Упражнение 31 столбцу

В этом упражнении мы рассмотрим, как работают обе команды филь­трации.

1. Создайте новый лист Excel. Для того чтобы посмотреть, как рабо­тает фильтр, на лист нужно поместить данные. Получите их из уже известного вам источника: выберите команду Данные ► Внешние данные ► Создать запрос и создайте запрос к базе данных MS Acess Northwind.mdb. Откройте для запроса таблицу OrderDetails, выбери­те в запрос все поля, не устанавливайте правила отбора и сорти­ровки, а просто ведите данные в Excel.

2. Начните с команды Данные ► Фильтр ► Автофильтр. В случае, когда вы выделяете тот или иной столбец данных, фильтр будет назна­чен только для этого столбца. Если вы не выделили ни одного столб­ца, то при выполнении этой команды фильтр будет назначен для всех столбцов, содержащих данные в таблице. Установите фильтр для всех столбцов таблицы с данными. После этого в первых ячей­ках столбцов (при импорте данных из базы данных там размеща­ются имена полей) появятся раскрывающиеся списки (рис. 10.9). В каждый список входят все значения, которые в качестве данных присутствуют в ячейках данного столбца, а также три дополнитель­ных пункта: (Все), (Первые 10...) и (Условие...).

Рис. 10.9. Раскрывающиеся списки фильтров

3. Если выбрать одно из значений в списке, то под действия фильтра подпадают только те записи, в которых в данном поле присутству­ет это и только это значение. Например, если вы выберете в столбце OrderlD значение 10937, вы увидите, что по счету с таким номером было закуплено два вида продуктов и этому номеру соответствуют две записи в таблице (рис. 10.10).

Рис. 10.10. Отфильтрованные записи

4. Выбор пункта (Все) позволяет снять фильтр по данному столбцу и вновь вывести все значения. Пункт (Первые 10...) выводит пер­вые десять записей в таблице, отфильтрованные по первым десяти значениям соответствующего поля. Наиболее интересен функци­онально пункт (Условие...). После выбора этого пункта на экран вы­водится окно задания пользовательского фильтра (рис. 10.11). Для текущего поля можно установить два условия, связанные между собой операциями И либо ИЛИ. Кроме того, вы можете приме­нять знаки подстановки * и? в задании условия.

5. Установите для поля OrderlD условия больше 11074, или, меньше 10250. Затем для поля Discount установите условие не равно 0. Таким об­разом, можно осуществлять наложение условий по нескольким столбцам. Выберите для столбцов OrderlD и Discount пункт (Все). Таблица вернется к исходному состоянию.

Рис. 10.11. Настройка пользовательского фильтра

6. Применение команды Расширенный фильтр также рассмотрим на примере. Для того чтобы применить эту команду, нужно сначала создать диапазон условий. Для этого скопируйте заголовки су­ществующих данных на новое место (диапазон А1...Е1 скопируйте в диапазон G1...K1). Теперь задайте условие, для начала — одно. Вве­дите в ячейку G2 (под заголовком OrderlD) выражение <10251.

ВНИМАНИЕ -----------------------------------------------------------------------------------

Для применения расширенного фильтра в заголовки диапазона задания условий нужно обязательно помещать существующие названия отбираемых по условию полей.

7. Выберите команду Да иные ► Фильтр ► Расширенный фильтр. На экран будет выведено окно настройки расширенного фильтра (рис. 10.12).

Рис. 10.12. Настройка расширенного фильтра

8. В группе Обработка оставьте установленным переключатель филь­тровать список на месте, в качестве исходного диапазона задайте столбцы от А до Б (это, как обычно, можно сделать, вводя значения вручную или воспользовавшись кнопкой), в качестве диапа­зона условий задайте диапазон G1...K2. Щелкните на кнопке ОК. Имеющийся список будет отфильтрован. Для того чтобы снять фильтр и снова увидеть все записи, выберите команду Данные ► Фильтр ► Отобразить все.

9. Теперь займемся копированием данных, отобранных при помо­щи фильтра, в новое место. Выберите команду Данные ► Фильтр ► Расширенный фильтр и в группе Обработка открывшегося окна на­стройки расширенного фильтра установите переключатель ско­пировать результат в другое место. При этом становится доступным поле Поместить результат в диапазон. Введите в это поле значение $G$4: $К$4, в поле диапазона условий введите значение G1: К2 и щел­кните на кнопке ОК. Отфильтрованные данные будут помещены в указанный вами диапазон (рис. 10.13). Обратите внимание на то, что если в качестве диапазона данных указать меньшее количе­ство столбцов, то «лишние» столбцы просто будут отброшены и не войдут в конечный результат.

Рис. 10.13. Копирование отфильтрованных данных

10. Введите в ячейку G3 значение 10256, а в ячейку КЗ значение <0,15. Удалите все значения в диапазоне G4...K15, подготовив место для выполнения нового запроса. Выберите команду Данные ► Фильтр ► Расширенный фильтр и в группе Обработка открывшегося окна на­стройки расширенного фильтра установите переключатель ско­пировать результат в другое место. Введите в поле Поместить результат в диапазон значение $G$4: $K$4, в поле диапазона условий помести­те значение G1: КЗ и щелкните на кнопке ОК. Отфильтрованные дан­ные будут помещены в указанный вами диапазон (рис. 10.14).

Результаты выполнения фильтрации говорят нам, что значения рас­ширенного фильтра в одном и том же столбце объединяются операто­ром ИЛИ, а в разных столбцах — оператором И.

Рис. 10.14. Новое копирование отфильтрованных данных

Формы

Команда Данные ► Форма выводит на экран форму для работы с дан­ными. Для того чтобы эта команда была корректно выполнена, нужно перед ее выполнением выделить диапазон данных, в который должны войти заголовки столбцов. В принципе, форма — всего лишь более удобный способ редактирования и представления записей, особенно в том случае, когда полей в таблице много и они содержат большое количество данных.