Требования к оформлению и внедрению процедур управления

В общем случае каждый из разделов процедуры управления дол­жен удовлетворять определенным требованиям.

• Титульный лист, являющийся первым листом процедуры, оформляется на соответствующем бланке (пример см. ниже):

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ОКТЯБРЬСКИЙ ЗАВОД СТРОИТЕЛЬНЫХ МАТЕРИАЛОВ»

Отдел организации менеджмента

УТВЕРЖДЕНА

Приказом №

от «__» __________ 200_ г.

ПРОЦЕДУРА УПРАВЛЕНИЯ ПРОЦЕССОМ №

(наименование процедуры)

г. Октябрьск-200_

• «Содержание» - второй лист процедуры, должен включать на­именования всех разделов, подразделов и пунктов текста процедуры. При этом указываются номера страниц, на которых размещается на­чало материалов разделов, подразделов и пунктов.

^«Условные обозначения и сокращения» - при наличии в тексте процедуры специфической терминологии и употреблении малорас­пространенных сокращений, новых символов, обозначений и т.п., содержат их перечень. «Перечень» должен представлять собой табли­цу, в левом столбце которой приводят сокращение, а в правом - его расшифровку, рисунок и т.п. (пример см. ниже):

Условные обозначения и сокращения, принятые в процедуре

Обозначение, сокращение

< >

^^

О

из

ГЗ

V

о

г^

о

А

ПУ

ОАО

ГД

згдэ згдп

згдм

Бухгалтерия Отдел маркетинга

Наименование Процесс

Решение

Модификация

Ручная операция

Вспомогательная операция

Данные

Документ

Несколько документов

Ручной ввод

Объединение

Машинный носитель информации

Бумажный носитель информации

Дисплей

Копирование

Канал связи

Архив

Сортировка

Процедура управления Открытое акционерное общество Генеральный директор

Заместитель генерального директора по эко­номике

Заместитель генерального директора по про­
изводству______________________________

Заместитель генерального директора по мар­
кетингу________________________________

ОМ

• В разделе «Назначение процедуры» в сжатой форме излагаются:

• перечень директивных заводских и других документов, поло­женных в основу процедуры;

• основные исходные требования к организации производства и краткое содержание операций управления;

• связи с другими процедурами.

• Раздел «Оперограмма процедуры управления» определяет:

• состав операций;

• перечень служб, которые участвуют в выполнении операций;

• состав документов и средств подготовки документов;

• связи с другими процедурами.

«Оперограмма процедуры управления» изображается таким обра­зом, что по вертикали перечисляются все необходимые операции по реализации процедуры, а по горизонтали - исполнители каждой из операций. В поле оперограммы отображаются условными обозначе­ниями взаимосвязи, виды документов и т.п., используемые при вы­полнении соответствующих операций (форму оперограммы см. ниже):

• Раздел «Описание операций процедуры» в краткой форме должен
содержать изложение следующей информации:

• вопросы организации производства и управления, ориентиро­ванные на применение средств автоматизации;

• методы подготовки, передачи и применения информации и форм документов;

• описание операций должно делаться с последовательным изло­жением вопросов:

° Что выполняется?

• Как выполняется и какие при этом используются документы? ° Когда выполняется?

• Где выполняется?

• Кто выполняет и какими ресурсами?

° Каков результат выполнения операции?

+ «Опжажопераций оперограммы процедуры» начинается с нового листа. Слово «операция» записывается в виде заголовка заглавными буквами. Каждой операции присваивается очередной порядковый но­мер арабскими цифрами (например: операция 1, операция 2 и т.д.),

который должен точно соответствовать порядковому номеру опера­ции в оперограмме. Наименование операций записывают в виде за­головков (без кавычек).

Изложение основного текста описания операций должно быть кратким, четким и не допускать различных толкований. При изложе­нии обязательных требований в описании должны применяться сло­ва «должен», «следует», «необходимо» и производные от них.

В тексте допускаются ссылки на стандарты, технические условия и другие документы. Ссылаться следует на документ в целом или на его разделы и приложения. Ссылки на подразделы, пункты, таблицы и иллюстрации не допускаются. При ссылке на другие документы указывают наименование документа. Переносить части слова заго­ловка или части обозначения на другую строку не допускается.

• Раздел «Приложения» содержит всю необходимую дополни­тельную информацию, используемую при описании операции управ­ления. По каждой форме документа, содержащейся в Приложениях, необходимо отразить:

• форму, вид документа;

• наименование формы документа;

• описание реквизитов документа, методов их получения и применения.

При отсутствии в разделе «Описание операций процедуры» информации о выпускающем документ подразделении, подразде­лении-получателе, назначении документа, периодичности его вы­пуска, необходимо отразить ее в Приложении. В случае необходи­мости описания реквизитов документа, оно осуществляется в таб­личной форме и включает:

• краткое наименование реквизита;

• полное наименование реквизита;

• характер информации (алфавитный, цифровой);

• разрядность;

• как заполняется реквизит;

• как заполняется реквизит (при необходимости) и ссылка на кодификатор или другой источник кодирования;

• алгоритм получения реквизита (при необходимости).