Делегирование задач

Если у вас, читатель, есть подчиненные, то грамотное де­

легирование задач — ключевой для вас способ «покупки»

времени, освобождения вашего времени для приоритетных

дел.

Мы не будем сейчас говорить о том, как мотивировать

подчиненных, наделять полномочиями и ответственностью,

распределять задачи между сотрудниками — все это общий

менеджмент, и об этом написано множество книг. Зафикси­

рую ваше внимание только на месте делегирования в личном

тайм-менеджменте.

Делегируя задачи, обязательно материализуйте их в вашей

личной работе. Часто встречается следующая ситуация: за­

дача отдается подчиненному полностью. Он ее должен вы­

полнять, он же о ней должен вам напоминать. Рекомендую

простой принцип: отдавайте задачу, но не напоминание

о ней. Напоминание, в том или ином материальном виде,

обязательно должно оставаться у вас на контроле. Вот не­

сколько вариантов такой материализации:

1. Отправляйте задачи по электронной почте. Копии

сохраняйте в папках «Контроль ежедневный» и «Кон­

троль еженедельный», просматриваемых с соответс­

твующей частотой. При этом полезно освоить деся-

типальцевую слепую печать, тогда излагать задачи

письменно вам будет не труднее, чем устно. Если вы

пользуетесь MS Outlook или Lotus Notes, процесс пос­

тановки и контроля задач можно сделать еще более

удобным, чем при их постановке по электронной

почте.

2. Попробуйте фиксировать сложные поручения на

цифровой диктофон. Цифровой — потому что запись

будет нетрудно отправить подчиненному
e-mail,

чтобы перед выполнением задачи он мог прослушать

Приоритеты: как отсеять лишнее и найти время на главное
107

и освежить в памяти все подробности. А вы можете

сохранить эту запись в регулярно просматриваемой

папке «На контроль». Имя файла будет напоминать

вам о данном подчиненному поручении. Сама зву­

козапись окажется полезной, если при сдаче работы

подчиненным у вас с ним возникнут разногласия

относительно того, что вы требовали при постановке

задачи, а что — нет.

3. Если вы любите бумажные документы — можно исполь­

зовать карточку поручения, прием еще из советского

документооборота. Сделайте бланк со стандартными

полями: Кто дал поручение, Кому, Когда, Срок испол­

нения, Содержание поручения. Карточка заполняется

под копирку. Копии карточек остаются у руководителя

и могут упорядочиваться по времени, исполнителям,

проектам и т.п. Эту картотеку поручений можно регу­

лярно просматривать и таким образом держать все

делегированные задачи под контролем. При исполь­

зовании Outlook для таких карточек можно настроить

готовые формы, содержащие все необходимые вам

поля для заполнения.

Все это — техники материализации напоминаний о за­

дачах, которые вы кому-то делегировали. Вспомните: мы

говорили о важности материализации задач в личной ра­

боте. Память человека — инструмент ненадежный, поэто­

му задачи обязательно должны воплощаться в каком-либо

материальном носителе — бумаге, электронном документе,

e-mail и т.п. Тем важнее принцип материализации в работе

с подчиненными и коллегами, когда к ненадежности памяти

добавляется возможность споров, конфликта интересов и

т.п. Во всех этих случаях материализация задач окажет вам

неоценимую услугу.

108 Глеб Архангельский. Тайм-драйв

Если есть возможность, материализуйте задачу не самостоятельно,

попросите это сделать самого исполнителя. Рассказывает дирек­

тор завода: «Еще с советских времен я применяю простой прием.

Объясняю подчиненному его задачу, а потом прошу: «Теперь иди и

напиши себе задание». Затем читаю и корректирую то, что он напи­

сал. Таким образом, «убиваю двух зайцев» - тратя минимум време­

ни, ставлю задачу в письменной форме; и при этом - проверяю

правильность понимания подчиненным полученной задачи».

И, наконец, делегировав задачу и материализовав напоми­

нание о ней — осуществляйте активный контроль. Регуляр­

но просматривайте ваши папки (электронные, бумажные)

«Контроль ежедневный» и «Контроль еженедельный», и чем

приоритетнее задача — тем чаще напоминайте о ней испол­

нителю, осведомляйтесь о ходе выполнения задачи. Все ваши

коллеги должны помнить: вы ничего никогда не забываете.

Договоренности с вами лучше выполнять.