Конспект лекций по документоведению

Курс "Документоведение" входит в цикл общепрофессиональных дисциплин для подготовки студентов, обучающихся по специальности "Документоведение и документационное обеспечение управления", является базой для изучения курсов документоведческого цикла "Организация и технология документационного обеспечения управления", "Информационное обеспечение управления", "Организационное проектирование"

Цель курса - изучение документа как сложной информационной системы, способов документирования, систем документации в их историческом развитии, а также изучение современных проблем документирования правовой, управленческой, экономической, социальной, технической, научной информации и формирование систем документации, обеспечивающих деятельность учреждений, организаций и предприятий разнообразных форм собственности.

Задачи курса:

- анализ теоретических основ документационных процессов в обществе;

- изучение основных способов создания документов;

- рассмотрение проблем унификации и стандартизации документов и систем документации;

- знакомство с современными требованиями по составлению документов;

- формирование информационной культуры специалистов-документоведов

Учебное пособие содержит материалы по всем разделам дисциплины в соответствии с программой курса. Благодаря данному учебному пособию цели и задачи курса могут быть реализованы в полной мере. Как и при изучении любой дисциплины, изучение документоведения необходимо начать с определения объекта, предмета, содержания, задач курса и методов его изучения. Раздел 1 учебного пособия посвящен теоретическим основам документоведения. В рамках данного раздела рассматриваются понятие о документоведении как научной дисциплине, основные этапы его развития, структура и взаимосвязь с другими науками, а также источники в документоведении. Системный подход к документу как объекту исследования документоведения предполагает изучение сущности, генезиса и развития понятия "документ", его взаимосвязи с информационной и материальной составляющими. Документ представляет собой относительно самостоятельную систему благодаря наличию собственных признаков, свойств и функций, обусловленных потребностями общества. Особое значение при изучении документа и документно-коммуникационной деятельности имеет изучение процесса документирования, т.е. создания документа с использованием различных методов, способов и средств фиксирования информации на материальном носителе. Способы, средства и инструменты создания документа в совей совокупности являются основой видового многообразия документов и их классификации.

Раздел 2 посвящен характеристике отдельных видов и типов документов. В рамках этого раздела приводится характеристика текстового издания, рассматриваются общие, специфические признаки и типология текстовых изданий. Характеристика кинофотофонодокументов и история их развития также представляет определенный интерес, обусловленный тем, что данные документы предназначены для закрепления изобразительной, звуковой и изобразительно-звуковой информации, которая, будучи зафиксированной в словесной форме, полностью или в значительной степени утрачивает свою специфику и ценность. Документы на нетрадиционных и новейших носителях информации в условиях информатизации общества, бурного развития микрографии, компьютерной техники и проникновения ее во все сферы человеческой деятельности играют особую роль и также заслуживают отдельного рассмотрения.

Деятельность любой организации сопровождается созданием управленческих документов. Создание документов, т.е. документирование принимаемых управленческих решений, является обязательной составляющей процесса управления организацией. В разделе 3 рассматривается общая характеристика, признаки и структура управленческого документа. Особое внимание уделяется формуляру управленческого документа и его составным частям. Оформление документов в соответствии с действующими правилами и требованиями обеспечивает защиту интересов организации, увеличивает эффективность управленческого труда. Отдельная глава в рамках раздела посвящена особенностям текста управленческого документа.

Любой документ, создаваемый в обществе, является элементом системы более высокого уровня, он входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. В рамках раздела 4 изучаются процесс складывания и понятие системы документации, понятие унифицированной системы документации. Реализация типовых управленческих функций в каждом управленческом аппарате проводится на основании использования документов, относящихся к различным системам документации. Отдельные главы раздела содержат описание унифицированной системы организационно-распорядительной документации, кадровой системы документации, особенностей документирования деятельности коллегиальных органов и документирования письменных и устных обращений граждан.

Раздел 5 посвящен вопросам совершенствования документационных процессов. Важным с этой точки зрения является совершенствование состава и форм документов организации, использование новых технологий документирования и определение научно-исторической и практической ценности документов.