В быстро меняющемся мире

Проза жизни: вчера — рано,

завтра — поздно, сегодня — некогда.

Мы говорили о постановке долгосрочных жизненных целей.

Но между целями и результатами лежит большое количес­

тво рутинной работы. Как ее организовать, как проложить

верный путь к достижению результатов, укладываясь при

этом в плановые сроки?

Первое, что нужно для этого сделать, — избавиться от

нашего традиционного русского самоуничижения на тему,

«как мы, русские, не можем ничего планировать, как мы все

решаем в последний момент, вечно живем в авралах, ах, ка­

кая жалость, что мы не немцы». Полноте, друзья. Когда хо­

тим — мы вполне способны планировать, иначе не победили

бы в великой войне и не запустили бы первого человека в

Посмотрите вокруг себя. Я уверен: вы найдете людей

организованных, целеустремленных, грамотно и разумно

планирующих работу — и при этом не превратившихся

в роботов, открытых к спонтанности и эмоциям. Давайте

ориентироваться на лучшие образцы, а не на худшие. Ук­

ладываться в сроки нетрудно — достаточно перестать себя

зомбировать, убеждая в собственной якобы неорганизован­

ности. И — начать планировать, грамотно и вдумчиво. Пря­

мо сейчас, именно в сегодняшний день. Не «с понедельника».

Приступим!

58 Глеб Архангельский. Тайм-драйв

День

Дорогой читатель, не в моем стиле предлагать вам непрелож­

ные истины и «правильные» ответы, поскольку в менедж­

менте правильных ответов не существует. Что для одного

правильно и работоспособно, другому совершенно не подхо­

дит. Но сейчас мне придется все же высказать непреложную

истину тайм-менеджмента: план дня должен

Плохие новости: «десять электронных писем во «Входя­

щих», пять стикеров на мониторе, пятнадцать «не забыть»

в голове и два крестика, нарисованных ручкой на руке», —

планом дня не являются. План дня должен быть в одном

месте, и обязательно в письменном виде. При этом план

может быть в Outlook или в Excel, на бумажном бланке или

в ежедневнике — это не принципиально.

Частое возражение против планирования дня состоит в

том, что все быстро меняется. Но планы и нужны для си­

туаций, когда все меняется. Вы ведь не планируете про­

цесс утренней чистки зубов, поскольку он для вас понятен

и предсказуем. План существует не для того, чтобы загнать

себя в жесткие рамки и не реагировать на изменяющиеся

внешние обстоятельства. План — это как раз способ в из­

меняющихся обстоятельствах ориентироваться.

Как делать планирование гибким, удобным и комфортным,

не загоняющим в слишком жесткие рамки, — мы сейчас об­

судим. Необходимо учесть: план обязательно должен быть

материальным (на бумаге или в электронном виде). Как гово­

рил один полковник на моей военной кафедре, «самая острая

память тупее самого тупого карандаша». Голова человека не

способна держать слишком много информации одновремен­

но. Обязательно записывайте все задачи на день и регулярно

просматривайте этот список в течение дня. Это потребует

всего несколько минут, но даст вам управляемость и подкон­

трольность ваших задач, возможность ничего не забывать и

правильно расставлять приоритеты.

Рабочий день: как организовать его в быстро меняющемся мире 59

На открытом семинаре в Киеве один из участников, чаще всего при­

диравшийся не по делу, вышел рассказывать результаты работы

своей группы над кейсом. «На флипчарте я расписание рисовать не

буду, я вам словами расскажу - в 9.00 мы делаем то-то, в 9.30 то-то,

в 11.00 то-то...» Я прервал
и спросил: кто помнит, во сколько мы

подписываем документы, а во сколько идем к шефу? Группа молчит.

«Вот видите, мы целый день неоднократно вспоминали принцип

материализованности, и именно тот, кто считал, что лучше всех все

знает, демонстрирует полное отсутствие навыка материализовать

значимую информацию». Группа согласилась: мозгом простые ве­

щи понимаем, но делать - не умеем. Мораль: не спешите думать,

что вы уже все умеете. Труднее всего даются самые простые и

банальные вещи. Понаблюдайте за собой повнимательнее и не

стесняйтесь оттачивать именно простые инструменты.

Когда лучше планировать рабочий день? Классические ТМ-

источники жестко настаивают — с вечера. На мой взгляд,

в планировании с вечера либо с утра есть свои плюсы и

минусы:

— Планировать день с вечера — хорошо закрывается

прошлый рабочий день, легче переключиться в режим

нерабочего времени и отдыха, новый день начинается

с достаточно ясной и определенной картины предсто­

ящих дел, а не с хаоса. Удобно в более стабильной и

предсказуемой деятельности.

— Планировать день с утра — хорошо сочетается с реше­

нием «уточняющих задач», т.е. согласованием (или под­

тверждением) времени встреч с контрагентами, разда­

чей поручений и уточняющей информации подчинен­

ным и т.п. Удобно в менее предсказуемой деятельности,

когда выше значимость «уточняющих задач».

В любом случае, с вечера или с утра планировался день, —

к плану ни в коем случае нельзя относиться как к закону.

План должен постоянно корректироваться при изменении

60 Глеб Архангельский. Тайм-драйв

обстоятельств. Времени на это потребуется максимум 5-

7 минут в совокупности в течение дня. А сэкономит гра­

мотное планирование — часы, а иногда и недели, освобож­

денные от лишней работы.

Если вы достаточно много перемещаетесь по офису или

по городу, желательно позаботиться о том, чтобы план дня

был мобильным. Подойдут небольшой ежедневник либо рас­

печатываемый и скрепляемый степлером комплект бланков

удобного для вас формата.

Борис Дьяконов, исполнительный директор ОАО «Банк24.ру», пла­

нировал на бланках А4 - он мало времени проводил на рабочем

месте, и ему было очень удобно ходить по офису с планшеткой этого

формата в руках. На бланк утром выписывались все задачи и встре­

чи из ежедневника, в ходе дня делались пометки о выполнении,

вписывались новые задачи и на половине листа велся хрономет­

раж. Вечером все появившиеся за день задачи вносились в еже­

дневник. После перевода личной системы планирования на Outlook

план дня стал формироваться автоматически (в Outlook для этого

много удобных представлений, включающих и календарь, и задачи,

и место для заметок). Изменения с бумаги в Outlook переносились

секретарем.