лівому рівні. За замовчуванням Access вирівнює об'єкти відносно крайнього лівого об'єкта.

- РАЗМЕР. Забезпечує зміни розміру групи об'єктів, для чого потрібно їх виділити та вибрати потрібний елемент із додаткового меню після виконання команд ФОРМАТÞРАЗМЕР. Команда ФОРМАТÞРАЗМЕРÞПО РАЗМЕРУ ДАННЫХ установлює розміри кожного з об'єктів так, щоб він вмістив всю необхідну інформацію. Значення ПО УЗЛАМ СЕТКИ надбудовує всі об'єкти так, що їх кути “позиціонуються” на точках сітки.

- Вибір варіанта за найвищим, за найнижчим, за найширшим і за найвужчим об'єктом форматує всі об'єкти в обраній групі відповідно до цих характеристик, тобто якщо була відзначена група і вибраний варіант вирівнювання розміру за найвищим об'єктом, всі обрані об'єкти матимуть таку ж висоту, як найвищий із групи.

- ИНТЕРВАЛ ПО ГОРИЗОНТАЛИ і ИНТЕРВАЛ ПО ВЕРТИКА-ЛИ – це команди з меню ФОРМАТ, що використовуються для рівномірного розміщення обраної групи об'єктів. Для цього потрібно виділити групу об'єктів та вибрати елемент СДЕЛАТЬ РАВНЫМ з додаткового меню команди ИНТЕРВАЛ ПО ВЕРТИКАЛИ чи ИНТЕРВАЛ ПО ГОРИЗОНТАЛИ. У верхній частині рисунку 4.44 показані надписи і поля, розмішені довільно, а в нижній частині рисунку - ці ж об'єкти, упорядковані за допомогою опції СДЕЛАТЬ РАВНЫМ.

Поля і надписи розміщені довільно

Поля і надписи упорядковані за допомогою опції СДЕЛАТЬ РАВНЫМ

Рисунок 4.44 – Приклад результату застосування елемента СДЕЛАТЬ РАВНЫМ

Якщо необхідно, щоб сторінка звіту закінчувалася у певному місці, (наприклад, при підведенні підсумків, необхідності зробити висновки чи згрупувати певну частину інформації на одній сторінці) використовують розділювач сторінок.

Вставка в звіт рисунків

Для додавання рисунка в звіт можна скористатися кнопкою РИСУНОК і створити рамку для вставки рисунка з набору.

Рисунки розміщують тільки в заголовку чи примітці звіту. Рисунок, що вставлений в область даних, буде повторюватися. Якщо не має у розпорядженні готового рисунка, можна скористатися кнопкою СВОБОДНАЯ РАМКА ОБЪЕКТА, щоб додати об'єкт OLE. Технологія OLE (Object Linking and Embedding – зв'язування і впровадження об'єктів)дозволяє помістити об'єкт на сторінку, підтримуючи при цьому зв'язок об'єкта з вихідним файлом. Будь-які зміни у вихідному файлі відразу відіб'ються на об'єкті, вставленому в звіт. Такий зв'язок можливий із графічним файлом чи файлом будь-якоготипу, що підтримує технологію OLE.

Рисунки для звіту можна вирізати чи копіювати з інших програм за допомогою буфера обміну Windows.

Циркуляція звітів всередині Microsoft Оffice

Access наділена можливістю обміну інформації з іншими програмами Microsoft.

Головну роль тут відіграє команда системного меню СЕРВИСÞСВЯЗИ С OFFICE. Вона виконує три функції: дві відповідають за зв'язок звіту з програмою Microsoft Word і одна – із програмою Excel.

Команда ПУБЛИКАЦИЯ В MSWORD вказує Access на перетворення елементів звіту у формат, зрозумілий для документів, з якими працює програма Word. У результаті готовий документ автоматично конвертується Access 2000 і відкривається у програмі Word у відповідному форматі.

При виборі команди АНАЛИЗ В MSEXCEL програма, використовуючи звіт (чи ту інформацію, з якою працювали в
Access 2000), створює таблицю, а потім форматує її як робочий лист Excel. Кожен рядок звіту розташовується в окремому рядку робочого листа, а інформація, що містилася в стовпцях звіту – у стовпці робочого листа. В результаті створюється робочий лист Excel. Далі для аналізу й інтерпретації даних можна використовувати всі інструменти Excel (включаючи створення діаграм).

Злиття інформації з бази даних з документом Word

Опція СЛИЯНИЕ С MS WORD (чи вибір однойменної команди з меню) доступна тільки при роботі з таблицями чи запитами. На відміну від інших опцій, в функції яких входить обробка певної інформації, вона приводить до запуску МАСТЕРА СЛИЯНИЯ. Він надає істотну допомогу в зв'язуванні інформації з бази даних з документом Word. Якщо документ Word, що призначений для відображення інформації з бази даних, ще не був створений, МАСТЕР СЛИЯНИЯ допоможе створити його.