Визначення вигляду всього звіту

Для того, щоб змінити налаштування всього звіту, активізують маркер, розташований в лівому верхньому куті вікна звіту в режимі КОНСТРУКТОР. На екрані з'явиться діалогове вікно ОТЧЕТ (рис. 4.50). У діалоговому вікні ОТЧЕТ наведені керуючі елементи вкладки МАКЕТ, які визначають умови друку верхнього і нижнього колонтитулів. За замовчуванням встановлена опція ВСЕ СТРАНИЦЫ, яка вказує, що відповідний елемент з'явиться на кожній сторінці звіту. Якщо вибрати опцію БЕЗ ЗАГОЛОВКА (або БЕЗ ПРИМЕЧАНИЯ), верхній (чи нижній) колонтитул буде друкуватися на всіх сторінках, крім першої і останньої (де звичайно друкуються заголовок і примітка звіту).

Рисунок 4.50 – Діалогове вікно визначення властивостей звіту

Опція ВЕРХНИЙ КОЛОНТИТУЛ також характеризується великою кількістю параметрів. Активізація рядка ВЕРХНИЙ КОЛОНТИТУЛ у вікні КОНСТРУКТОРа звіту приведе до появи на екрані його діалогового вікна (рис. 4.51).

Опція ВЫВОД НА ЭКРАНвизначає чи буде верхній колонтитул з'являтися на сторінках документу.

Значення властивості ВЫСОТА визначається Access автоматично при активізації і переміщенні заголовку області документу вверх чи вниз або задається.

Для того, щоб задати ЦВЕТ ФОНА області, вводять його код або вибирають з палітри кольорів. Визначити колір фону верхнього колонтитула можна в діалоговому вікні ОТЧЕТ або у вікні режиму КОНСТРУКТОРа звітів за допомогою панелі інструментів ФОРМАТИРОВАНИЕ.

Властивість ОФОРМЛЕНИЕ може мати значення ОБЫЧНОЕ (за замовчуванням), ПРИПОДНЯТОЕ і УТОПЛЕННОЕ.

Рисунок 4.51 – Діалогове вікно ВЕРХНИЙ КОЛОНТИТУЛ

Створення групи

Для створення групи необхідно;

- вибрати із системного меню послідовність команд ВИДÞСОРТИРОВКА И ГРУППИРОВКА. З'явиться діалогове вікно СОРТИРОВКА И ГРУППИРОВКА;

- обрати порожній рядок під заголовком ПОЛЕ/ВЫРАЖЕНИЕ. У рядку з'явиться курсор, а також кнопка списку, що розкривається;

- натиснути кнопку списку, що розкривається. З’явиться поле, яке використовується для об’єднання у групу;

- вибрати поле. Access додасть це поле в список діалогового вікна СОРТИРОВКА И ГРУППИРОВКА. За замовчуванням у цьому полі буде виконане сортування даних за зростанням (від меншого до більшого).

- вибрати у полі ЗАГОЛОВОК ГРУППЫ, розташованому в нижній частині діалогового вікна, область СВОЙСТВА ГРУППЫ та визначитись з властивостями.

- для того, щоб забезпечити нову групу приміткою, повторюють дії попереднього пункту в полі ПРИМЕЧАНИЕ ГРУППЫ.

- закрити діалогове вікно. У звіті з'явилася нова група.

Для видалення групи обирають кнопку поруч з назвою групи в переліку ПОЛЕ/ВЫРАЖЕНИЕ і натискають клавішу < Delete> з підтвердженням операції видалення.

Змінити порядок груп можна у діалоговому вікні СОРТИРОВКА И ГРУППИРОВКА (послідовність команд ВИДÞСОРТИРОВКА И ГРУППИРОВКА). Для цього необхідно визначитись з групою, що переміщується, обрати кнопку поруч з назвою цієї групи і перетягнути її на нове місце. Access автоматично внесе відповідні зміни в звіт.

Перед зміною порядку груп чи іншими змінами в звіті, зберігають його останній варіант (ФАЙЛÞСОХРАНИТЬ), аби запобігти можливим втратам інформації при внесенні змін.

Форматування окремих областей звіту

Для того, щоб змінити формат не всього звіту, а тільки однієї з його областей, у режимі КОНСТРУКТОРа обирають область ЗАГОЛОВОК ГРУППЫ, що визиває на екран діалогове вікно (рис. 4.52).

Рисунок 4.52 – Діалогове вікно форматування області звіту

За допомогою властивості КОНЕЦ СТРАНИЦЫ при зміні значення в полі, що об’єднується у групу, інформація буде автоматично розміщатися на новій сторінці. Можна задати умову, при якій розрив сторінки буде застосовуватися або тільки перед заголовком, або тільки після примітки, або в обох випадках. Аналогічно можна вказати, яким чином повинні оброблятися області початку і закінчення звіту, що містять велику кількість стовпців (наприклад, щоб група завжди починалася в новому стовпці). Як і в інших діалогових вікнах, можна використовувати властивості НЕ РАЗРЫВАТЬ і ВЫВОД НА ЭКРАН.

Найважливіші властивості в цьому діалоговому вікні є РАСШИРЕНИЕ, СЖАТИЕ і ПОВТОРЕНИЕ РАЗДЕЛА.

Застосування властивості РАСШИРЕНИЕ(значення ДА) дозволяє розширювати границі області в залежності від обсягу даних, що містяться в ній. Ця властивість особливо корисна при друці звітів, що включають MEMO-поле й визначає таку його висоту, щоб всі дані з поля були відображені в звіті.

Властивість СЖАТИЕ скорочує розміри області, наприклад при наявності порожніх полів. У випадку використання властивостей РАСШИРЕНИЕ і СЖАТИЕнеобхідно визначитись з розмірами як для всієї області, так і для її окремих елементів.

Властивість ПОВТОРЕНИЕ РАЗДЕЛА дозволяє дублювати заголовок області на новій сторінці, якщо інформація цієї області не помістилася на одній сторінці.

Якщо необхідно відформатувати будь-який елемент звіту (поле, надпис чи рисунок), його активізують у режимі КОНСТРУКТОР. При цьому Access відкриє діалогове вікно, що пропонує відповідні можливості.

7 ЗАПОВНЕННЯ ОБЛАСТЕЙ

Розміщення надписів всередині областей заголовків звіту визначає його зовнішній вигляд. На рисунку 4.53 наведена звичайна конфігурація заголовка в режимі КОНСТРУКТОРа звіту, а на рисунку 4.54 показано вигляд створеного звіту. При цьому заголовки стовпців розміщені над назвою сторінки. Вони будуть присутніми на початку кожної сторінки (оскільки знаходяться в області верхнього колонтитула). Альтернативним варіантом є організація звіту, наведена на рисунках 4.55 і 4.56, де заголовки стовпців, що пов'язані з фактичною інформацією в рядку даних, розташовуються після заголовка групи.

Рисунок 4.53 – Приклад організації звіту в режимі КОНСТРУКТОР із заголовками стовпців, що розміщені над назвою сторінки

Рисунок 4.54 – Вигляд звіту із заголовками стовпців, що розміщені над назвою сторінки

Рисунок 4.55 – Приклад організації звіту із заголовками стовпців, що розміщені після заголовка групи

Рисунок 4.56 – Вигляд звіту із заголовками стовпців, що розміщені після заголовка групи

8 ВИКОРИСТАННЯ ФОРМУЛ У ПРИМІТЦІ

У примітках, як правило, подають підсумкові дані і інформацію загального характеру. На рис. 4.57 показані поля приміток, в яких задаються складні вирази для організації обчислень в звітах.

У багатьох випадках у примітках просто містяться номери сторінок чи інший текст. Іншим є призначення області приміток у прикладі на рисунку 4.58. У цих полях використовуються досить складні формули, з комбінацією тексту і поточного значення поля в звіті. На рисунку 4.59 показано діалогове вікно ПОСТРОИТЕЛЬ ВЫРАЖЕНИЙ для створення однієї з таких формул.

Слід звернути увагу на те, що імена, які містяться в квадратних дужках, являють собою поля бази даних. Остання частина виразу, яка починається з оператора умови If (якщо), визначає, як потрібно закінчити вираз: фразою "розширений запис" чи "розширені записи" (тобто, кількість записів порівнюється з одиницею).

Якщо записи в групі відсутні, то ця область не роздруковується.

Складні вирази

Рисунок 4.57 – Приклади використання складних виразів у полі приміток

Результати складних обчислень

краски
фірма	назва краски	вид	основа розчин	товщина	ціна, гр	застос	метод	виробник
marshall	acricol
		фасадн	акрил вода			внутр	к-р-в	Польща
	Результат	для "назва краски"	# acricol	(1 запис)
	Sum				80
	Avg				80
	Min				80
	Max				80
	flora
		емульс	акрил вода			внутр	в	Україна
	Результат	для "назва краски"	# flora	(1 запис)
	Sum				32
	Avg				32
	Min				32
	Max				32

Рисунок 4.58 – Результат використання приміток із складними формулами

Рисунок 4.59 – Діалогове вікно ПОСТРОИТЕЛЬ ВЫРАЖЕНИЙ

Функції для обчислень у звітах

В Access є велика кількість вбудованих функцій, але найчастіше використовуються функції, наведені в таблиці 4.3.

Таблиця 4.3 – Функції Accessдля обчислень у звітах

Функція	Опис	Приклад
Sum (Сума)	Підсумовує всі значен-ня полів	Sum ([Ціна])
Maximum (Максимум)	Визначає найбільше зі значень в області	Max ([Ціна])
Minimum (Мінімум)	Визначає найменше зі значень в області	Min ([Ціна])
Average (Середнє)	Визначає середнє зна-чення всіх полів в області	Avg ([Ціна])
Count (Кількість)	Підраховує кількість значень в області	Count ([Ціна])

Для організації обчислювального поля у звіті потрібно його активізувати у режимі КОНСТРУКТОР, що відкриє діалогове вікно ПОЛЕ, як показано на рисунку 4.60. Вкладка МАКЕТ цього діалогового вікна використовується для вибору формату відображення значень поля, що впливає на зовнішній вигляд звіту. Є також можливість вибору відображення повторюваних значень поля. Ця опція використовується в області даних, коли потрібно показати тільки перший з декількох записів з однаковим значенням поля.

Рисунок 4.60 – Властивості діалогового вікна ПОЛЕ

Вкладка ДАННЫЕмістить чотири опції, доступ до яких можливий безпосередньо через відповідне поле в звіті. У результаті з'явиться діалогове вікно ПОЛЕ із вкладкою ДАННЫЕ. У нижній частині цієї вкладки знаходиться опція СУММА С НАКОПЛЕНИЕМ, яка визначає, чи використовується в даному полі підсумковий підрахунок значень. У залежності від умови, Access або заповнює нулями значення суми щоразу при переході до нового заголовку, або продовжує вести підрахунок.

Якщо ж в опції СУММА С НАКОПЛЕНИЕМ обрані елементи ДЛЯ ГРУППЫчи ДЛЯ ВСЕГО, то відбувається підсумовування даних, що містяться в цьому полі для кожної групи або для всіх записів. Ця опція використовується для одержання загальних підсумків чи загального середнього значення в деякій сукупності записів.

Опція ДЛЯ ГРУППЫ визначає, що підсумовування буде виконуватися для всіх груп, які містяться у певній області. При виборі опції ДЛЯ ВСЕГО, обчислення продовжується незалежно від розташування груп.

9 НУМЕРАЦІЯ СТОРІНОК І ВИВЕДЕННЯ ДАТИ

У заголовок і в примітку можна помістити певну інформацію. Як правило, ці розділи використовуються для порядкового номера сторінок або дати. Для цього використовуються команди системного меню ВСТАВКАÞНОМЕРА СТРАНИЦ і ВСТАВКАÞДАТА И ВРЕМЯ.

При виборі команди НОМЕРА СТРАНИЦ відкривається діалогове вікно, що наведено на рисунку 4.61.

Є кілька варіантів нумерації сторінок, що вибирається за значеннями таких параметрів:

- ФОРМАТ, в якому можна вибрати друк номера сторінки (СТРАНИЦА N) або вказати Access, що потрібно підрахувати загальну кількість сторінок у звіті і вивести номер поточної сторінки (СТРАНИЦА N ИЗ М);

- РАСПОЛОЖЕНИЕ, що визначає місце розташування номера сторінки, а саме верхній чи нижній колонтитул;

- ВЫРАВНИВАНИЕ, що може містити такі значення: по лівому краю, по правому краю, по центру;

- ОТОБРАЖАТЬ НОМЕР НА ПЕРВОЙ СТРАНИЦЕ (при виборі цього значення номер сторінки проставляється на всіх сторінках звіту, починаючи з першої).

Рисунок 4.61 – Діалогове вікно НОМЕРА СТРАНИЦ

Для внесення змін в нумерації сторінок вручну видаляють існуюче поле номера сторінки (за допомогою клавіші < Delete >) та повторюють процедуру вибору формату нумерації сторінок після виконання послідовності команд ВСТАВКАÞНОМЕРА СТРАНИЦ.

Послідовність команд ВСТАВКАÞДАТА И ВРЕМЯ виводить діалогове вікно ДАТА И ВРЕМЯ, в якому слід визначитись з форматами дати і часу, вибравши їх із запропонованого списку. За замовчуванням дата і час завжди з'являються у верхній області сторінки, біля заголовку. Використовуючи команди ВЫРЕЗАТЬ і ВСТАВИТЬ, можна перемістити дату і час у будь-яку область звіту, а потім відформатувати цю інформацію.