Управление закупками

Термины «закупки» и «снабжение» часто используют

как синонимы, хотя они различаются по областям приме-

нения. Мы будем говорить именно о закупках. В услови-

ях рыночной экономики организация закупочной работы

в Российской Федерации претерпела коренные изменения.

На смену фондовому распределению товаров при плановой

централизованной системе управления экономикой, систе-

ме централизованного прикрепления покупателей к по-

ставщикам, твердых государственных цен, неравенства хо-

зяйствующих субъектов, жесткой регламентации поставок

товаров, отсутствия самостоятельности, инициативы, пред-

приимчивости коммерческих работников пришла эпоха

свободных рыночных отношений. Эта ситуация характери-

зуется: свободой выбора партнера, контрагента по закупке

товаров; множественностью источников закупки (постав-

щиков); равноправием партнеров; возросшей ролью дого-

воров, контрактов на поставку товаров; саморегулировани-

ем процессов поставки товаров; свободой ценообразования;

конкуренцией поставщиков и покупателей; экономической

ответственностью сторон; инициативой, самостоятельно-

стью и предприимчивостью продавца и покупателя.

Стратегия закупочной деятельности производственной

фирмы базируется на принципах логистики с учетом харак-

тера хозяйственных связей, которые определяют ситуацию

совершения закупок материально-технических ресурсов,

Известны следующие основные виды ситуаций совершения

закупок: повторяющаяся и новая. При этом повторяющая-

ся (повторная) покупка может быть как неизменной, так

и предусматривать определенные изменения.

Повторяющаяся (обычная) покупка без изменений

предполагает повторение ранее принятых решений по при-

обретению ресурсов как в части самого предмета обмена,

т.е. ресурсов, так и в части содержания и организации про-

цесса закупки и воспроизводит сложившиеся отношения

72. Управление закупками

с ранее избранными поставщиками (изготовителями). Этот

иид закупки не требует дополнительной организации дея-

кѵіьности службы материально-технического обеспечения

производственного предприятия: изменения структуры,

численности и квалификации персонала обеспечения и сло-

жившегося распределения функциональных обязанностей,

о тветственности и взаимоотношений в процессе деятельно-

(' ги по обеспечению фирмы ресурсами.

Новая покупка связана с принципиальными измене-

ниями как в области самого предмета закупки (ресурса),

гак и в области организации коммерческой деятельности

по обеспечению предприятия. Содержание этих измене-

ний обусловливается как изменениями стратегии и поли-

гики предприятия в целом, так и изменениями в области

его коммерческой деятельности по сбыту и, соответственно,

в производственно-технологической деятельности.

Повторяющаяся покупка с изменениями является неким

промежуточным видом, не связанным с принципиальными

изменениями, но, тем не менее, предусматривающим тако-

вые как в части предмета покупки, так и в части соответ-

ствующей организации самого процесса. Изменения могут

касаться:

— технических, эксплуатационных и других характери-

стик ресурсов;

— структуры ресурсов;

- цен;

— условий покупки, поставок и платежа;

— структуры и состава поставщиков;

— объемов заказов и ритмичности обеспечения и др.

Основные факторы, определяющие решения о закупке

ресурсов производственного предприятия, представляют-

ся тремя основными группами: ресурсными, закупочными

и поставщика.

Ресурсные факторы представляются, прежде всего,

производственно-технологическими, техническими, эксплуа-

тационными и другими характеристиками ресурсов, а также

их ценами (ценовыми пределами, соотношениями и услови-

ями). К этой группе факторов следует отнести такую важную

для промышленной среды составляющую, как содержание

и условия пред- и послепродажного обслуживания.

Закупочные факторы представляются условиями и на-

дежностью, ритмичностью и временем поставок, объемами

(размерами) заказа, условиями платежа и др.

Глава 7. Функциональные области логистики

Факторы поставщика представляются его конкуренто-

способностью — конкурентным потенциалом в целом и его

отдельными составляющими, а также организационно-

правовым статусом поставщика.

Процесс приобретения (покупки) материально-техни-

ческих ресурсов — товаров производственного назначения

представляется следующей принципиальной последова-

тельностью:

1) выявление, осознание, определение, анализ и форму-

лирование потребности в ресурсах;

2) определение состава, структуры, объемов, свойств

и характеристик требуемых ресурсов, оценка уровня их эф-

фективности (продуктивности) и конкурентоспособности;

3) определение источников покрытия потребности

в материально-технических ресурсах и поиск, изучение

и сравнительный анализ поставщиков ресурсов;

4) формирование портфеля, рассмотрение и анализ пред-

ложений поставщиков, участие в презентациях и демон-

страциях и проведение предварительных деловых встреч

и переговоров с поставщиками;

5) сравнительный анализ и оценка предлагаемых ресур-

сов (ресурсных факторов), условий закупки (закупочных

факторов) и поставщиков (факторов конкурентоспособно-

сти и в целом конкурентных потенциалов поставщиков);

6) принятие решений о структуре и объемах приобретае-

мых ресурсов, условиях их закупки, структуре поставщи-

ков, содержании и форме хозяйственных связей с постав-

щиками;

7) формирование заказов, заключение сделок и оформле-

ние контрактов (договоров) о покупке (поставке) ресурсов.

Первый этап процесса приобретения ресурсов направ-

лен на формулирование потребности в ресурсах и опреде-

ление ее уровня. Потребность может быть сформулирована

и определена как прежняя (с выявлением претензий к ее

удовлетворению), как совершенно новая и, наконец, как мо-

дифицированная. Квалификация уровня потребности опре-

деляет, в свою очередь, вид последующей закупки, плани-

рование и организацию закупочной деятельности фирмы.

Второй этап предусматривает решение соответствую-

щего комплекса задач на основе оценки общей полезно-

сти (продуктивности, ценности) ресурсов и соотношения

этой оценки с соответствующими издержками в процессе

функционально-стоимостного анализа. В результате по-

7.2. Управление закупками

добіюго анализа покупка, предполагаемая на предыдущем

.»і;иіе как обычная, может трансформироваться в покуп-

ку с определенными изменениями или даже в новую по-

купку.

Третий этап предусматривает в итоге (в части ресурсов,

приобретаемых со стороны) формирование списка (портфе-

ми) так называемых квалифицированных (потенциальных)

поставщиков (производителей, посредников) на основе

изучения, анализа и оценки следующих, характеризующих

их факторов:

— предлагаемых ресурсов;

— организации (системы и каналов) и условий сбыта;

— содержания и организации послепродажного обслу-

живания;

— уровня конкурентоспособности и производственного,

ресурсного (финансового и др.) и в целом конкурентного

потенциалов;

— надежности хозяйственных связей и репутации в де-

./ювых кругах;

— оценки результатов деятельности за прошлый период.

Четвертый этап предусматривает формирование порт-

феля квалифицированных предложений — предложений

квалифицированных поставщиков на конкурентной основе,

с акцентом на прогрессивных изменениях в их содержании

и структуре.

Сравнительный анализ, проводимый на пятом этапе,

предусматривает в итоге факторную оценку квалифициро-

ванных предложений.

Принимаемые на шестом этапе решения о структуре

и объемах приобретаемых ресурсов, условиях их закуп-

ки, структуре поставщиков, содержании и форме хозяй-

ственных связей и деловых отношений с ними на предмет

приобретения (закупки) ресурсов являются результатом

интегральной оценки и выбора на ее основе квалифициро-

ванных поставщиков.

Седьмой, заключительный, этап предусматривает доку-

ментальное и юридическое оформление содержания и про-

цедуры приобретения и поставки ресурсов в адрес произ-

водственного предприятия.

Представленная процедура носит, как уже отмечалось,

принципиальный характер и в этом смысле является об-

щей. Процессу планирования в целом также свойственен

итеративный и альтернативный характер.

Глава 7. Функциональные области логистики

Процесс закупки материально-технических ресурсов

в промышленной среде отличает целый ряд особенностей,

обусловленных следующими группами факторов:

— факторами и особенностями спроса на материально-

технические ресурсы (товары производственного назна-

чения);

— факторами и особенностями промышленного покупа-

теля (производственного предприятия);

— факторами и особенностями материально-техни-

ческого ресурса (товара производственно-технического на-

значения).

Спрос на материально-технические ресурсы отличает:

— производный характер;

— высокая чувствительность к изменениям в конечном

спросе (спросе на конечную продукцию);

— низкая эластичность по цене (в первую очередь

и главным образом для точно специфицированных ресур-

сов, наиболее специализированных и развитых, трудноза-

менимых).

Сложная структура спроса на материально-технические

ресурсы характерна для производственного предприятия

даже как для отдельного покупателя на рынке товаров про-

изводственного назначения. Она обусловливается, прежде

всего, его производным характером, который в конечном ито-

ге проявляется в зависимости от спроса на потребительские

товары, от организации всей системы создания товара произ-

водственного предприятия, от организации цепочки создания

товара как последовательности функциональной деятельно-

сти самого предприятия и, наконец, от организации непо-

средственно производственно-технологического процесса из-

готовления товара. Таким образом, вертикальное измерение

такой интеграции характеризуется структурой ее основных

субъектов и их спросом. Горизонтальное измерение харак-

теризуется структурой спроса собственно самого производ-

ственного предприятия — структурой, прежде всего, потреб-

ных для его деятельности ресурсов. Сложность структуры

спроса на товар производственного назначения и требования

к ним возрастают, соответственно, по мере их приближения

в общей системе создания ценности к конечному спросу.

Производственную фирму как промышленного покупа-

теля отличают:

— производный (от последующего потребления) харак-

тер спроса;

12. Управление закупками

- корпоративный характер спроса;

- профессиональный уровень спроса и компетентности

піоциалистов, осуществляющих закупки.

Материально-технические ресурсы (товары производ-

п пенного назначения) отличают:

~ точная спецификация, устанавливаемая покупателем

как обязательное условие (особенно для развитых и спе-

циализированных ресурсов);

— стратегическая значимость, определяемая условиями

и результатами последующего производственного потре-

бления;

— альтернативный характер использования (особенно

на начальных уровнях вертикальной интеграции, прежде

исего для основных и общих ресурсов).

Наконец, перечисленные особенности следует допол-

нить особенностью характера сделки в промышленной сре-

де по поводу закупки материально-технических ресурсов:

характер сделки долговременный, не сводящийся только

к акту покупки, обусловленный процессом производствен-

ного использования и обслуживания ресурсов и оценкой их

продуктивности во всей системе создания товара.

Корпоративная природа и профессиональный уровень

покупателей материально-технических ресурсов обуслов-

ливают, в свою очередь, следующие особенности, опреде-

ляющие организацию деятельности по закупке:

— покупатель, как правило, не единственное лицо,

а определенная совокупность специалистов со своими

функциями, правами, ответственностью и взаимосвязями;

~ покупатель неоднороден: содержание деятельности

отдельных специалистов, их квалификация, уровень компе-

тентности, заинтересованности, мотивация и т.д. различны;

— покупатель, несмотря на профессионализм, в силу че-

ловеческой природы каждого из специалистов подвержен

психологическому влиянию.

Совокупность основных факторов влияния на покупате-

лей представляется следующими группами факторов:

— внешних (факторов окружающей среды);

— внутренних (организационных факторов предпри-

ятия: стратегией, целями, политикой, организационной

структурой, управлением и др.);

— межличностных (статусом, функциями и полномочи-

ями, степенью объективности позиции и оценки, аргумен-

тированностью и др.);

Глава 7. Функциональные области логистики

— индивидуальных (факторов отдельного специалиста:

возрастом и опытом, образованием, должностью и служеб-

ным положениям, квалификацией, уровнем доходов, лич-

ностными качествами, возможностью риска и др.).

Покупатель материально-технических ресурсов пред-

ставляется, таким образом, неким организационным обра-

зованием (центром или группой закупки) отдельных лиц,

специалистов, объединенных общей целью и наделенных

определенными функциями для решения соответствую-

щих задач. Орган закупки характеризуется определенной

организацией (структурой функций, коммуникаций и взаи-

модействия), управлением и определенными общими цен-

ностями и нормами, координирующими их деятельность

и поведение.

Состав организационного образования по закупке ресур-

сов производственной фирмы в общем случае предусматри-

вает наличие следующих лиц (ролей):

— пользователей;

— консультантов и экспертов;

— технических специалистов;

— функциональных работников и менеджеров;

— лиц, принимающих решения (руководителей);

— коммерческих работников (снабженцев, агентов и др.).

Организация (распределение функций, ролей и взаимо-

действие между отдельными субъектами) такого коллек-

тивного органа в процессе покупки ресурсов может быть

представлена типовой (модифицированной) моделью —

функциональной (ролевой) матричной моделью коллек-

тивной покупки ресурсов производственным предприяти-

ем. Функциональная модель организации процесса закупки

ресурсов производственного предприятия представлена

в табл. 7.1, в которой звездочками обозначена степень зна-

чимости этапов закупки на основе трехбалльной системы

(экспертная оценка).

Пользователи — лица, использующие те или иные свойства

ресурса в своей функциональной деятельности. Их структ)фа

и степень з�астия в общем процессе определяются структу-

рой, характеристиками и свойствами самих ресурсов.

Консультанты — лица, дающие квалифицированные ре-

комендации и оказывающие влияние на подготовку и вы-

бор решений по различным вопросам функциональной дея-

тельности, связанной с закупкой материально-технических

ресурсов.

72. Управление закупками

Таблица 7.1

Функциональная модель организации процесса

закупки ресурсов

Этапы процесса закупки зова- тели Этапы процесса закупки Состав центра закупки поль- кон- суль- танты техни- ческие специа- листы функ- циональ- ные ра- ботники и менед- жеры лица, прини- мающие реше- ния ком- мерче- ские работ- ники 1. Форми- рование потребности и ресурсах   *         2. Определе- ние структу- ры и харак- геристик ресурсов   **         3. Поиск и анализ по- ставщиков   *   *   9|е«9ІС 4. Анализ предложе- ний постав- щиков * * * * ** ** 5. Оценка и выбор по- ставщиков   *         6. Принятие решений 0 структуре, объемах и условиях закупки             7. Форми- рование заказов, заключение и оформле- ние кон- трактов           ***

Глава 7. Функциональные области логистики

Технические специалисты — лица, принимающие участие

и оказывающие влияние на подготовку и принятие решений

в части, главным образом, технических (конструкторских

и технологических) требований, предъявляемых к приоб-

ретаемым ресурсам.

Функциональные работники и менеджеры играют роль

своего рода фильтров как в части организации и коорди-

нации функциональной деятельности и взаимоотношений

в процессе закупки ресурсов между отдельными группами

субъектов, так и между ними и поставщиками, оказываю-

щих в основном косвенное, информационного характера,

влияние на процесс закупки.

ЛицПу принимающие решения, обладают не только реаль-

ной, но и формальной властью и ответственностью принятия

окончательных решений по закупке ресурсов предприятием.

Применительно к закупке особо важных и ценных ресурсов

это право остается за высшим руководством фирмы.

Коммерческие работники (собственно покупатели) об-

ладают реальными и фактическими полномочиями и ответ-

ственностью подготовки, принятия и реализации решений

о закупке ресурсов в соответствии с распределенными функ-

циональными обязанностями и основными стадиями соб-

ственно коммерческой деятельности по закупке ресурсов.

Значимость отдельных этапов процесса закупки, в зави-

симости от ее вида, отражена в модели организации про-

цесса закупки производственной фирмы, представленной

на рис. 7.3. Модель отражает относительную важность от-

дельных этапов процесса для каждой из известных ситуа-

ций покупки ресурсов в промышленной среде.

В относительно простой ситуации обычной покупки без

изменений наиболее значимым является этап оценки соот-

ветствующих решений и результатов закупки. В этой си-

туации особенно важна оценка традиционных поставщиков

ресурсов.

В ситуации новой покупки существенную роль играют

все стадии, начиная с самой первой. Эффективность каждой

последующей стадии определяется общим результатом всех

предшествующих. В этой ситуации максимально велика роль

каждой из функциональных служб (лиц) общей организации

деятельности по закупке ресурсов производственного пред-

приятия. Это наиболее благоприятная ситуация для расши-

рения состава поставщиков и принятия стратегических ре-

шений по формированию системы создания товара.

72. Управление закупками

Рис. 73. Модель организации процесса закупки ресурсов

В ситуации модифицированной покупки с изменения-

ми существенно возрастает значение этапов сравнительно-

го анализа и оценки поставщиков и их предложений и по-

следующих этапов. Возможные изменения при этом могут

касаться как ресурсов, так и условий взаимоотношений

с поставщиками по поводу их приобретения. Для этой си-

туации характерно обострение конкуренции между тради-

ционными и потенциальными поставщиками. Результатом

деятельности по закупке в конечном итоге может стать сме-

на поставщиков или, более того, трансформация этого вида

ситуации в новую покупку.

После принятия решения о производстве определенной

продукции, приобретении необходимых машин и оборудо-

Этапы (стадии) процесса закупки Вид ситуации закупки