Правила встреч делегаций

Итак, деловые переговоры начинаются с того момента, когда одна из сторон выступила с предложением обговорить детали и условия сотрудничества. Когда вторая сторона принимает такое предложение, наступает один из важных моментов – подготовка к переговорам. Оттого насколько тщательно будут подготовлены переговоры, зависит не только их конечный результат, но и сам процесс их проведения.

Подготовка к переговорам включает в себя два основных этапа: решение организационных проблем и проработку самого процесса переговоров. К организационным вопросам относятся следующие: повестка дня, дата, время начала переговоров, количество переговорных раундов, регламент переговоров, место проведения переговоров, состав участников и их полномочия.

Программа переговоров должна быть четкой, ясной и по возможности детальной. За составление такой программы, как правило, отвечает лицо, ответственное за прием делегации, и утверждается руководством компании. Программа включает в себя следующие пункты:

- встреча и проводы делегации

- размещение в гостинице

- питание, транфер, культурная программа

- деловая часть

- состав участников переговоров с обеих сторон

- ответственные за проведение мероприятия

Разработанную программу необходимо согласовать с приезжающей стороной, немаловажным моментом в этом процессе является уточнение и согласование вопросов:

кто будет вести протокол переговоров

с чьей стороны будет предоставлен переводчик

При разработке программы следует учесть, что во время пребывания делегации принято организовывать и неформальные встречи как принимающей, так и приглашенной стороной, несмотря на то, что визит носит деловой характер. Для этого необходимо запланировать один свободный день.

По правилам делового этикета, число членов переговорной группы не должно значительно превышать число зарубежной делегации. Если в состав группы со стороны зарубежной компании входит 5 человека, то с вашей стороны целесообразно включить не более 3-4, например, руководитель компании, переводчик, коммерческий директор, секретарь, который будет вести протокол переговоров. Будьте внимательны: если в состав делегации приглашенной стороны входит женщина, то обязательно включение женщины и в состав принимающей стороны.

Есть отличия в работе с зарубежными партерами? Конечно, имеется много нюансов. Так, одним из самых главных правил при работе с иностранной делегацией является следующее: ранг и должность главы встречающей делегации должны соответствовать рангу и должности главы прибывающей делегации. Соответственно, если приезжает руководитель зарубежной компании, то и встречать его должен руководитель вашей компании. Для встречи, как правило, прибывает глава принимающей делегации в сопровождении 2-3 человек. Если гость будет вместе с супругой, то его следует встречать главе делегации со своей супругой.

Если переговоры будет вести не руководитель компании, а его заместитель, то целесообразно предусмотреть в программе короткую встречу приехавших партнеров с руководителем компании, и лучше это сделать в начале переговорного процесса.

Высшим знаком внимания для приглашенной стороны является встреча у трапа самолета, но если у вас нет такой возможности, то можно ограничиться встречей в зале прилета.

Первым при встрече представляется глава принимающей стороны. В случае приезда с ним супруги, он представляет и ее.

Вторым представляется глава приглашенной стороны и, соответственно, представляет свою супругу.

После знакомства глав делегаций и их супруг идет представление сотрудников – членов делегации по рангам. Сначала это делает встречающая сторона, затем прибывшая. Если среди встречающих есть женщины, то вначале представляют их, по рангам, затем мужчин. Стоит знать, что обмен карточками в аэропорту или на вокзале обычно не практикуется, обмен визитными карточками происходит в начале процесса деловых переговоров

При встрече делегации в аэропорту или на вокзале глава принимающей стороны должен вручить цветы всем без исключения женщинам, входящим в состав делегации. Поэтому следует всегда уточнять, какое количество женщин будет входить в состав приезжающей делегации, чтоб в ходе встречи не возникло казусной ситуации: когда одним женщинам вручать цветы, а остальным – нет.

Вне зависимости от времени прибытия делегацию желательно сразу же из аэропорта или с вокзала отвезти в гостиницу.

Подготовка к процессу переговоров

Разумеется, что самый важный этап организации переговоров – это собственно подготовка самих переговоров. Во-первых, для организации встречи необходимо точно знать должности и ранг приезжающих. Незнание этого может привести к занижению статуса самих переговоров, что неблагоприятно повлияет на их ход. Подобное недоразумение может даже привести к отказу от заключения торговой сделки.

Во-вторых, необходимо учитывать, что зарубежные делегации приезжают на сравнительно непродолжительный срок – не более пяти рабочих дней, поэтому следует провести деловые встречи в интенсивном режиме. Это будет полезно как для зарубежных партнеров, так и для российской стороны.

Наилучшим временем начала переговоров считается время с 10.00 до 12.30 и с 15.00 до 18.00. Если назначить встречу позднее 12.30, то это может быть расценено как приглашение по окончании переговоров на обед, а позднее 18.00 – на ужин.

Помните, что принимающая сторона должна быть в сборе за 5-7 минут до начала запланированного времени переговоров.

Процесс переговоров включает в себя три обязательных этапа.

Официальное представление присутствующих и обмен визитными карточками.

Ознакомление гостей с программой их пребывания. На этом этапе происходит обмен мнениями и пожеланиями, и окончательно согласуется программа пребывания.

Переговоры. Целесообразно дополнительно предоставить гостям программу переговоров, которая предварительно была направлена и согласована с деловым партнером.

Оптимальное время проведения одного раунда переговоров – не более 3 часов.

За 10-15 минут до окончания заседания производится оперативное уточнение графика работы и подводятся предварительны итоги работы, после чего объявляется перерыв (кокус). После перерыва заседание возобновляется, и полномочия председательствующего руководителя одной стороны передаются руководителю другой стороны. Перерывы между заседаниями, как правило, используются для подготовки необходимых документов.

По окончании процесса переговоров делегации фотографируются, обмениваются подарками и дают интервью представителям СМИ, после чего обычно принимают участие в торжественно приеме.

38. Правила слушания.

Существуют правила слушания:

1. Будьте любезны: перестаньте говорить. Вы просто не можете слушать, когда говорите сами.

2. Оставьте в покое говорящего. Помогите ему почувствовать, что он свободен в разговоре.

3. Покажите человеку, что Вы хотите слушать его. Смотрите и действуйте с интересом. Слушайте, чтобы понять, а не возразить.

4. Устраните все моменты, которые Вас отвлекают. Не надо машинально рисовать, постукивать или перебирать бумаги.

5. Сопереживайте говорящему. Поставьте себя на его место, тогда Вы поймете его точку зрения.

6. Будьте терпеливы. Уделите человеку достаточно времени. Не перебивайте его. Не направляйтесь к двери, не отходите в сторону.

7. В неприятной для Вас ситуации - владейте собой. Рассерженный человек неправильно воспринимает значение слов.

8. Полегче с аргументами и критикой, которые могут заставить человека занять оборонительную позицию. Он может оборвать разговор и разозлиться. Не спорьте: Вы в проигрыше, даже если побеждаете.

9. Задавайте вопросы. Это поддерживает разговор и показывает, что Вы слушаете.

Соблюдая правила слушания, Вы позволяете развиваться теме дальше.

Итак прекращаем говорить. Это правило и первое, и последнее, поскольку от него зависят все остальные заповеди. Вы просто не в состоянии хорошо заняться слушанием, пока говорите сами.

39. Спор: характеристика, правила и разновидности спора.

Каждый деловой человек должен уметь обсуждать жизненно важные для своего дела проблемы, доказывать и убеждать, аргументированно отстаивать свою точку зрения и опровергать мнения своих оппонентов (имеющих другую точку зрения).

Спор — это вид деловой коммуникации, широко применяемый, если необходимо обсудить разногласия, если нет единого мнения по обсуждаемому вопросу.

Правила ведения спора следует знать и применять на практике:

- можно обсуждать только такой вопрос, в котором хорошо разбираются обе стороны. Предмет спора не должен быть слишком близким сторонам (так как затрагивает их интересы) или слишком далеким для них (это нелепо, потому что о нем трудно судить);

- важно четко придерживаться обсуждаемого вопроса, не уходить от предмета обсуждения, и спор должен строиться вокруг главного, а не малозначимых деталей;

- нельзя применять в споре психологическое давление, переходить на «личности» и т.п.;

- необходимо занять определенную позицию и быть принципиальным, но не упрямым;

- нужно соблюдать этику ведения спора: быть спокойным, выдержанным, доброжелательным.

Тактика спора сводится к следующему:

- аргументы располагаются от сильного к слабому: вначале используются сильные аргументы, а затем — более слабые. Сильный аргумент тот, который быстрее всего убедит оппонента в вашей правоте, а такой аргумент непременно затрагивает его чувства и интересы;

- разоблачаются возможные доводы оппонента, опровергаются его аргументы;

- очень эффектный прием — опровержение второстепенных аргументов оппонента.

В споре необходимо избегать некорректные приемы и уловки, противоречащие принципам деловой этики:

- умолчание — выступающий не касается главных проблем, умалчивает о них, но при этом раздувает малозначащие вопросы;

- использование ложных, недоказанных аргументов;

- навешивание ярлыков на тех, кто высказывает свою точку зрения в с поре (типа: «Да что он может знать, он же невежда!»);

- ссылка на авторитеты;

- заведомое несогласие;

- высокомерный ответ;

- отсечение оппонента от предмета спора;

- довод и сразу же комплимент в адрес оппонента;

- аргументы, взывающие к физической силе, невежеству, жалости, выгоде, здравому смыслу.

40. Культура ведения телефонных разговоров.

Современную деловую жизнь невозможно представить без телефона, благодаря которому значительно повышается оперативность решения множества вопросов и проблем, отпадает необходимость посылать письма, телеграммы или совершать поездки в другое учреждение, город для выяснения обстоятельств какого-либо дела. По телефону можно сделать очень многое: провести переговоры, отдать распоряжения, изложить просьбу и т. д. Очень часто первым шагом на пути к заключению сделки становится телефонный разговор.