Унификация и стандартизация управленческих документов

Унификация – это приведение каких-либо объектов (в том числе документов) к единой системе, форме, единообразию и сокращение исходного множества этих объектов (например, форм или видов документов, их показателей и реквизитов). Унификация обязательно приводят к установлению рационального (на какое-то достаточно продолжительное время) единообразия в любой области дея­тельности, в том числе и в документировании.

При унификации сокращение количества видов и форм документов достигается за счет изъятия из доку­ментных цепочек сложившихся в системе документа­ции лишних и дублирующих документов. Унификация позволяет улучшить качество документов, т. к. содер­жание унифицированной формы включает оптималь­ное количество сопоставимых показателей, необходи­мых реквизитов. Такая форма рациональна по распо­ложению реквизитов, предусматривает удобные спосо­бы заполнения и составления.

Использование в практике управления унифициро­ванных форм дает значительный эффект в результате снижения затрат на составление, изготовление, оформ­ление документов, их передачу и обработку. Все это позволяет ускорить прохождение документов в органи­зации, оптимизировать документооборот. Совершенство­вание содержания документов позволяет улучшить его качество, оптимизировать управленческие задачи за счет получения необходимой и достаточной информации.

Стандартизация — деятельность по установлению и применению правил и характеристик в целях их добро­вольного и многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения продукции и повышения конкурентоспо­собности продукции, работ или услуг. Стандарт — документ, в котором в целях многократного добровольного использования устанавливаются характеристики продукции, правила осуществления и характеристики процессов производства, эксплуатации, хранения, пе­ревозки, реализации, утилизации, выполнения работ или оказания услуг. Стандарт также может содержать требования к терминологии, символике, упаковке, марки­ровке или этикеткам и правилам их нанесения [Федеральный закон от 27.12.2002 № 184-ФЗ "О техническом регулировании" // СЗ РФ. 2002. № 52. Ст. 5140.]. Одна из целей стандартизации— это достижение технической и информационной совместимости, поэтому стан­дарты в РФ затрагивают не только бумажные документы, но и создание и эксплуатацию компьютерных си­тем и технологий.

Стандартизация и унификация документов в нашей стране имеет большую историю и достаточно существен­ные результаты. Унифицированные системы документации (УСД) состоят из совокупности взаимоувязан­ных форм документов, обеспечивающих документиро­ванное представление данных в определенных видах управленческой и хозяйственной деятельности.

Стандартизация проводится не только на национальном, но и на международном уровне. Широкое распространение в мире получили стандарты ИСО (Международной организации по стандартизации), которая является федерацией национальных органов стандартизации. Разработкой стандартов в ИСО за­няты Технические комитеты (далее — ТК). Стандар­ты на документы и информацию в области управления, торговли и промышленности разрабатывает ТК 154, в области банковского дела— ТК 68, воспроизведения документов — ТК 171. Разработаны международные стандарты на требования к конвертам, написание адреса, размеры форматов бумаги, бланки писем, правила печати текстов, проставление дат и др. Вместе с тем ТК 154 занимается и стандартизацией информационных элементов, включаемых в документы. Например, ИСО созданы рекомендации по разработке, внедрению и использованию стандартов на представление данных, обрабатываемых с помощью ЭВМ. Эти стандарты используются для обмена информацией между различными организациями, участвующими в торговле, при условии машинного обмена информацией: Таким образом, в международном масштабе стандартизация технических и конструкционных параметров документов и стандартизация их информационных элементов являются одним из аспектов управления документами.

Унифицированная система документации (УСД) — "система документации, созданная по единым прави­лам и требованиям, содержащая информацию, необхо­димую для управления в определенной сфере деятель­ности" [ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., 1998. С. 2.].

Таким образом, если система документации форми­руется исходя из потребностей документирования той или иной деятельности, то унифицированная система документации является результатом проведения унифи­кации документов этой системы. В состав УСД входят государственный стандарт, унифицированные формы документов, методические указания по их применению.

Унифицированная форма документов включает со­вокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации [Там же. С.3.].

Использование в практике управления унифициро­ванных форм дает значительный эффект в результате снижения затрат на составление, изготовление, оформ­ление документов, их передачу и обработку. Это по­зволяет ускорить прохождение документов в организа­ции, оптимизировать документооборот. Совершенство­вание содержания документов позволяет улучшить его качество, оптимизировать управленческие задачи за счет получения необходимой и достаточной информации.

Унификация документов заключается в установлении единооб­разия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Стандарти­зация документов — это форма юридического закрепления прове­денной унификации и уровня ее обязательности.

Установлены сле­дующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ).

Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения ин­формационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффек­тивного использования вычислительной техники.

Работа по унификации включает:

· разработку унифицированной системы документоведения (УСД), которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответ­ственными за соответствующие системы документации;

· внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД и рамках республиканских и отраслевых УСД;

· ведение УСД и Отраслевого классификатора технико-экономи­ческой документации (ОКТЭИ) с целью поддержания достовер­ности информации и ее дальнейшего развития;

· разработку комплексов отраслевых унифицированных форм до­кументов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;

· разработку отраслевых классификаторов технико-экономичес­кой информации, отражающих специфику отрасли. Организаци­онное и методическое руководство унификацией и стандартиза­цией документов, координацию соответствующих работ и конт­роль осуществляет головная организация по координации внедре­ния и ведения УСД,и ОКТЭИ в республике. На отраслевом уровне эту работу проводит головная организация по внедрению и веде­нию УСД и ОКТЭИ в отрасли.