Классификация документов. В процессе управленческой деятельности большое количество разновидностей документов

В процессе управленческой деятельности большое количество разновидностей документов. Каждую из них в свою очередь отличают от других не только оформления и содержания, но и порядок исполнения. Классификация документов служит для повышения эффективности работы с ними. Распределение документов по различным группам позволяет лучше организовать документационную деятельность.

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на два класса:

1) документы по общим и административным вопросам (вопросы общего руководства предприятием и его деятельностью). Такие документы могут составлять работники всех подразделений.

2) документы по функциям управления. Эти документы составляют работники отделов кадров, финансовых органов, бухгалтерии, планирования, снабжения и сбыта.

Все документы также подразделяются на следующие группы:

1) по способу документирования

а) рукописные;

б) электронные;

в) графические;

г) кино-, фотодокументы.

2) по сфере использования

а) организационно-распорядительные;

б) финансовые;

в) научно-технические;

г) отчетно-статистические.

3) по содержанию

а) простые;

б) сложные.

4) по месту составления

а) внутренние;

б) внешние.

5) по степени гласности

а) открытые;

б) с грифом ограничения доступа («для служебного пользования» - информация, предназначенная только для работников данного предприятия; «коммерческая тайна» - информация, разглашение которой может нанести ущерб ее обладателю; «секретно» - информация, составляющая государственную тайну).

6) по происхождению

а) официальные или служебные (составленные юридическим или физическим лицом и оформленные в установленном порядке документы, отражающие интересы предприятия);

б) личные (затрагивающие интересы определенного лица, именные документы).

7) по юридической силе

а) оригиналы или подлинники (первые или единственные экземпляры официальных документов, подписанные автором);

б) копия (документы, полностью воспроизводящие информацию подлинников и все его внешние признаки, не имеющие юридической силы);

в) отпуск (копия, изготовленная под копирку при оформлении подлинника и остающаяся в делах предприятия, как правило, подписью не заверяется);

г) заверенные копии (копии с необходимыми реквизитами, придающими им юридическую силу);

д) выписки (части документа с указанием, из какого документа сделана выписка, заверенные должностным лицом и печатью);

е) дубликаты (повторные экземпляры подлинника документа, имеющие такую же юридическую силу, как и подлинник) - выдаются при утере или уничтожении подлинника.

8) по форме изложения (степени унификации)

а) индивидуальные (разовый документ, содержание которого излагается в произвольной форме);

б) трафаретные (когда структура и часть содержания документа заранее подготовлены, а другая часть заполняется при его составлении);

в) типовые (документы, описывающие стандартные процессы и явления- типовые инструкции);

г) примерные (используются для составления и оформления документов по аналогии);

д) унифицированные (входящие в какую-либо унифицированную систему документации).

9) по срокам исполнения

а) срочные (с указанием срока исполнения);

б) несрочные.

10) по срокам хранения

а) временного хранения (до 10 лет);

б) долговременного хранения (свыше 10 лет).