Структура документации системы менеджмента качества

Система качества – совокупность организационной структуры, методик, процессов и ресурсов, необходимых для осуществления общего руководства качеством. В стандартах ИСО 9000:2000 используются следующие термины:

Система менеджмента – система для разработки политики и целей и достижения этих целей.

Менеджмент качества – скоординированная деятельность по руководству и управлению организацией применительно к качеству. Руководство и управление применительно к качеству обычно включает разработку политики в области качества и целей в области качества, планирование качества, управление качеством, обеспечение качества и улучшение качества.

Система менеджмента качества – система менеджмента для руководства и управление организацией применительно к качеству.

Документация системы менеджмента качества представляет собой достаточно полное и глубокое описание этой системы, которому необходимо следовать для правильного осуществления деятельности предприятия. Структура документации системы менеджмента качества состоит из документов следующих уровней:

1-й уровень: Ответственность руководства. Политика в области качества.

2-й уровень: Руководство по качеству.

3-й уровень: Документированные процедуры, стандарты организации, программы качества, планы качества и т.п.

4-й уровень: Другие документы по качеству: рабочие инструкции, методики, банки, акты, отчеты, журналы, служебные записки и т.п.

Политика в области качества - общие намерения и направления деятельности организации в области качества, официально сформулированные высшим руководством. Политика в области качества организации должна:

· достаточно просто запоминаться всеми, кто работает на предприятии;

· быть понятна сотрудникам;

· отражать основные организационные задачи предприятия;

· отражать ожидания и требования заказчиков (потребителей) организации, ее персонала, поставщиков, владельцев, а также требования общества;

· содержать обязательства руководства организации по реализации Политики в области и качества и по доведению ее до всех сотрудников.

Стратегическое планирование и политика в области качества обеспечивают организации основу для постановки целей в области качества. Высшему руководству следует разработать эти цели, направленные на улучшение деятельности организации. Цели необходимо измерять, чтобы способствовать результативному и эффективному анализу, проводимому руководством.

При разработке этих целей руководство должно учитывать:

· фактические и будущие потребности организации и обслуживаемых рынков;

· соответствующие выводы анализа со стороны руководства;

· фактические характеристики продукции и показатели процессов;

· уровни удовлетворенности заинтересованных сторон;

· результаты самооценки;

· сравнение с лучшими достижениями, результаты анализа конкурентов, возможности для улучшения;

· ресурсы, необходимые для достижения целей.

Цели в области качества необходимо довести до сведения работников организации таким образом, который дает им возможность участвовать в их достижении. Следует определить ответственность за развертывание целей в области качества. Цели надо систематически анализировать и пересматривать по мере необходимости.

Высшему руководству следует назначить представителя руководства по качеству и наделить его полномочиями для управления, постоянного контроля, оценки и координации системы менеджмента качества. Такое назначение призвано содействовать результативной и эффективной работе и улучшению системы менеджмента качества. Представитель подотчетен высшему руководству и поддерживает связи с потребителями и другими заинтересованными сторонами по вопросам, касающимся системы менеджмента качества.

Руководство по качеству – документ, определяющий систему менеджмента качества организации. Цель этого документа состоит в том, чтобы убедить внутреннего и внешнего пользователя, что предприятие действительно соответствует всем необходимым требованиям. Каким образом каждое подразделение этого предприятия выполняет требования при решении своих задач, должно быть детализировано в документах 3-го уровня со ссылками на документы 4-го уровня.

Типичное Руководство по качеству должно, как правило, содержать следующие элементы и разделы:

· название;

· назначение и область применения;

· оглавление»

· введение (сведения об организации, о самом Руководстве по качеству);

· Политику и цели в области качества;

· описание взаимодействия процессов системы менеджмента качества;

· описание организационной структуры, распределение ответственности и полномочий;

· описание порядка выполнения требований к процессам системы менеджмента качества или ссылки на соответствующие документированные процедуры;

· использованные определения и обозначения;

· путеводитель к Руководству качеством;

· приложения, содержащие дополнительную информацию.

Порядок разработки и структура документированных процедур рассмотрена в предыдущем разделе.

План качества (программа качества) – документ, определяющий какие процедуры и соответствующие ресурсы, кем и когда должны применяться к конкретному проекту, продукции, процессу или контракту.

В документации системы менеджмента качества должны быть определены предупреждающие и корректирующие действия.

Предупреждающее действие – действие, предпринятое для устранения причины потенциального несоответствия или другой потенциально нежелательной ситуации.

Корректирующее действие – действие, предпринятое для устранения причины обнаруженного несоответствия или другой нежелательной ситуации.

Коррекция – действие, предпринятое для устранения обнаруженного несоответствия.

Переделка – действие, предпринятое в отношении несоответствующей продукции, с тем чтобы она соответствовала требованиям.

Документация системы менеджмента качества должна обеспечивать прослеживаемость продукции на принятых этапах петли качества посредством идентификации с помощью соответствующих средств и ведения записей. Это осуществляется с помощью документов 4-го уровня (рабочие документы), в которых подробно, шаг за шагом описывается выполнение отдельных видов деятельности по выпуску продукции или предоставлению услуги, контролю, применению контрольного оборудования и т.д.

Для управления процессов документирования рекомендуется применять специальную документированную процедуру, которая должна определять, как надо разрабатывать документы, т.е. какие разделы должны присутствовать в каждом документе и в каком порядке они должны быть изложены.