Реализация проекта СМК

Реальное выполнение проекта по внедрению СМК осуществляет команда, работающая над проектом - команда проекта. В нее как правило входят консультанты, руководитель проекта со стороны организации и менеджеры организации. Число участников команды проекта зависит от размера организации и от времени, отведенного на осуществление проекта.

Общий план внедрения СК на предприятии представлен на рис. Работы по внедрению рассчитаны примерно на 1-1.5 года.

Для разработанных мероприятий по внедрению СК составляется план их внедрения. Такой план может быть оформлен в виде диаграмм Ганта (см. рис. 7) или как так называемый NCP - лист. NCP-лист (Needs-Concept-Product - Потребность - Концепция - Продукт) представляет из себя таблицу, одна из возможных форм которой приведена на рис. 8.

При заполнении NCP-листа определяется:

- в какой временной последовательности следует внедрять эти мероприятия и сколько по времени каждое мероприятие потребует, через сколько времени после начала его проведения проявится запланированный эффект;
- кто будет отвечать за проведение каждого из этих мероприятий и кто будет конкретным его исполнителем;
- где (в каком структурном подразделении организации) они должны быть проведены;
- какие технологии (например, программные продукты) используются при проведении мероприятия;
- результат, который может быть проконтролирован;
- кто будет проводить контроль за результатом и определять его соответствие плановому;
- стоимость мероприятия, включая контроль результата;
- источник финансирования для проведения мероприятия (статья бюджета предприятия, другие источники).

Прогресс хода внедрения СМК может отслеживаться при помощи регулярных плановых обзоров проекта, при этом проверяется, приносит ли проект желаемые результаты, и соответствуют ли результаты ожиданиям. При необходимости в проект могут вноситься изменения. Эти изменения могут относиться и к широте охвата СМК (количество процессов, которые подпадают под действие СМК), и к глубине проекта (степень детализации). Кроме того может оказаться необходимой модификация плана или бюджета проекта СМК.

Чаще всего организационные структуры в организациях стремятся поддерживать и управлять существующими методами с помощью устоявшихся процедур. Структура таких организаций оставалась неизменной в течение некоторого времени. Заведенный порядок и опыт сформировали способность организации к управлению повторяющимися мероприятиями и заданиями. Проект по внедрению СМК предъявляет особые требования к организации. Ниже приведены некоторые моменты, на которые следует обратить внимание.

Во-первых, огромное значение имеет участие руководителей высшего уровня:

- Проект предъявляет особые требования к ресурсам организации (трудовым ресурсам и деньгам), которые должны быть рассмотрены и учтены. Проект по внедрениюСМК предъявляет специфические требования к управлению этими факторами.

- Члены организации должны быть уверены в том, что проект поддерживается на высшем уровне руководства. Иначе существует опасность, что проект не будет воспринят серьезно.

- Мероприятия, связанные с проектом, должны быть согласованы с общей политикой организации. Это особенно важно для выводов и рекомендаций, сделанных в ходе обследования.

- Проект должен охватывать все уровни управления организации для создания оптимальных условий для реальной модификации существующих административных и производственных бизнес- процессов или для внедрения новых.

Участие высшего руководства заключается во включении его представителей в состав команды по управлению проектом. В организации должно быть понимание необходимости реализации проекта и привлеченными менеджерами отделов, и членами команды. Это значит, что обе эти группы должны быть заинтересованы в выполнении проекта. Заинтересованность должна поддерживаться в ходе проекта. Для поддержания заинтересованности участвующих в проекте менеджеров отделов необходимо выполнение следующих требований:

- Сотрудники должны быть вовлечены в проект с самого начала. Это означает, что они должны внести свой вклад в формулировку целей и разработку проекта.
- Процесс принятия решений в ходе осуществления проекта должен быть предельно ясным. Необходимо поощрять активное участие сотрудников, связанных с проектом, особенно в ходе анализа и организации изменений процессов.
- Неопределенность, возникающая всегда в отношении будущего вовлеченных отделов, работ, организации, статуса вовлеченных менеджеров и т.д., должна быть устранена.
- Необходимо поддерживать равновесие между тем, что сотрудники дают, и тем, что они за это получают. Они должны постоянно оценивать, какое воздействие окажет успешное выполнение проекта на организацию с тем, чтобы поддерживалось позитивное отношение.

Для поддержания заинтересованности членов проекта важна открытость и эффективность в рамках проекта. Члены команды должны понимать и принимать цели проекта. Кроме того, каждый член команды должен чувствовать, что его вклад оценивается как значительный. Также важно, чтобы каждый член команды понимал и видел необходимость в потенциальном участии других. Необходимо уделять достаточное внимание обеспечению понимания членами команды того, какое влияние может оказать успешное выполнение проекта на их собственное будущее. Эти проблемы будут иметь большое значение, если члены команды вовлечены в процесс, который может оказать влияние на их будущее. Они же будут иметь меньшее значение, если проект выполняется постоянными сотрудниками; к примеру, отдел административного управления организации.

На проект должно выделяться достаточное количество времени. Для поддержки движущей силы проекта необходимо, чтобы ряд людей посвящал проекту все свое рабочее время. Если в проект вовлечены люди, занятые в нем не полный день, следует обдумать контроль планирования и прогресса с тем, чтобы другие их задания не вступали в конфликт с приоритетами проекта. Следует также часто проверять количество времени, доступного для проекта.