2015-04-20
368
Настоятельно рекомендую сохранять всю электронную поч
ту, разбрасывая ее по нескольким смысловым папкам. При
этом к некоторым письмам бывает необходимо обращаться.
Часто такие письма оставляются во «Входящих». В наших
проектах индивидуального консультирования для топ-ме
неджеров расчистка «Входящих» обычно является одной из
первых задач. Примерно за неделю-две количество писем
удается сократить в среднем с
тысяч до
Достигается это с помощью системы папок «На контроль».
Структура этих папок обычно бывает примерно такой:
1. Папка «Входящие» — около
писем, напоминаю
щих о ближайших актуальных вопросах (тех, которые
необходимо видеть несколько раз в день). Примерно
раз в день папку нужно «разгребать», поддерживая в
ней небольшое количество писем, остальные распре
деляя по другим тематическим папкам. 
2. Папка «Контроль ежедневный» — сюда переносятся
письма с вопросами, находящимися на контроле. Про
сматривается папка раз в день, чтобы освежить в памяти
|
|
|
вопросы, требующие пристального внимания, и при
необходимости написать напоминалки исполнителям.
3. Папка «Контроль еженедельный» — просматривается
раз в неделю, содержит письма по вопросам, требую
щим мониторинга и контроля, но менее пристального
и потому не ежедневного.
4. Папка «Справочное» — полезная информация, пароли
доступа к интернет-ресурсам, предложения услуг,
которые могут понадобиться (например, спам с коор
динатами домов отдыха) и т.п.
5. Контекстные папки — по актуальным для руково
дителя «кайросам», связанным с контролем и деле
гированием. Например, одна из моих контекстных
папок — «Проект Improvement», где находится пере
писка с авторами. Папка просматривается при редакти
ровании очередной публикации; это дает возможность
прогнозировать следующие публикации и напоминать
авторам об их творческих планах.
Наладив такую систему контроля, вы используете важное
достоинство электронной почты по сравнению с телефоном
и очным общением: материализацию планов и договорен
ностей. Память человека — инструмент очень гибкий, легко
подстраивающий прошлое под потребности сегодняшне
го дня. Если ваши планы и договоренности подтверждены
электронным письмом, решать спорные вопросы «в случае
чего» будет гораздо проще. Поэтому даже после решения
вопросов по телефону или на личной встрече настоятель
но рекомендую ключевые моменты подтверждать по элек
тронной почте, высылая краткое «контрольное» письмо с
основными тезисами.
