double arrow

Основные принципы работы с документами. Документооборот


Организация работы с документами –это организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности предприятия.

Совершенство организации работы с документами определяется:

- оперативностью перемещения документов внутри организации;

- качеством и своевременностью исполнения документов;

- эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией.

Для достижения наименьших затрат труда и оперативности при работе с документами необходимо тщательно продумать схему организации их движения от момента создания до момента окончания работы с ними. Это движение называется документооборотом.

Понятие «документооборот» и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е годы. П.М. Керженцев в 1922 г. писал: «Бумага должна совершать свой кругооборот с максимальной скоростью и с минимальной затратой труда и времени».[6]

Документооборот –движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Документооборот осуществляется в виде различных потоков документов между структурными подразделениями, работниками предприятия. Объем документооборота зависит от значимости организации, ее функций и уровня решаемых задач и связей с внешними организациями.

В документационном обеспечении существуют три группы документов:

- входящие (поступающие в организацию документы);

- исходящие (отправляемые из организации документы);

- внутренние (документы, составленные в организации и используемые во внутреннем управленческом процессе).

Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения.

Входящие документы проходят на начальном этапе первичную обработку и предварительное рассмотрение службой делопроизводства.

Исходящие и внутренние документы проходят на начальном этапе следующие операции: составление проекта документа исполнителем; проверка правильности оформления проекта документа; согласование проекта документа.

Общими для всех групп являются следующие операции;

- рассмотрение документов руководителем (подписание - для исходящих и внутренних документов, резолюция – для входящих документов);

- регистрация документов;

- передача документов исполнителям;

- контроль исполнения документов;

- исполнение документов;

- подшивка исполненных документов в дела;

использование документов в информационно-справочных целях;

- подготовка к передаче и передача в архив (или уничтожение документов, не имеющих научно-исторической ценности и практического значения).

Основными принципами работы с документами являются:

- единый порядок составления (оформления) документов и работы с ними;




- четкое распределение функций и обязанностей между работниками предприятия, исключающее дублирование документных операций;

- современное техническое оснащение делопроизводства (ПК, офисные программы, факсы, ксероксы, сканеры, электронная почта, средства малой оргтехники);

- целесообразность всех делопроизводственных операций (каждая работа с документами должна быть необходима для деятельности предприятия, оправдана конкретной целью);

- умелое сочетание документационного обеспечения управления с бездокументным (составление документов только в том случае, когда это необходимо или установлено нормативными актами).

Заказать ✍️ написание учебной работы
Поможем с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой

Поможем в написании
> Курсовые, контрольные, дипломные и другие работы со скидкой до 25%
3 569 лучших специалисов, готовы оказать помощь 24/7