Фильтрация электронной почты

Мы разобрались с книгами и телевизором, теперь время

вернуться в офис и поработать над одним из важнейших в

наше время потоков информации: электронной почтой.

Электронная почта — великолепный и пока недооценен­

ный многими руководителями инструмент. Ее «тайм-менед­

жерское» преимущество в том, что почта не требует «одно­

временности» контакта — вы высылаете почту в удобное вам

время, контрагент читает в удобное ему время. В этом гораздо

больше удобства, чем при телефонном или очном общении,

требующем одновременности присутствия обоих участников

коммуникации. Исходя из этого преимущества электронной

почты, лучше использовать ее, а не телефон, для всех не­

срочных вопросов, т.е. терпящих хотя бы сутки.

Чтобы пользоваться почтой эффективно, рекомендую

освоить десятипальцевую слепую печать. Этот инвестици­

онный проект потребует около
часов в день в течение

двух недель и даст вам крайне важный результат: свободу

создания письменного текста. Дело не столько в скорости,

сколько в свободе: писать вам станет так же легко, как го­

ворить, и вы будете использовать почту гораздо активнее,

получая существенные выгоды времени.

Следующая тема в работе с электронной почтой — спам,

замусоривающие вашу папку «Входящие» рекламные письма.

Проблема спама в электронной почте, пожалуй, наименьшая

из всех проблем. Даже если не применять антиспамовые

фильтры, удаление вручную
рекламных писем

занимает максимум полминуты. Если эта процедура занима­

ет у вас больше времени, если вы поддаетесь «цепляющим»

заголовкам, а потом злитесь на спамеров за потраченное

вами время — это скорее проблема недостаточного осозна­

ния личных приоритетов и долгосрочных целей. Когда чело­

век четко осознает свои цели, его гораздо труднее отвлечь

от стоящего дела всяким информационным мусором.

Реальной проблемой спам становится только при выходе

в Интернет с карманного компьютера через мобильный те­

лефон, когда низкое качество связи затрудняет скачивание

заголовков и удаление спамерских писем на сервере. Если

вы часто сталкиваетесь с такой ситуацией — рекомендую

завести отдельный почтовый ящик, никогда не упомина­

емый в открытых источниках и известный только вашим

ключевым коллегам, руководству и т.п.

Гораздо серьезнее проблема появляющегося конвертика.

Действительно, каким бы важным делом мы ни занимались,

сигнал «У вас новая почта» сразу включает тревожные цент­

ры головного мозга. И важное дело откладывается в сторону,

а новое письмо, естественно, оказывается далеко не столь

важным, как казалось.

Отключите оповещение о приходе нового письма. Если

ваша работа — не обработка заказов, приходящих по элек­

тронной почте и требующих немедленной реакции, — от­

ключите не сомневаясь. Автоматическую проверку почты (по

умолчанию в Outlook она делается каждые несколько минут)

тоже сделайте более редкой, не чаще раза в час. А еще луч­

ше — проверяйте почту только сами, без помощи автома­

тических настроек.

По опыту корпоративных проектов, оптимальная частота

приема почты — около
раз в день. Лучше, если это

время будет определенным, хорошо известным вашим колле­

гам. Приурочивайте это время к концу логических рабочих

периодов — например, последние полчаса перед обедом и

перед концом рабочего дня. Начальное время рабочих пери­

одов тратьте на более серьезные вопросы, не разменивайте

на мелочи.

Иногда нужно смотреть почту чаще, например, если ваш

руководитель в течение дня часто высылает по электрон­

ной почте срочные поручения. Но даже в таких случаях

выемка почты раз в час, или в крайнем случае в полчаса,

на мой взгляд, вполне достаточна. Вопрос, который не тер­

пит полчаса-час, — это что-то совсем из области пожаров

и землетрясений, скорее всего вам зададут его по телефону.

Кстати, желательно договориться с коллегами о том, что

действительно сверхсрочные вопросы задаются по телефону,

а все остальное — по электронной почте.

Александр Мондрус, управляющий Группой компаний MC-Bauchemie-

(торговая марка
в ходе проекта ТМ-консульти-

рования отключил автоматическое скачивание почты и установил

часы приема почты -
15.00 и 18.00. При этом в первые два

приема отвечал только на самое срочное, а на все остальное - ве­

чером, после 18.00. Таким образом, существенно сократилось вре­

мя на обработку почты, а главное - ее действие как отвлекающего

фактора в течение дня.

Чтобы облегчить себе работу, настройте автоматическую

сортировку почты, которую умеет делать любая почтовая

программа. Заведите папки по ключевым для вас темам,

либо проектам, либо людям, и настройте автоматическое

разбрасывание писем в эти папки. Особенно это удобно

для несрочной информации — рассылок, информационных

писем, несрочной отчетности подчиненных и т.п.

Если не удается настроить сортировку по уже имеюще­

муся в письме признаку (например, адресу отправителя),

договоритесь с коллегами о простых обозначениях. Напри­

мер, руководитель отдела в
распорядился все

вопросы, которые терпят сутки, присылать с пометкой «*»

в поле «Тема» и настроил автофильтрацию этих писем в

отдельную папку. В течение дня он их даже не читал, а отве­

чал на следующий день на все вопросы устно — на планерке.

Таким образом, удалось резко сократить время на решение

мелких вопросов в течение дня, освободить время для клю­

чевых задач, требующих концентрации.

В MS Outlook кроме автоматической сортировки можно

еще настроить автоматическую раскраску писем в разные

цвета. Например, как настроила одна из участниц тренингов:

от шефа — строгим классическим шрифтом и синим цве­

том; от любимого человека — сиреневым цветом и изящным

шрифтом и

На корпоративном семинаре в ОАО «Банк24.ру» были придуманы

простые правила регулирования приоритетности письма. Пробле­

ма звучала так: «От некоторых сотрудников все письма приходят

только с красным флажком. Им так удобнее, а получатель не может

ориентироваться, что из заданных вопросов - действительно сроч­

ное и важное». Договорились о том, что каждый сотрудник своему

коллеге в день имеет право послать только одно «красное» письмо.

Отправитель сам должен решить, на какой вопрос он потратит се­

годня этот красный флажок.

Была озвучена еще одна проблема: «Многие присылают письмо

с пустым полем «Тема», совершенно непонятно, читать ли это письмо

сразу, срочное оно или нет». Договорились о простом правиле: «Полу­

чивший электронное письмо без поля «Тема» имеет право стереть

его, не читая. Вся вина в случае проблем будет на отправителе».