Окно конструктора отчетов

Лабораторная работа № 12

Тема:«Создание отчета по информации базы данных. Копирование в другой документ и распечатка отчета»

Цель: приобретение специальных навыков работы с СУБД Access по созданию отчетов базы данных.

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ

Разработка отчетов

Средства Access по разработке отчетов предназначены для конструирования макета отчета, в соответствии с которым может быть осуществлен вывод данных в виде выходного печатного документа. Эти средства позволяют со­здавать отчет сложной структуры, обеспечивающий вывод взаимосвязанных данных из многих таблиц, их группировку, вычисление итоговых значений. При этом могут быть выполнены самые высокие требования к оформлению документа.

Перед началом конструирования отчета пользователь должен спроектиро­вать макет отчета. При этом определяются состав и содержание разделов отчета, размещение в нем значений, выводимых из полей таблиц (запросов) базы данных, и вычисляемых реквизитов, определяются поля, по которым нужно группировать данные. Для каждого уровня группировки определяют­ся заголовки и примечания, вычисляемые итоговые значения. Кроме того, оформляются заголовки и подписи реквизитов отчета. Определяется также порядок вывода данных в отчете.

Отчет может создаваться с помощью мастера или в режиме конструктора отчетов. Во многих случаях удобно использовать мастера отчетов. Создан­ный мастером отчет можно доработать в режиме конструктора.

При необходимости вывода в отчете результатов решения задачи в качестве основы для отчета может быть использован многотабличный запрос. На за­прос могут быть возложены наиболее сложные виды выборки и предвари­тельной обработки данных. Разнообразные возможности конструктора отче­тов позволяют легко структурировать и оформить полученные в запросе данные.

Основы конструирования отчетов

В данном разделе рассматривается типовая структура отчета в окне конст­руктора и назначение кнопок панели инструментов конструктора отчетов. Режим конструктора отчетов во многом похож на режим конструктора форм. Панель элементов, которая активно используется при конструировании отчета, аналогична панели элементов, используемой при разработке форм.

Окно конструктора отчетов

Создание и изменение макета отчета осуществляется в окне конструктора отчетов.

При создании отчета в режиме конструктора в окне первоначально отобра­жаются пустые разделы отчета, как показано на рис. 10.1.

Рис. 10.1. Разделы отчета в режиме конструктора отчетов

Наличие этих разделов, а также их удаление или включение определяются Командами меню Вид|Колонтитулы (View|Page Header/Footer) и Вид|Заголовок|примечание отчета (View|Report Header/Footer). Для этих же целей можно использовать соответствующие кнопки панели инструментов конст­руктора отчетов.

При создании отчета его разделы нужно заполнить элементами в соответствии с разработанным пользователем проектом отчета. В заголовок помеща­ется текст из шапки макета отчета. В верхний и нижний колонтитулы обычно помещают надписи с поясняющим текстом, в том числе заголовки столб­цов отчета, номера страниц и даты. При определении содержания этих разделов следует исходить из требований к оформлению отдельных страниц отчета. В области данных размещаются поля таблиц базы данных или запросов.

При необходимости группировки записей по полю в окно конструктора от­четов могут быть добавлены разделы Заголовок группы (Report Header) и Примечание группы (Footer). В заголовке группы, как правило, размещаются поля, по которым производится группировка. В примечании группы могут быть размещены выражения для подведения итогов по группе. Допускается до 10 уровней группировки выводимых записей.