Формальные и неформальные организации, их характеристика

Человек нуждается в общении с себе подобными. Во многих случаях его контакты с другими людьми бывают незначительными и кратковременными. Однако если двое и более людей проводят достаточно много времени в общении друг с другом, они начинают психологически осознавать то, что о них думают, что от них ждут другие. Это заставляет людей некоторым образом менять свое поведение, подтверждая тем самым существование социальных взаимоотношений.

Социальная организация состоит из отдельных людей или групп, взаимодействующих между собой. Модели взаимодействия, которым следуют индивидуумы, являются преднамеренными. Однако создание организаций может происходить по заранее спланированной схеме или спонтанно. Исходя из этого, следует различать формальные и неформальные организации.

Формальные организации создает руководство, когда осуществляет разделение труда по горизонтали и по вертикали для организации производственного или торгового процесса. Их основными функциями являются выполнение конкретных задач и достижение определенных целей.

Эффективность деятельности формальных организаций зависит от размера и состава формальных групп, групповых норм, сплоченности людей, степени конфликтности, статуса и функциональных ролей членов групп. Эффективной считается та группа, размер которой соответствует ее задачам, и в составе которой находятся люди с непохожими чертами характера, при этом групповые нормы способствуют достижению целей организации и созданию духа коллективизма, преобладает здоровый уровень конфликтности, и имеющие высокий статус члены группы не доминируют.

Люди обычно знают, почему они вступают в формальные организации (достижение общих целей, вознаграждение, престиж и т.д.). У людей также имеются причины для вступления в неформальные группы, но они часто не осознают их.

Неформальные организации это спонтанно образованные группы людей, которые вступают в регулярное взаимодействие для достижения определенных целей. Как и у формальных организаций, эти цели являются причиной существования неформальных организаций. Причем в крупной организации существует не одна, а несколько неформальных организаций.

У неформальных организаций много общего с формальными, в которые они оказываются как бы вписанными. Они в некотором роде организованы также как и формальные организации, т.е. имеют иерархию и лидеров.

Лидеры неформальных организаций добиваются власти и применяют средства воздействия к членам группы также как и лидеры формальных организаций. Различие заключается в том, что лидеры формальных организаций имеют поддержку в виде делегированных им полномочий и действуют в рамках отведенной им конкретной функциональной области. Опорой неформальных лидеров является признание их группами. В своих действиях они делают ставку на людей и их взаимоотношения. Неформальный лидер выполняет две основные функции: помощь группе в достижении целей и поддержку ее существования, а также социальное воздействие. Иногда эти функции выполняют разные люди – два лидера.

В неформальных организациях также имеются правила или нормы поведения, но неписаные. Однако, если формальная организация, ее структура и тип строятся руководством сознательно, по заранее продуманному правилу, то структура и тип неформальной организации возникают в результате социального взаимодействия.

Существует несколько причин вступления людей в неформальные организации:

потребность в чувстве принадлежности в данной организации;

помощь, которую получают работники от неформальных организаций и которую они не получают от непосредственных руководителей – менеджеров;

защита прав работников;

потребность людей в общении (недостаток в информировании, преднамеренное скрытие информации со стороны руководителей);

взаимные симпатии людей.

Таким образом, люди вступают в группы, чтобы обрести принадлежность, помощь, защиту и общение.

Неформальные организации создают ряд проблем: снижение эффективности деятельности предприятия; распространение ложных слухов; сопротивление прогрессивным переменам. В то же время, если групповые нормы превосходят официально установленные, неформальные организации могут принести пользу (преданность предприятию, высокий дух коллективизма и более высокая производительность труда).

Процесс развития неформальных организаций и причины, по которым люди в них вступают, способствуют образованию у этих организаций свойств, которые делают их одновременно и похожими, и непохожими на формальные организации. Важно, чтобы руководители понимали, что неформальные группы взаимодействуют с формальными.

Одной из самых больших трудностей, мешающих эффективному управлению неформальными группами, является изначально невысокое мнение менеджеров о них. Некоторые руководители считают, что само возникновение неформальной организации – результат неэффективного управления. Но это не так. Неформальные группы есть в любой организации. Это так же естественно, как и желание друзей дружить, общаться, взаимодействовать.

На эффективность формальной организации оказывают сильное влияние следующие характеристики неформальных организаций:

социальный контроль – установление и укрепление норм – групповых эталонов приемлемого и неприемлемого поведения (одежда, приемлемые виды работы, поведение). Социальный контроль, осуществляемый неформальной организацией, может оказывать влияние и направить к достижению целей формальной организации. Он может также повлиять на мнение о руководителях и справедливости их решений;

сопротивление переменам – будет возникать всякий раз, когда члены группы будут усматривать в переменах угрозу дальнейшему существованию своей группы как таковой, их общему опыту, удовлетворению социальных нужд, общим интересам или положительным эмоциям. Руководство может ослабить это сопротивление, разрешая и поощряя подчиненных участвовать в принятии решений;

неформальные лидеры имеют две первостепенные функции: помогать группе в достижении ее целей и поддерживать и укреплять ее существование. Иногда эти функции выполняются разными людьми.

Некоторые неформальные группы могут вести себя непродуктивно (распространять ложные слухи, сдерживать необходимую модернизацию производства и т.д.). Поэтому одна из самых больших и распространенных трудностей, мешающая эффективному управлению неформальными группами – это изначально невысокое мнение о них руководителей. Не находя способов эффективного взаимодействия с неформальными организациями, или пытаясь подавить их, руководители часто упускают потенциальные выгоды. В любом случае, независимо от того, является ли неформальная организация вредной или полезной, она существует, и с ней нужно считаться. Даже если руководство и разрушит какую-то группу, на ее месте обязательно возникает другая, у которой, возможно, сложится заведомо отрицательное отношение к руководству.

Неформальная организация может помочь формальной организации в достижении ее целей. Для этого руководителям необходимо:

1. Признать существование неформальной организации, работать с ней и не угрожать ее существованию;

2. Выслушивать мнения членов и лидеров неформальных групп. Знать, кто является лидером неформальной группы, и работать с ним, поощряя тех, кто не мешает, а способствует достижению целей организации;

3. Перед тем, как предпринять какие-либо действия, необходимо просчитать их возможное отрицательное воздействие на неформальную организацию;

4. Разрешить неформальной группе участвовать в принятии решений, чтобы ослабить сопротивление переменам с ее стороны;

5. Быстро выдавать точную информацию, тем самым препятствовать распространению слухов.

Коллектив для менеджера – это главная опора, поэтому нормальная организация работы коллектива является его актуальной задачей. В соответствии с теорией системного подхода организацию работы коллектива можно считать удовлетворительной, если ее результат больше суммы результатов членов коллектива.

Для создания работоспособного, организованного формального коллектива с нормальным морально-психологическим климатом следует проводить социологические и психологические исследования.

Существенное значение для деятельности предприятия имеют полномочия трудовых коллективов, которые определены КЗоТом РФ. Их перечень дифференцируется на две группы в зависимости от формы собственности предприятия.