Організація звіту

Кожен звіт складається з декількох областей (розділів), що визначають окремі розділи звіту. Розподіл елементів звіту по областях залежить від типу звіту і може бути таким:

- В СТОЛБЕЦ.У стандартному звіті цього типу (рис. 4.45) заголовки полів друкуються для кожного запису. При цьому як заголовки полів, так і самі поля розміщуються в області даних звіту. Оскільки текст заголовка звіту розміщується в області заголовка, він друкується тільки один раз, на самому початку звіту.

Рисунок 4.45 – Приклад звіту типу В СТОЛБЕЦ

- ЛЕНТОЧНЫЙ. У рядковому звіті заголовок друкується на початку звіту, як і в попередньому прикладі, однак замість того, щоб знаходитися в одній області з даними, заголовки полів знаходяться в області верхнього колонтитула. При цьому вони друкуються не окремо для кожного запису, а один раз на кожній сторінці (рис. 4.46).

Рисунок 4.46 – Приклад звіту типу ЛЕНТОЧНЫЙ

У разі необхідності зміни дизайну створеногозвіту чи створення нового звіту, необхідно чітко розуміти структурукожної області. У протилежному випадку виявиться, що групування звіту виконане нераціонально.

Вміст кожної області друкується тількипри виконанні певної умови. Наприклад, інформація, що міститься в області верхнього колонтитула, друкується на початку кожноїсторінки, а заголовок звіту – тільки на першій.

До областей, що являють собою ядро звіту, відносять такі:

- ОБЛАСТЬ ДАННЫХ. У центрі кожного звіту знаходиться область даних. Access друкує об'єкти з цієї області стільки раз, скільки існує записів у таблиці. Кожному запису таблиці в звіті, який використовується, відповідає копія рядка з області даних.

- ЗАГОЛОВОК ГРУППЫ і ПРИМЕЧАНИЕ ГРУППЫ.Над областю даних може знаходитися одна чи кілька областей групування записів. На рисунку 4.47 показана одна з таких областей. Зверніть увагу, що в рядку заголовка області групування вказуються поля, які використовуються для об’єднання у групи. Області групування записів, як правило, утворюють пари: ЗАГОЛОВОК ГРУППЫ і ПРИМЕЧАНИЕ ГРУППЫ. Область заголовка групи завжди розташовується над областю даних, а область примітки – під областю даних. Інформація із заголовка кожної групи друкується для кожного унікального значення поля.

Рисунок 4.47 – Приклад об’єднання записів у групи по різних параметрах

- ВЕРХНИЙ КОЛОНТИТУЛ і НИЖНИЙ КОЛОНТИТУЛ.Області групування обрамляють відповідно верхній і нижній колонтитули. Ці області з'являються у верхній і нижній частині кожної сторінки. Інформація цих областей не пов'язана з вмістом записів і служить, наприклад, щоб вказати порядковий номер сторінки звіту.

- ЗАГОЛОВОК ОТЧЕТА і ПРИМЕЧАНИЯ ОТЧЕТА.Ці області друкуються тільки один раз на початку звіту (заголовок звіту) і наприкінці (примітка звіту), на відміну від інших областей, які можуть з'являтися в звіті багатократно.

Області звіту виводяться на друк у такому порядку:

1. Заголовок звіту, що знаходиться у верхній частині першої сторінки й містить загальну інформацію про звіт. Вказується назва звіту, дата друку й інша корисна інформація.

2. Верхній колонтитул (слідує після заголовка звіту, якщо необхідно надрукувати його на першій сторінці), що проставляється потім на кожній наступній сторінці. У верхньому колонтитулі може знаходитися будь-яка інформація, яка буде доречна у верхній частині кожної сторінки. Це може бути дата, логотип компанії тощо.

3. Якщо звіт містить групи, то далі виводяться заголовки першої групи записів. Заголовки груп служать для уточнення вмісту групи і полів.

4. Рядки з області даних для кожного запису, що належить цій групі.

5. Примітка до групи записів, що містить підсумкову інформацію чи результати розрахунків для групи.

6. Якщо в звіті використовується кілька груп, Access друкує заголовок наступної групи, рядки області даних, що належать до цієї групи, і відповідну примітку.

7. Наприкінці кожної сторінки Access друкує нижній колонтитул. Нижній колонтитул розташовується внизу кожної сторінки і традиційно містить номер сторінки і дату. Крім того, тут же може бути відзначено ступінь конфіденційності наведеної інформації.

8. Коли всі групи будуть надруковані, Access друкує примітку звіту, яка, подібно до заголовку звіту, з'являється в звіті тільки один раз. Після того, як буде роздрукована примітка звіту, можна вивести на друк і додаткові дані. У тому випадку, якщо звіт планується розповсюдити серед співробітників організації, можна вказати контактну інформацію (прізвище та ім'я людини, яка підготувала звіт, його номер телефону).

Об’єднання записів у групи

При створенні нового звіту можна скористатися властивостями діалогового вікна СОРТИРОВКА І ГРУППИРОВКА для того, щоб створити групи і керувати ними. При створенні звіту з використанням МАСТЕРа за допомогою цього ж діалогового вікна можна керувати структурою звіту і визначати інформацію, яка повинна бути наявною у тій чи іншій області звіту.

При створенні звіту МАСТЕР автоматично формує для кожної групи області заголовок і примітки. Наприклад, якщо МАСТЕРу звітів буде дана вказівка об’єднати у групу інформацію з поля „Країна”, він автоматично створить в області звіту ЗАГОЛОВОК ГРУППЫ „Країна” і ПРИМЕЧАНИЕ ГРУППЫ „Країна”.

При самостійному створенні груп зручно працювати з діалоговим вікном СОРТИРОВКА ИГРУППИРОВКА(рис. 4.48). Це вікно визначає порядок сортування записів звіту. Якщо в звіті використовується об’єднання у групу за будь-яким полем, то це поле автоматично включається в список груп у вікні СОРТИРОВКА И ГРУППИРОВКА (незалежно від того, хто створив цю групу: МАСТЕР чи користувач). При необхідності можна додати поля для сортування записів.

Перший рядок на рис. 4.48 позначений ліворуч спеціальним симво-лом, який вказує, що інші групи сортуються чи організовані відповідно до цієї групи. При об’єднанні в групу за декількома полями цей символ повторюється в списку для кожного поля, що бере участь в групуванні.

У нижній частині діалогового вікна СОРТИРОВКА И ГРУППИРОВКА показані властивості виділеної групи записів.

Перші дві властивості - ЗАГОЛОВОК ГРУППЫ і ПРИМЕЧА­НИЕ ГРУППЫ - показують, які області звіту створені для цієї групи. Звіт може містити ЗАГОЛОВОК ГРУППЫ, ПРИМЕЧАНИЕ ГРУППЫ або обидві області.

Рисунок 4.48 – Діалогове вікно зміни структури звіту

Властивість ГРУППИРОВКА визначає спосіб об’єднання в групу для даного поля.

Властивість групи НЕ РАЗРЫВАТЬ з діалогового вікна СОРТИРОВКА И ГРУППИРОВКА визначає розміщення інформації на сторінці. В залежності від обраного значення властивості НЕ РАЗРЫВАТЬ, дані групи можуть бути розміщеними Access таким чином: на одній сторінці (значення ПОЛНУЮ ГРУППУ); на одній сторінці знаходяться перший рядок з області даних і заголовок (ПЕРВУЮ ОБЛАСТЬ ДАННЫХ); довільно (значення НЕТ).

Опція НЕРАЗРЫВНАЯ ГРУППА на вкладці МАКЕТ діалогового вікна ОТЧЕТ впливає на стан опції НЕ РАЗРЫВАТЬ діалогового вікна СОРТИРОВКА И ГРУППИРОВКА.

Для того, щоб застосувати до сторінок критерій НЕ РАЗРЫВАТЬ, вибирають дане значення НА СТРАНИЦЕ. Якщо в звіті міститься велика кількість стовпців, вибирають значення В СТОЛБЦЕ, щоб критерій НЕ РАЗРЫВАТЬ був застосований до стовпців.

Об’єднання даних всіх груп

Врахування властивостей груп роблять звіти Access дуже гнучкими. У діалоговому вікні СОРТИРОВКА И ГРУППИРОВКА можна установити опцію ГРУППИРОВКА. Ця властивість вказує Access, коли починати нову групу записів у звіті. Для зручності об’єднання в групу передбачено дві опції: ПО ПОЛНОМУ ЗНАЧЕНИЮ і така, що залежить від типу значень поля (для числового поля вона називається ИНТЕРВАЛ, для текстового – ПО ПЕРВОМУ СИМВОЛУ).

Опція ПО ПОЛНОМУ ЗНАЧЕНИЮ вказує Access, що потрібно об’єднувати в групу тільки однакові значення. Якщо між значеннями поля, яке об’єднується в групу, є будь-якерозходження, Access 2000 розміщає їх у різних групах. Ця опція зручна у випадку, коли об’єднання в групу здійснюється за обліковими номерами покупців, продавців чи за ідентифікаційними кодами. Однак її не використовують при роботі з прізвищами та іменами, тому що будь-яке незначне розходження приведе до створення нової групи.

Якщо об’єднання в групу здійснюється за числовим полем і значення властивості ИНТЕРВАЛ дорівнює 10, об’єднуються в групу записи зі значеннями від 0 до 9, від 10 до 19, від 20 до 29 тощо.

Для того, щоб зрозуміти як відбувається об’єднання в групу текстових полів, слід згадати, як розташовуються слова за абеткою. Спочатку розміщаються слова, що починаються на "А", потім – на "Б" і т.д. Якщо два слова починаються з однієї і тієї ж букви, порівнюються другі букви, якщо і другі букви однакові, до увагу беруться треті, і так доти, поки всі слова не будуть упорядковані повністю.

Значення властивості ИНТЕРВАЛ при об’єднанні в групу за текстовим полем – це число символів, що враховується Access у кожному записі. Значення "1" змушує Access об’єднувати в групу елементи тільки за першим символом; інтервал "2" – враховувати при об’єднанні першу і другу букву кожного елемента тощо.

Зміна розміру областей звіту

Одне з важливих питань, які виникають при розробці звіту, стосується розміщення даних.

Для зміни розміру області використовують курсор, який з'являється при підведенні покажчика миші до верхньої частини рядка, що відповідає певній області, як показано на рисунку 4.49. Зміна розмірів відбувається незвично, оскільки зазначений рядок при переміщенні змінює розмір не своєї області, а тієї, що розташована над нею.

Рисунок 4.49 – Приклад зміни розміру областей звіту