Организационное обеспечение и контроль проведения праздника

Особое внимание следует уделить организационному обеспечению и контролю над проведением праздника.

При подготовке праздника желательно придерживаться определенного порядка.

Сначала нужно определить цель и смысл проведения праздника, его задачи. Потом – общие условия праздника: день и время, количество и состав гостей, требования к месту проведения, требования к программной части, примерный бюджет праздника. Кроме того, необходимо назначить ответственного за организацию праздника сотрудника, и, если это возможно, наделить его полномочиями по самостоятельному принятию решений и утверждению любых деталей в этой связи.

Первым делом ответственный за мероприятие, должен определить: какие вопросы он может решить самостоятельно (например, найти «площадку» – место для проведения праздника); что целесообразно выполнить силами своей компании (например, транспорт для гостей), а что лучше доверить сторонним подрядчикам (например, подготовка сценария, создание шоу-программы, поиск и координация артистов и т. д.).

Существует несколько типов организаторов, действующих на рынке услуг по подготовке и проведению корпоративных и иных праздников.

Специализированные компании – организаторы торжеств.

Среди них есть и фирмы, готовящие праздник «под ключ» и организации, выполняющие лишь часть работ (например, подбор площадки, плюс шоу-программа, плюс кейтеринг). Кроме того, некоторые компании специализируются на каких-то видах мероприятий (например, преимущественно организуют свадьбы).

Компании, работающие «под ключ», могут взять на себя весь комплекс работ по подготовке и проведению праздника – от разработки оригинальной концепции, печати приглашений и аренды помещения до координации выступлений артистов и развозки гостей по домам. Это очень удобно, но никто не заставит вас покупать непременно все услуги, вы можете выбрать только то, что не в состоянии организовать сами.

Фирмы, профессионально занимающиеся проведением мероприятий, как правило, имеют в своем штате (или на условиях подряда) специалистов по работе с персоналом, режиссеров, сценаристов и т. д. Кроме того, обычно у них есть набор стандартных праздничных программ, необходимый для конкурсов реквизит, звуко- и светотехника, наработанные связи с администрациями дворцов, ресторанами, декораторами, транспортными фирмами, специалистами по спецэффектам, артистами и т. д. Так, например, работая с вами над шоу-программой, менеджер такой фирмы должен предложить вам на выбор большой список ведущих и артистов различных жанров, рассказать об особенностях их работы, предоставить их фотографии, видеоматериалы и дать свои рекомендации. Кроме того, организатор берет на себя гарантии выхода на праздник утвержденного вами исполнителя и всегда имеет запасной равноценный вариант на случай форс-мажорных обстоятельств.

Услуги таких компаний-организаторов обычно оцениваются в размере 10-15 % от общей сметы всего мероприятия или той его части, подготовка которой была им поручена. В некоторых случаях организатор может запросить фиксированную сумму – это может быть и 0-900, и 00-4000, и даже более, в зависимости от масштабности мероприятия и амбиций специализированной компании.

Кстати, разработка концепции праздника (идеи и оригинального сценария) практически всегда оплачивается отдельно, а если приглашать к разработке какого-нибудь известного шоумена, то сценарий может стоить намного больше.

Рекламные агентства, турфирмы, рекрутинговые и тренинговые компании и т.д. могут быть прекрасными организаторами в своей основной сфере деятельности, но в области проведения корпоративных праздников они, как правило, исполняют функцию посредников, передавая заказ стороннему организатору и контролируя его работу.

С одной стороны, это лишнее звено в цепи, что увеличивает и сроки исполнения работ, и затраты. Но, с другой стороны, бывают случаи, когда их привлечение оправданно. Например, если предстоящий праздник тесно связан с вашей рекламной кампанией, то имеет смысл поручить его разработку «своему» рекламному агентству.

Продюсеры и продюсерские центры многие путают с организаторами массовых мероприятий. А смыслом работы продюсера является не организация праздников, а создание, продвижение и продажа творческих проектов, таких, как музыкальные коллективы, спектакли, шоу-постановки и так далее.

Арт-менеджеры работают в клубах и ресторанах. Их основная задача – создание тематических сезонных и вечерних (пятничных и субботних) программ. И хотя эти программы тоже развлекательные, они имеют свои особенности. В ресторан посетители приходят парами или небольшими группами и, что характерно, не имеют никакого стремления общаться с людьми за соседними столиками. Развлекательная программа проходит фоном, и, конечно же, в ней отсутствует какая-либо объединяющая идея. Клубные шоу-программы в основном рассчитаны на аудиторию определенного возраста, следовательно, и артисты, и развлечения, и ведущие, в ней задействованные, – соответствующие. Часто исполнители, предлагаемые арт-менеджерами, очень соблазнительны по цене, но это просто артисты, с которыми обычно работает этот ресторан или клуб, а это вовсе не означает, что они вам подходит.

Но если по каким-то причинам вам подходит клубная или ресторанная программа со всеми ее особенностями, вы вполне можете заказать ее организацию у Арт-менеджеры забронированного вами заведения.

Артисты и ведущие часто предлагают поручить им организацию всего мероприятия. Конечно, зная лично какого-то конкретного человека, вы можете испытывать к нему определенное доверие. Но, во-первых, вы ставите себя в зависимость от его основной профессиональной деятельности, которая может помешать ему работать на вас в полную силу. Во-вторых, случись что с вашим доверителем, его некому будет заменить или подстраховать, в отличие от работы с компанией-организатором. В третьих, и это самое главное, каким бы хорошим ни был, например, ведущий, он привык наблюдать за происходящим на празднике со сцены, и его опыт вряд ли сослужит вам хорошую службу, скажем, в случае проблем с арендой помещения или с заказом корпоративных подарков.

Для того чтобы праздник запомнился необходимо разработать концепцию. Чтобы праздник не был клоном других мероприятий, у него должна быть своя, неповторимая концепция, другим словом – идея. Идеи могут быть разные, так же, как и концепцию можно преподнести, исходя из различных соображений и возможностей, различными способами. Найдя удачную идею, старайтесь внимательно отнестись к выработке концепции для его воплощения. Люди, пришедшие на праздник, по достоинству оценят что-то неординарное, которое есть только сегодня ночью, и только на вашем празднике.

То есть концепция праздника – это то, как вы сможете наиболее ярко выразить заложенную идею, чтобы оставить посещение вашего мероприятия надолго в памяти у людей.

После того как разработана концепция, и вы уже имеете представление о том, что будет «изюминкой» праздника, следует составить план всего праздника от начала до конца. План праздника – это, фактически. Бизнес – план, куда входит все: от описания концепции до предлагаемого количества людей, которые посетят ваш праздник.

В плане праздника обязательно должно присутствовать:

Название праздника.

Предлагаемая дата проведения.

Полный состав участников.

Почасовое расписание программы.

Информационная поддержка.

Бюджет праздника.

Финансовые условия дохода.

Вообще, в практике некоторые из вышеперечисленных пунктов не указываются в планах, но с помощью хорошего организатора можно оговорить некоторые из условий на словах. Поэтому, если вы не имеете опыта проведения праздника или у вас нет хороших отношений с представителями заведения, в котором вы собираетесь проводить праздник, лучше конструктивно подготовить план, чтобы при его прочтении было понятно, что вы полностью представляете себе картину того, по какой схеме будет идти работа по организации, какими возможностями вы располагаете, и какие результаты это может принести.

Название праздника должно целиком отражать его концепцию, привлекать к себе внимание, так как название – это лицо праздника. Чем оригинальнее будет название праздника, тем больше шансов, что люди захотят узнать, какое содержание праздника за ним кроется. Также необходимо определить состав участников. Состав участников необходимо определять из следующих вопросов:

На какую категорию публики вы рассчитываете на своем празднике?

Какое потенциальное место (лучше, если несколько вариантов, чтобы была возможность выбора) проведения вечеринки?

Какой формат музыки будет доминировать в течение всего праздника?

Расписание программы проведения праздника лучше продумать так, чтобы наиболее яркие номера приходились на пик вечера.

На этом этапе происходит выбор лица, ответственного за организацию праздника. По мнению С. Волчук: «Лучше, если это будет один человек, и еще лучше, если ему предоставят все полномочия по принятию решений и утверждению любых деталей праздника» Хотя автор говорил это применительно к корпоративным праздникам, на наш взгляд данное утверждение правомерно и при организации праздников более крупного масштаба.

На следующем этапе происходит распределение работ. В случае необходимости поиск сторонних подрядчиков, которые будут осуществлять установку сцены или катка, создание шоу-программы, поиск и координацию артистов.

Затем для подрядчиков осуществляется составление технического задания с описанием всех требований, задач и условий проводимого праздника. Кроме оформления официальных документов, завершающих сделку с подрядчиками, рекомендуется собрать и неофициальные документы, подтверждающие, что подрядчики не имеют к организаторам претензий.

Подведение итогов праздника

День праздника – последнее напряжение. В это день необходимо собрать итоги всей проделанной работы по организации. Для завершения этого этапа необходимо созвониться со всеми участниками и уточните время их прибытия на праздник.

Нужно проследить, чтобы гримерная комната для участников была в надлежащем состоянии и в ней было все необходимое, гардероб функционировал. Во время проведения праздника обязательно нужно контролировать соблюдение расписания выступлений, за 10 минут до каждого проверяя готовность. Организаторам необходимо быть бдительными в отношении употребления алкоголя участниками даже после их выступления. Одним словом, можно отметить, что нужно стараться контролировать работу всех задействованных в празднике участников.

По окончанию праздника и решения последних сопутствующих вопросов, не торопитесь уезжать с праздника. Проследите, чтобы ни кем из участников не было ничего оставлено из личных вещей. Если вы в результате получили то, на что надеялись, - значит, праздник удался! Для себя же отметьте все замеченные в течение проведения праздника минусы и постарайтесь в дальнейшем, по возможности, не допустить их присутствия, а отмеченные плюсы взять на вооружение.

Ну и нужно не забывать о том, что атмосферу праздника на любом мероприятии создают приятные, улыбчивые и танцующие люди.

Основные проблемы, связанные с оптимальной организацией праздников в России

В социологическом плане характерной чертой каждой переходной эпохи является, прежде всего, сосуществование старых и новых структур, старых слоёв с проявлениями новых сил, старых традиционных обычаев с попытками замены их другими, более соответствующими человеческими потребностями. Эта закономерность целиком относится ко всей сфере культуры, и в особенности к празднику, как определенной форме общественного бытия. Поэтому мы встречаем сегодня старинные праздники, нередко проходящие в прямом смысле слова на соседних улицах больших городов, обычно по предписанным ритуалам, и рядом с ними – праздники, установленные сравнительно недавно, праздники религиозные и светские, народные и политические. Карта, фиксирующая праздники, и политическая карта обозначают в общих чертах территории действия больших праздников, которые приобрели международный характер благодаря тому, что фигурируют в календарях мировых религий или связаны с мировыми общественными и политическими движениями, с универсальными идеологиями нашего времени. На картах отдельных государств могут быть обозначены места проведения региональных праздников – народных и фольклорных, этнических и культурных.

Современные изменения, происшедшие в празднике, особенно в странах развитых или стремящихся достичь этого уровня, имеют много общих черт, поскольку в их основе лежат схожие, а часто и идентичные причины и механизмы.

На изменения в праздниках и способах празднования влияют, прежде всего, сдвиги в социально-экономической и профессиональной структуре. Сокращение во всех индустриально развитых и развивающихся странах числа занятых в сельском хозяйстве, постепенное исчезновение традиционной деревни с её социальной и культурной структурой влекут за собой значительные изменения в сфере праздников. Праздники аграрные, сельские, крестьянские с их тысячелетними традициями, глубоко укоренившиеся в жизни сельской общины, продолжают существовать в старых формах, и мало меняются только там, где сохраняется многочисленный крестьянский класс. В других регионах, где деревня стала урбанизированной, где число занятых в сельском хозяйстве резко уменьшилось, где изменение культуры опрокинуло старые барьеры, меняется и сельский праздник, особенно в восприятии молодого поколения, превращаясь в культурные, семейные и фольклорные представления, и, причём, это происходит тем легче, чем быстрее идет процесс освобождения от религии и чем больше присутствуют городские образцы поведения.

Однако в нашей стране преждевременно говорить, что этот процесс происходит быстро и что сельский праздник вообще исчезает. Пока деревня существует и ощущает собственную культурную традиционную самобытность, она сохраняет, прежде всего, свои праздники, ибо в них проявляются семейные и соседские связи, обновление собственных традиций. Как я уже говорила выше, значительная часть богатства каждой народной культуры связана именно с праздниками и праздничными обычаями.

В городе, в условиях промышленного производства, формируется, и всё шире распространяется новый ритм жизни, охватывающий быстро меняющиеся фазы труда и свободного времени.

Сильное влияние на характер современного праздника оказывают изменения, которые произошли – особенно в больших городах, средствами массовых коммуникаций – в самом ритме игр, шуток, развлечений. Они веками были теснейшим образом связаны с праздничными периодами, в будни их почти или совсем не было. Праздник удовлетворял повсеместные потребности, развеивал не только усталость, но и монотонность повседневной жизни. Распространение ставших обыденными развлечений всякого рода, например танцев, музыки, зрелищ, которые издавна предназначались для праздничных периодов, а теперь стали доступными независимо от календаря, заметно уменьшило привлекательность праздника в этом плане. Конечно, сказанное не означает, что праздник не доставляет отдельных ярких впечатлений и переживаний. До тех пор пока он празднуется, он даёт такое удовлетворение. Ожиданию праздников способствуют и средства массовой информации с праздничными номерами газет и журналов, программами радио и телевиденья. Однако, в целом современный стиль жизни ослабил культурную, а следовательно и эмоциональную привлекательность праздничных дней.

Проявляющееся во многих городских сообществах нежелание участвовать в праздниках возникает из ослабления чувства общественных связей, из желания изолировать себя в круг личных проблем, уйти в сферу частной жизни, убежищем которого становится внерабочее время. Там, где личная жизнь, служение своим интересам и прихотям, становятся высшей ценностью человека, сама идея праздника, как общественного института и формы совместной жизни, отбрасывается независимо от того, о каком конкретном празднике идёт речь: религиозном, национальным или политическом.

Одно из последствий распространения такого явления – равнодушие к прошлому, ослабление исторического сознания, утрата интереса к годовщинам и, шире, к памяти о прошлых поколениях. «Это, в сущности, угасание потребности отмечать один из самых распространенных и самых древних видов праздников- памяти предков, что является последствием, помимо всего прочего, изменения отношения к прошлому, которое обновляется не имеющим рационального и практического значения, и к смерти, которую ныне стремятся игнорировать. Отношение же к смерти и прошлому всегда характеризует наглядно культуру данной группы и её изменения».

Те, кто выдвигает лозунг освобождения личности от каких бы то ни было ограничений, вне каких-либо общественных и групповых ценностей, последовательно должны отрицать любой праздник, поскольку он, увеличивая временную свободу личности, одновременно накладывает на неё обязанности, то есть ограничивает эту свободу. Если же усматривать освобождение человека именно в увеличении свободного времени, то оно не может быть временем празднества.

Проявления подобных теорий и равнодушие к празднику обычно являются результатом более широкого явления – равнодушия к идеям и ценностям, с которыми и связаны современные праздники.

Процессы отхода от религии, наблюдаемые повсеместно в индустриально развитых странах, порождают равнодушие к религиозным праздникам; равнодушие ко всякой идеологии естественным образом вызывает безразличное отношение к национальным, политическим и классовым праздникам, всегда выражающим определённые идеи и высшие ценности.

Равнодушие к идее всякого праздника, культ частной жизни, на практике означающие эгоистическую позицию, при всей их типичности для многих современных обществ, не являются, конечно, широко распространенными. В течение последних десятилетий мы наблюдаем возникновение новых праздников, являющихся выражением новой демократической культуры. Возникновение этих праздников служит очевидным доказательством жизненности этих идей и их плодотворности для культуры, а массовое участие в празднованиях – выражением прочности института праздника.

Но даже там, где многие традиционные праздники утрачивают общественное значение и где провозглашаются взгляды, отрицающие потребность в самом празднике, одновременно отчётливо проявляется ностальгия по празднику, принимаются попытки его возрождения, распространяются его заменители. Мы видим, следовательно, с одной стороны, попытки обновления традиционного праздника или создание нового, нередко утопического по замыслу, который был бы и праздником, и вместе с тем обычным днём, а с другой – наблюдаем увеличение числа периодических мероприятий, обычно посвящённых искусству спорта, - фестивалей, олимпиад, спартакиад, которым стремятся придать праздничные черты. Нетрудно понять, что речь идёт о попытке восстановления праздника путём сохранения его традиционной части, берущей своё начало в греческой культуре.

Эта тоска по празднику и попытки его обновления в обществах, особенно в больших городах, убедительно свидетельствует о том, что праздники и фестивали будут и в дальнейшем представлять собой фундаментальный институт человеческой культуры, а празднование – одну из основных форм коллективного поведения людей.