Резервы времени

Служебная записка.

На основании анализа эффективности использования рабочего

времени и в целях увеличения производительности труда

предлагаю перенести рабочие места сотрудников компании

в
для курения.

В прессе и на телевидении много говорят о том, как не­

рационально и хищнически разбазариваются природные

богатства России. Не менее хищнически разбазариваются

ресурсы времени всех нас. Всеобщая неорганизованность,

бюрократические безумия, неуважение к времени человека

отнимают сотни миллионов человеко-часов ежегодно.

Посчитайте сами: если каждый наш совершеннолетний

соотечественник в течение года потерял один час для по­

лучения очередной бумажки, мы все потеряли за этот год

около сотни миллионов человеко-часов. А ведь в год каждый

из нас тратит далеко не один час драгоценного времени на

преодоление пустых, никому не нужных, засоряющих нашу

жизнь барьеров.

Если вспомнить, что жизнь каждого из нас —

тысяч часов активного времени, и пересчитать все эти со­

тни миллионов и миллиарды часов в количество отнятых

человеческих жизней, придется вспомнить Бухенвальд и Ос­

венцим. И ведь происходит этот отъем человеческой жизни

в национальных масштабах вовсе не от какого-то особого

злодейства. Просто мы не умеем организовывать время, гра­

мотно ставить и выполнять задачи, делать бюрократические

цепочки простыми и понятными.

Даниил Гранин в «Этой странной жизни», книге, с ко­

торой началось современное отечественное ТМ-движение,

еще в 1974 году писал: «Проблема разумного, человеческого

обращения со Временем становится все настоятельней. Это

не просто техника экономии, проблема эта помогает понять

человеку смысл его деятельности. Время — это народное

богатство, такое же, как недра, лес, озера. Им можно поль­

зоваться разумно, и можно его губить. Рано или поздно в

наших школах начнут учить детей времяпользованию. Автор

убежден, что с детства надо воспитывать любовь к природе

и любовь ко времени. И учить, как беречь время, как его

находить, как его добывать. Самое же главное — научить

отчитываться за время».

Мы не можем в одночасье изменить страну, в которой

живем. Но мы можем начать каждый с себя. Найти резервы

времени, уменьшить расходы на поглотители, начать более

разумно использовать наш невосполнимый капитал.

Хронометраж

Разберем сначала общий метод борьбы с любыми «погло­

тителями времени» — хронометраж, а затем остановимся

на некоторых типичных поглотителях. Хронометраж, учет

и анализ расходов времени, характерен для отечественной

традиции организации времени. Он позволяет провести «ау­

дит», «инвентаризацию» вашего времени, понять, куда оно

реально тратится.

Провести хронометраж нетрудно. Возьмите любой

нот, который вам удобно будет носить с собой. Лучше, чтобы

он был ярким и заметным. И с самого утра начинайте фик­

сировать в нем все, что делаете в течение дня. Обращайтесь

к блокноту примерно раз в полчаса-час и фиксируйте все

дела с точностью до
минут. Записи могут выглядеть

примерно следующим образом:

9.05 — сел работать, открыл e-mail

9.15 — выпил чашечку кофе

9.25 — начал делать отчет

9.35 — зашел Петров, обсудили международное положение

— вернулся к отчету и т.д.

Сначала вы будете забывать про ведение учета. Не сму­

щайтесь, не бросайте хронометраж. Просто начинайте фик­

сировать дела с того момента времени, когда вспомнили

о хронометраже. В считанные дни выработается привычка,

и учет станет сплошным.

Если в вашей работе много мелких отвлечений, не сто­

ит их фиксировать. Не записывайте в хронометраже дела

длительностью менее пяти минут. Мелкие прерывания и

отвлечения вы можете отмечать галочками на полях. В конце

дня подсчитайте количество галочек, умножьте на две-три

минуты — и получите количественный показатель по одно­

му из самых неприятных и незаметных «воров времени».

Итак, вы получили портрет своего дня — объективные

данные о том, на что тратится время. Вести такой учет необ­

ходимо несколько дней, желательно —
недели. Впоследс­

твии полезно проводить недельный или двухнедельный сеанс

хронометража примерно раз в квартал — чтобы оставаться

«в тонусе» и вовремя исправлять перекосы в личном бюджете

времени. Некоторые любители (я отношусь к их числу) ведут

сплошной хронометраж годами — но это уже дело вкуса.

Сам процесс учета, еще до того, как вы начали анализи­

ровать полученные данные, уже весьма полезен. Он создает

некоторый позитивный стресс, вырабатывающий чувство

времени, которое всегда подскажет вам, где время тратится

неэффективно. К этому стрессу нужно относиться спокойно.

Не волнуйтесь, не спешите немедленно что-то менять, не

стесняйтесь найти у себя резервы времени: как бы хорошо

ни был организован рабочий процесс, резервы есть всегда.

Один из моих первых клиентов, на тот момент начальник управле­

ния в
«Диасофт», в своем отзыве следующим образом

описывает этот механизм действия хронометража:

«До знакомства с Глебом Архангельским я считал, что являюсь

для окружающих людей вообще и для своих подчиненных в частнос­

ти эталоном рациональности и эффективности - два высших обра­

зования, успешная карьера, профессиональный рост, спорт, иност­

ранные языки. Я был уверен, что знаю, как организовать личное

время, что могу этому научить других. Все окружающие знали, что с

аргументом «у меня не хватает на это времени» ко мне лучше не

подходить. Однако, изучив рекомендованную Глебом Архангель­

ским литературу, я решил все-таки провести эксперимент и по его

же совету начал хронометраж личных затрат времени».

Первое: были обнаружены значительные резервы личного вре­

мени. Если бы до начала хронометража мне сказали, что у меня

есть такой запас времени, который я могу использовать по своему

усмотрению, я бы воспринял это как неудачную шутку, но на самом

деле это оказалось реальностью. Около двух с половиной часов ра­

бочего времени ежедневно тратилось на «обработку внешних пре­

рываний» и возврат к выполнявшейся ранее работе.

Второе (и наиболее важное): я начал остро ощущать неэффектив­

ность всех происходящих вокруг процессов. Появилось так называ­

емое «чувство времени», быстро переросшее в «чувство эффектив­

ности», немного зудящее ощущение неидеальности организации

работы вокруг. Результатом явилось создание в компании вокруг

себя «зоны эффективности», то есть такого жизненного пространс­

тва, попав в которое, окружающие могут комфортно себя чувство­

вать только в том случае, если они эффективно расходуют свое и чу­

жое время.

В результате - время выполнения стандартных операций по отде­

лу тестирования, к примеру, удалось сократить на 40%. Это позво­

лило выполнять тестирование новой версии системы за 6 рабочих

дней, вместо двух недель ранее. Хотелось бы подчеркнуть, что это

было достигнуто исключительно оптимизацией стандартных про­

цессов силами самого подразделения».