Какой ежедневник выбрать

Методика планирования дня, с которой мы познакомимся

в этой главе, не привязана к какому-то конкретному орга­

найзеру. Большинство ежедневников, продающихся в кан­

целярских магазинах, вполне подойдут, если их грамотно и

гибко использовать.

Определите, какой из распространенных типов ежеднев­

ника больше вам подходит:

— С обзором недели — удобен для координации встреч

и задач разных дней между собой; дает хороший

обзор общей картины недели. При большом количес­

тве ежедневных встреч и задач будет неудобен, если

только у вас не очень мелкий почерк. Либо вы можете

Рабочий день: как организовать его в быстро меняющемся мире

распечатывать отдельный бланк для планирования

дня, утром перенося в него встречи из ежедневника

и в течение дня фиксируя на этом бланке все возни­

кающие задачи.

— С обзором дня — удобен при большом количестве задач

на день; дает возможность более детального плани­

рования конкретного рабочего дня. Координировать

неделю будет труднее, можно для этого распечатать

отдельный бланк с обзором недели для планирования

встреч.

Ежедневник с обзором недели
С обзором

В любом случае, если ваш обычный день ежедневника

уже заполнен достаточно большим количеством ранее за­

писывавшихся в него задач и встреч, лучше иметь отдельно

распечатанные чистые бланки и планировать день «с нуля»

на них.

Задачи, не привязанные к конкретному дню, можно пла­

нировать на специальной закладке или на стикерах, прилеп­

ляемых к страницам. Это поможет не переписывать такие

задачи несколько раз из одного дня в другой. Ключевые за­

дачи полезно вынести на отдельные стикеры или на «Стра­

тегическую картонку».

Ежедневник должен быть красивым, эстетика в тайм-ме­

неджменте важна как нигде. Ведь ежедневнику вы доверяете

62 Глеб Архангельский. Тайм-драйв

самое дорогое и интимное — ваше время. Не пожалейте

денег на хорошую кожаную обложку, дорогую ручку и т.п.

Чаще используйте разные цвета, красивые закладки и т.д.

Президент торговой сети «Электрофлот» Максим Бирюлин расска­

зал про своего знакомого топ-менеджера. «Он уже несколько лет

пользуется четырехцветной ручкой и все задачи в ежедневнике пи­

шет только ей. Обычные дела - синим, приоритетные - красным,

делегированные «на контроль» - зеленым, неприятные и отклады­

ваемые - черным».

«Стратегическая картонка»

Богатые возможности для улучшения планирования в еже­

дневнике дает такая простейшая вещь, как закладка. Возь­

мите лист плотной бумаги или картона, используйте его в

качестве закладки в ежедневнике. На этом листе можно:

— выписывать задачи, не привязанные жестко к конкрет­

ному дню, так, чтобы они всегда были перед глазами;

— держать список самых актуальных на данный момент

контактов;

— выписывать «темы для размышления», т.е. не задачи,

требующие исполнения, а мысли, требующие развития.

Но самое полезное применение такой закладки — исполь­

зовать ее как «стратегическую картонку».

Автор идеи «стратегической картонки» -Любовь Юлис, коммерчес­

кий директор компании «Comstar - Объединенные ТелеСистемы».

Рецепт прост: выпишите на закладку в ежедневнике ваши долго­

срочные цели. Такая «стратегическая картонка» будет постоянно

напоминать о целях, и вы не утонете в текучке.

Планирование дня начинайте со взгляда на «стратегическую кар­

тонку», а не на текущие дела. Предложите завести такие же картон­

ки вашим подчиненным и начинайте оперативные совещания с об­

суждения «прогресса в движении по картонкам».

Рабочий
как организовать его в быстро меняющемся мире 63

Алгоритм планирования дня

При планировании дня мы имеем дело с тремя типами

задач:

— «Жесткие» встречи — привязанные к конкретному

моменту времени («презентация в 12.00»).

— «Гибкие» задачи — не привязанные к жесткому вре­

мени («узнать время презентации»). «Гибкие» не озна­

чает «не обязательные» и не означает «не имеющие

срока исполнения» — у этой задачи может быть срок,

но нет конкретного момента времени, в который вы

должны эту задачу решать.

— «Бюджетируемые» задачи — крупные приоритетные

задачи, у которых нет жесткого времени исполнения,

но которые требуют достаточно большого ресурса

времени («подготовиться к презентации — 2

Такая классификация помогает оптимально сочетать жест­

кое и гибкое планирование. Встречи планируются жестко,

а «гибкие» задачи — более мягко. Алгоритм планирования

дня следующий (на примере ежедневника с обзором дня):

— В свободном пространстве (как правило, располо­

женном в ежедневниках справа от сетки времени)

составьте полный список «гибких» задач (не привя­

занных к точному времени).

— Выделите красным
приоритетных задачи. Выпол­

нение «гибких» задач начинайте именно с них.

— На сетке времени запланируйте «жесткие» встречи —

привязанные к точному времени.

— Для приоритетных задач, требующих достаточно боль­

шого ресурса времени, «забюджетируйте» это время.

— Время между «жесткими» встречами в ходе дня запол­

няйте, начиная с выполнения «красных» задач.

64 Глеб Архангельский. Тайм-драйв

План дня будет выглядеть примерно следующим образом:

Слева — «жесткие» встречи, причем не просто списком,

а с наглядной привязкой к сетке времени. Справа — список

«гибких» задач, наиболее приоритетные из них выделены

полужирным шрифтом. Для двух из трех приоритетных за­

дач «забюджетировано» время. Благодаря наглядности левой

части плана мы сразу видим участки времени, в которые

можем выполнять «бюджетируемые» задачи. При этом хо­

рошо видно, хватит ли на них времени.

Обратите внимание: в этом плане дня много «воздуха», мы

не пытаемся расписать по времени все задачи. Благодаря это­

му план устойчив к любым внешним помехам. Если появляет­

ся новая задача, мы просто дописываем ее в «гибкий» список,

оцениваем ее приоритетность и запускаем выполнение.