Регулирование и контроль в системе менеджмента. Виды контроля

Понятие регулирования и контроля.

Классификация контроля. Формы контроля.

Предварительный контроль, текущий контроль, итоговый контроль.

Классификация контроля по объектам управления: кадровый контроль, финансовый контроль, контроль качества и т.д.

Способы организации внутреннего и внешнего контроля в организации.

►Понятие регулирования и контроля. Регулирование - это процесс устранения отклонений текущих показателей от плановых заданий. Контроль - процесс обеспечения достижения организаци ей своих целей, который заключается в сопоставлении фактического состояния фирмы с определенными критериями.

►Классификация контроля. По степени охвата объекта - Сплошной или выборочный; По режиму - Нормальный или усиленный; По уровню субъекта контроля - Руководителем (предпочтителен) Специально назначенными для этого лицами (группой контроля, проверяющими), Самими работниками (самоконтроль); По источнику субъекта контроля - Внутренний, Внешний, По форме - Открытый, Наглядный, Видимый, Неофициальный, По периодичности - Предварительный, Текущий, Итоговый, Внезапный

►Формы контроля. Фирмы широко используют две формы контроля: финансовый (как основа общего управленческого контроля) и административный. Финансовый контроль охватывает все сферы деятельности организации и осуществляется на основе стоимостных показателей, которые позволяют сравнивать плановые расходы с фактическими. Финансовый контроль осуществляют специальные подразделения: планово-финансовое управление, бухгалтерия, отдельные экономисты и бухгалтеры в подразделениях. Различают следующие методы финансового контроля: наблюдения, проверки, обследования, анализ, ревизии. Административный контроль ведется на всех уровнях управления организацией и призван оценивать деятельность сотрудников (контроль исполнения). Он осуществляется постоянно как специальными подразделениями, так и руководителями на всех уровнях управления организацией.

►Предварительный контроль, текущий контроль, итоговый контроль. Предварительный контроль осуществляется до фактического начала работы. Его цель - обеспечение требуемых условий для бесперебойной и качественной работы организации. Задача состоит в проверке готовности организации, ее персонала, производственного аппарата, системы управления и пр. к работе. Текущий контроль выполняется непосредственно на стадии хозяйственного процесса. Его цель - совершенствование деятельности, координация ее для достижения цели. Задача такого контроля - своевременно выявить и по возможности устранить отклонения, возникающие в ходе работы, от заданных параметров. Заключительный контроль (итоговый) производится после выполнения работы. Это контроль итогов, его цели: формирование мотивационных вознаграждений; корректировка поведения руководителя, принимаемых решений; формирование планов на будущее на основе анализа результатов.

►Классификация контроля по объектам управления: кадровый контроль, финансовый контроль, контроль качества и т.д. Кадровый контроль, – это система соблюдения работниками всех норм и правил компании. Две основные составляющие его – трудовая дисциплина (выполнение правил внутреннего трудового распорядка) и исполнительская дисциплина (соблюдение требований должностной инструкции, приказов, распоряжений, положений, регулирующих деятельность работника, а также устных указаний руководителей). Финансовый контроль - это совокупность действий и операций по проверке финансовых и связанных с ними вопросов деятельности субъектов хозяйствования и управления с применением специфических форм и методов его организации. Методы финансового контроля - это приёмы исследования учётной документации и получения факт-ических данных, применяемые работниками контрольно-ревизионных органов и служб с целью выявления дока-зательной информации. Контроль качества - комплекс мероприятий и нормативных документов, направленных на поддержание качества продукции на заданном уровне. Основная цель контроля качества – гарантировать, что продукция (услуга, процесс) соответствуют конкретным требованиям и являются надежными, удовлетворительными и устойчивыми в финансовом отношении. Контроль качества может охватывать не только продукты, услуги или процессы, но и людей.

►Способы организации внутреннего и внешнего контроля в организации. Форма внутреннего контроля - способ организации совокупности процедур контроля. В качестве форм внутреннего контроля определяется служба внутреннего аудита, контрольно -ревизионная служба и структурно - функциональная форма внутреннего контроля. Представленные формы внутреннего контроля преследуют определенные конкретные цели. И только структурно - функциональная служба внутреннего контроля охватывает зоной покрытия всю финансово -хозяйственную деятельность промышленного предприятия. Организация внутреннего контроля в форме внутреннего аудита присуща крупным и некоторым средним организациям, еще внутренние аудиторы могут решать задачи эконом-ой диагностики, выработки фин-ой стратегии, маркетинговых исследований, управленческого консультирования. К институтам внутреннего аудита относят и ревизионные комиссии (ревизоров), деятельность которых регламентирована действующим законодательством. Он распространен в акционерных обществах, ООО и производственных кооперативах. Во многих организациях нет отдела (сектора, бюро, группы и т.п.) внутреннего аудита и ревизионной комиссии (ревизора). В этом случае для осуществления внутреннего контроля целесообразно использовать структурно-функциональную форму внутреннего контроля организации. Она отражает необходимые взаимодействия единиц оргструктуры (линейно-функциональной, дивизионной, матричной), соответствующие их контрольным функциям. Внешний аудит выполняют специальные аудиторские фирмы, и основной задачей данного вида аудита является установление достоверности и дача заключения по финансовому отчету проверяемого предприятия, а также разработка рекомендаций по устранению имеющихся недостатков. Аудиторская проверка может быть обязательной и добровольной, т. е. осуществляется по предприятию самого экономического субъекта.

16. Мониторинг и контроль в организации. Принципы контроля. Назначение контроля. Принципы контроля.

Назначение контроля.

Мониторинг и контроль в организации.

Субъекты контроля в организации.

Планирование мониторинга деятельности и эффективности организации.

Методы организации мониторинговых исследований в организациях.

►Принципы контроля. 1. Контроль должен быть непрерывным (периодичным). Непрерывность контроля является обязательным условием, без которого невозможно получить объективной картины. 2. Контроль должен осуществляться в соответствии с четко сформулированными целями. Отсутствие четких целей и критериев приводит к тому, что процесс контроля оказывается нецелесообразным. 3. Контроль должен быть гибким. Это означает, что система контроля должна обладать способностью трансформироваться в соответствии с требованиями ситуации. Это касается и внутренних требований, связанных с целями контроля, и внешних требований, возникающих в результате изменений положения как внутри, так и вне организации. 4. Контроль должен быть индивидуализированным. Контроль, не учитывающий специфики объекта, на который он нацелен, не способен дать полноценных результатов. 5. Контроль должен быть экономичным. Это означает, что затраты на контроль не должны превышать выгод, которые он приносит. 6. Контроль должен быть согласован с планированием. Результаты контроля должны учитываться при планировании, поскольку ошибки или, наоборот, неожиданные, незапланированные достижения нередко свидетельствуют о том, что планирование было осуществлено плохо, а также о том, что какие-то факторы не были учтены в процессе планирования. 7. Контроль должен быть результативным. Результативность контроля - это не только полезность и значимость собранной при его помощи информации. Это и своевременность в принятии-и реализации решений, диктуемых результатами контроля. 8. Контроль должен быть ориентирован на конкретные результаты. Это означает, что данные, собранные в результате контроля, должны легко интерпретироваться с точки зрения выгодности для организации. 9. Результаты контроля должны быть понятными для всех, кто в них заинтересован. 10. Контроль должен быть всеохватным. Это не означает, что контролировать следует каждое движение работника или каждую трату денег. Тотальный контроль отрицательно влияет на людей, они начинают утрачивать инициативу, становятся пассивными (точнее, занимают пассивно-оборонительную позицию).

►Назначение контроля. Главное назначение контроля - в своевременном обнаружении возможных отклонений от заданной программы реализации решения, а также в своевременном принятии мер по их ликвидации. В процессе контроля первоначальные цели организации могут модифицироваться, уточняться и изменяться с учетом полученной дополнительной информации о выполнении принятых решений. Следовательно, основная задача контроля состоит в том, чтобы своевременно выявить и спрогнозировать ожидаемые отклонения от заданной программы реализации управленческих решений. С помощью контроля не только выявляются отклонения от заданий, сформулированных в решениях, но и определяются причины этих отклонений. Выделяются и другие функции контроля за исполнением принятых решений.

►Мониторинг и контроль в организации. Контроль – это функция управления, которая выполняет стабилизирующую роль в управлении. Непрерывно контролируя результаты работы, организация имеет возможность оперативно принимать управленческие решения и стабилизировать ситуацию в случае её негативного развития.

Мониторинг (от лат. monitor - пстерегающий) - это технология наблюдения и анализа изменений объекта управления, характеризуемая постоянством, регулярностью осуществления в течение всего управленческого цикла. Если число контролируемых показателей велико, а Мен-т нуждается в их анализе и взаимосвязи, руководство компании прибегает к мониторингу (отслеживанию) с применением компьютеров или другой техники. Мониторинг позволяет непрерывно отслеживать взаимосвязи результатов деятельности предприятия и оперативно реагировать на возникающие негативные тенденции.

►Субъекты контроля в организации. Субъектами контроля выступают «отдельные лица, группы лиц или организации, проверяющие тот или иной объект. Субъекты контроля (внутренние или внешние органы контроля).

17. Динамика групп и лидерство в системе менеджмента.

Организационные отношения в системе менеджмента.

Группа и команда.

Формирование команды в организации, преимущества и ограничения командного способа совместной деятельности.

Этапы становления команды.

Формальное и неформальной лидерство.

Условия становления неформального лидерства.

Классификации стилий руководства К. Левина, решетка Р. Блейка и Д. Моутон, классификация П. Херси и К.Бланшара.

Сравнительная характеристика лидера и руководителя.

►Организационные отношения в системе Мен-та. Динамика - Движение, действие, развитие. Динамика группы – это социально-психологические процессы приводящие группу в определенные состояния посредством различных групповых механизмов и обеспечивающие ее формирование, функционирование и развитие. Организационные отношения в системе Мен-та определяются субъект-объектным, субъект-субъектным, объект-субъектным характером. объект – это то, на что направлены управленческие воздействия. Субъект – кто их направляет. В совокупности обозначений это персонал (кадры), коллективный субъект деятельности, социальная система.

►Группа и команда. Команда - это небольшое количество людей (как правило, от 4 до 7 человек) с комплементарными (взаимодополняющими) навыками, которые подвержены единым намерениям, эффективным целям и общему подходу к работе, в рамках которого они считают себя взаимоответственными. Группа – два лица или более, которые взаимодействуют друг с другом таким образом, что каждое лицо влияет на другое и испытывает на себе его влияние. Различают формальные и неформальные группы. Формальные группы – это группы, созданные по воле руководства.

►Формирование команды в организации, преимущества и ограничения командного способа совместной деятельности. Формирование команды – активная групповая работа по вовлечению всех членов будущей команды в планирование организационных изменений. Каждый представитель команды получает определенную роль, занимает определенную позицию и выполняет определенную функцию в команде. В процессе командного строительства обеспечивается наиболее эффективное использование человеческих ресурсов организации за счет следующих факторов: - групповой компетенции; - появление совпадения формального организационного устройства с неформальной структурой межличностных отношений, сочетание ролей формального и неформального лидера; - мобилизация внутренних ресурсов и раскрытие потенциала каждого работника; - включение механизмов групповой самоорганизации; - уникальная гибкость и адаптивность команд. Ограничения выражаются в: - формируется субкультура, противоречащая философии компании, что снижает эффективность взаимодействия с представителями команды подразделения, может даже привести к организованному уходу сотрудников вместе со своим руководителем; - развитие команд внутри организации приводит к развитию внутренней конкуренции и усилению межфункциональных конфликтов; - топ-менеджеры не являются командными игроками и организационными лидерами и, соответственно, не могут быть примером желаемого поведения.

►Этапы становления команды. В процессе своего становления команды проходят этапы биологической жизни: рождение, зрелость, умирание (угасание). Как показывает опыт, на каждой новой ступени формирования команды отмечается более высокий уровень эффективности командной работы. Каждый такой переход не детерминирован: прежде чем перейти к следующей стадии, команда должна успешно пройти предыдущую, и каждый раз это связано с риском возвращения на более раннюю ступень развития.

►Формальное и неформальной лидерство. Лидерство – искусство влиять на людей, вдохновлять их на то, чтобы они по доброй воле стремились к достижению тех целей, которые не являются их личными целями. Лидер может быть: 1. Формальным – степень его влияния обозначена его должностными правами и обязанностями. 2. Неформальным – выбранным, благодаря своим личным качествам, лидером группы. Формальным лидером зачастую выступает руководитель или начальник, то есть лицо, занимающее главную роль в компании или обществе. Одной из функций формального лидера является управление рабочим процессом, контроль над остальными людьми (сотрудниками, подчиненными). Неформальный лидер – человек, не имеющий официальных полномочий и должности руководителя, но по причине стечения нескольких факторов (личные качества, модель поведения, опыт и др.) занимает в коллективе положение негласного лидера, «серого кардинала».

►Условия становления неформального лидерства. Появление неформального лидера может происходить по разным причинам. Его задача – успокоить коллектив, снять атмосферу напряженности и нервозности, устранить конфликты и наладить отношения между сотрудниками. Получая от коллектива признание и уважение, неформальный лидер берет на себя властные полномочия, выражающиеся в принятии важных решений и распоряжении коллективными ресурсами.

►Классификации стилей руководства К. Левина, решетка Р. Блейка и Д. Моутон, классификация П. Херси и К.Бланшара. Классификация стилей руководства по К. Левину (1936г.). 1. Авторитарный стиль. Характеризуется высокой централизацией руководства, доминированием единоначалия. 2. Демократический стиль. Характеризуется определенным распределением полномочий между руководителем и коллективом. Руководитель старается принимать решения, советуясь с подчиненными, особенно в сложных ситуациях. 3. Либеральный стиль (или стиль невмешательства). Характеризуется отсутствием активного участия руководителя в управлении коллективом, многие - даже важные дела - фактически могут решаться без его участия. Решетка Р. Блейка и Д. Моутон. Для определения типа менеджера провели ряд исследований и убедились, что вся их деятельность протекает в «силовом поле» между вектором «производства» (нацеленностью на создание товаров) и вектором «человека» (нацеленностью на гуманное отношение к людям). Код 9:1. Диктатор. Означает стиль управления, полностью ориентированный на производство и уделяющий мало внимания конкретным людям. Код 1:9 Демократ. Производительность труда у такого менеджера стоит на последнем месте. Код 5:5 Манипулятор. Характерная особенность менеджера данного типа - половинная заинтересованность и в производстве, и в людях. Склонность к манипулированию. Код 1:1 Пессимист. Это случайные люди в менеджменте или назначенные кем. Код 9:9 Организатор. Самый продуктивный тип, учитывающий нужды производства, а также потребности и интересы людей. Модель жизненного цикла П. Херси и К. Бланшара. В соответствии с этой моделью, применение стиля зависит от степени зрелости подчиненных, их способности отвечать за свое поведение, образования и опыта решения конкретных задач, желания достичь поставленных целей.

►Сравнительная характеристика лидера и руководителя. Лидерство и руководство – это два разных понятия. Руководство концентрирует внимание на том, чтобы люди делали вещи правильно, а лидерство – на том, чтобы люди делали правильные вещи. Для Лидера люди – это коллеги, а не подчиненные. Свое взаимодействие с ними он строит больше на фактах и в рамках конкретно установленных и всем известных целей, воодушевляет людей, привносит энтузиазм в работу. Лидер способен сам ставить коллективу достижимую цель. Руководитель имеет тенденцию занимать пассивную позицию по отношению к целям. Чаще всего он по необходимости ориентируется на кем-то установленные цели свыше и лично в них не заинтересован. Руководитель на первое место ставит порядок во взаимодействии с подчиненными. Эмоциональная составляющая отношений практически исключена. Подчиненные – это работники, выполняющие свои обязанности.