Измерение расходов времени на поглотитель

Человек так устроен, что, как только вы начали наглядно

фиксировать некоторый количественный показатель, он сам

начнет изменяться в лучшую сторону. Время на поглотители

начнет снижаться, время на приоритетное — повышаться.

Наглядность изменения показателя на графике будет под­

талкивать вас к тому, чтобы этот показатель улучшался.

В одном из банков, с которыми мы работали, заседания правления

длились от 2 часов и выше (обычно 3 - 4 часа). Это была «черная ды­

ра» - работа банка стопорится, подписи получить невозможно, ес­

ли заходишь за подписью, экстравертный председатель правления

сразу говорит «Иван Иванович! Вот именно Вас-то нам и не хватало

для обсуждения этого вопроса, ну-ка подключайтесь».

Сработало простое решение. На стену повесили лист ватмана, на

котором после каждого заседания секретари отмечали его дли­

тельность. В членах правления проснулся спортивный азарт, и уже

через неделю два часа из нижней превратились в верхнюю грани­

цу длительности заседаний.

При желании можно применить более тонкий метод - фиксиро­

вать не длительность совещания, а общее количество человеко-ча­

сов (т.е. длительность умножить на количество участников) или при­

мерную «стоимость» совещания, исходя из среднего размера поча­

сового дохода присутствующих.

Мы говорили о показателях, для получения которых необ­

ходим сплошной учет времени. Сплошной хронометраж на

начальном этапе может вызывать трудности. В таком случае

рекомендую воспользоваться показателями, для отслежива­

ния которых не нужна полная картина дня. Например:

— Количество времени, ежедневно выделяемого на при­

оритетный для вас проект.

— Количество времени на «ресурсное занятие» — хобби,

спорт, прогулки, общение с близкими людьми и т.п.

— Длительность ежедневной задержки на работе после

формального окончания рабочего дня.

— Длительность общения с неприятными для вас людьми

и

Нетрудно заметить, что первые два показатели фиксируются с целью

их увеличения; последние два - с целью уменьшения. Для фиксации

такого рода показателей не нужен сплошной хронометраж. Достаточ­

но в течение дня записывать только время работы, например, над

приоритетным проектом. В конце дня это время суммируется и изоб­

ражается на диаграмме точно так же, как показано выше.

Рекомендую использовать единовременно не больше 2 - 3 показа­

телей. Когда показатель доведен до нужного вам значения («не ме­

нее часа в день на «ресурсное занятие», «не более получаса в день на

общение с неприятными людьми» и т.п.), можно переставать его от­

слеживать и намечать какой-либо другой показатель. Формирование

показателей - дело творческое, перечисленные выше - только при­

мер. Поймите, чего вам хочется от своего времени, какой аспект нуж­

но улучшить, и - придумайте, как выразить это количественно, какой

показатель будет для вас отражать эти улучшения.

Когда я только начинал задумываться об организации личного

времени - это было на старших курсах вуза, после прочтения книги

о Любищеве, - одним из основных поглотителей времени была доро­

га, расходы на которую составляли в среднем около 4 часов в день

(университет, курсы водительские, курсы английские, курсы экскур­

соводов). В течение нескольких недель я вел детальный учет дорож­

ного времени, разбив его на несколько категорий: «высокое качест­

во» (можно читать и писать, например, в электричке, перед началом

курсов), «среднее» (можно читать, но умную книгу, например, в тряс­

ком автобусе), «низкое» (можно читать только простую книгу), «нуле­

вое» (ходьба, час пик, зашел-вышел-оделся-разделся).

Выводы при анализе времени по разным категориям оказались

неожиданными: например, раньше при дороге, например, из

университета на курсы я заезжал домой. Теперь перестал заезжать,

общее время на дорогу увеличилось, но значительно улучшилась его

структура: например, час спокойной работы перед началом курсов

вместо этого же часа, потраченного на пешую ходьбу, сборы и т.п.

И самое главное, в голове выработался «персональный отдел ло­

гистики», при планировании любых встреч и перемещений безоши­

бочно расчитывающий оптимальные маршруты. Сколько лет уже про­

шло, я с тех пор никогда не вел учета дорожного времени, но навыки,

выработанные в ходе того хронометража, до сих пор помогают.