Раздел 2. Конструктор таблиц

1. Конструктор таблиц предназначен для задания и изменения структуры таблицы. С помощью конструктора можно формировать сколь угодно сложные таблицы с полями любого типа. В разделе 1 была создана таблица для хранения данных об учащихся, обучающихся в училище. Теперь давайте с помощью конструктора добавим в базу данных еще одну таблицу, предназначенную для записи групп, к которым данные учащиеся относятся.

2.

Щелчком на кнопке Окно базы данных переключитесь на список таблиц базы данных.

3.

Дважды щелкните на надписи Создание таблицы в режиме конструктора. Окно конструктора состоит из двух частей. В верхней отображается список полей таблицы, а в нижней — свойства выделенного поля.

4. Введите слово Группа, которое будет играть роль названия нового поля.

5. Щелкните на ячейке Тип данных первой строки списка полей. Здесь необходимо выбрать тип поля, который определяет структуру и размер данных.

6. Щелкните на появившейся стрелке раскрывающегося списка ячейки Тип данных и выберите пункт Числовой.

7. Нажмите клавишу Tab и введите расшифровку назначения поля: Номер учебной группы. Такие описания вводить не обязательно, но их наличие помогает разобраться в структуре таблицы.

8. Щелкните на второй ячейке столбца Имя поля и введите имя Описание.

9. Задайте для второго поля тип Текстовый (Text).

10. Добавьте еще одно поле с именем Код_Учащиеся и типом Числовой,

11. Теперь нужно добавить индексированное поле и назначить его ключом, однозначно идентифицирующим записи таблицы. Индексированные поля, или индексы, отличаются от обычных тем, что для них Access создает специальные списки, позволяющие выполнять быструю сортировку и поиск по содержимому индексированного поля. Таблица может содержать несколько индексов. Ключ — это специальный индекс, идентифицирующий записи. Значения такого поля должны быть уникальными. Его наличие не обязательно, но оно так часто используется, что при отсутствии ключа Access напоминает об этом и предлагает автоматически добавить ключевое поле.

12. Добавьте поле Ключ и назначьте ему тип данных Счетчик. Такой тип данных инициирует автоматическую генерацию уникальных значений.

13. Сохраняя активной строку Ключ, щелкните на кнопке Ключевое поле.

14.

На кнопке этой строки появится значок ключа, показывающий особый статус поля.

15. Щелкните на кнопке закрытия окна конструктора.

16. Access спросит о необходимости сохранения структуры таблицы. В ответ щелкните на кнопке Да.

17. В открывшемся окне диалога введите имя Группы. Щелкните ОК.

18. Теперь нужно заполнить таблицу Группы конкретной информацией.

19. В окне базы данных откройте список таблиц и дважды щелкните на значке Группы. Выбранная таблица откроется в режиме просмотра данных.

20. Заполните три строки, внося номера групп и описание профессий. Поле Ключ заполнится самостоятельно.

21. Чтобы расширить столбец Описание, поместите указатель мыши на его правую границу и, когда значок сменится на двунаправленную стрелку, перетащите границу вправо.

22. Кроме номера группы и описания таблица данных должна содержать информацию об учащихся, которые входят в эту группу. Но список людей хранится в таблице Учащиеся, поэтому в новой таблице не нужно заново вводить имя и фамилию. Достаточно лишь добавить ссылку. Access позволяет автоматизировать эту операцию с помощью списка подстановки, который настраивается следующим образом.

23. Закройте таблицу Группы и откройте таблицу Учащиеся.

24. Щелкните на кнопке Вид панели инструментов. Откроется окно конструктора таблицы.

25. В списке типа данных для поля Специализация выберите пункт Мастер подстановок.

26. В первом окне мастера оставьте выбранным положение переключателя Объект «столбец подстановки» будет использовать значения из таблицы или запроса» и щелкните на кнопке Далее.

27. Три положения переключателя второго окна мастера выводят на экран список таблиц, запросов или объединяют эти два списка. Здесь нужно выбрать таблицу на роль источника подстановки. В нашем случае база данных кроме таблицы Учащиеся содержит только один объект — таблицу Группы, которая и окажется выбранной в окне мастера. Щелкните на кнопке Далее.

28.

Третье окно мастера, показанное на рисунке, предлагает выбрать из таблицы Группы поля, участвующие в подстановке.

29. Щелкните на пункте Описание.

30. Щелкните на кнопке со стрелкой вправо. В список источника подстановки следует также добавить поле с кодом группы.

31. Добавьте в список Выбранные поля пункт Группы.

32. Затем щелкните на кнопке Далее. Если будет предложена сортировка, просто ещё раз щелкните Далее.

33. В следующем окне мастер продемонстрирует два столбца таблицы-источника, скрыв столбец Ключ, содержащий идентификатор записи. Щелкните на кнопке Далее.

34. В поле последнего столбца введите название Специализация и щелкните на кнопке Готово.

35. В появившемся окне диалога щелчком на кнопке Да подтвердите необходимость сохранения построенной структуры.

36. Щелкните на кнопке Вид, чтобы снова переключиться в режим ввода данных.

37. Теперь в столбце Специализация появится в врехней строке значок открывающегося списка. С его помощью заполняем столбец.

38. Закройте таблицу Учащиеся и откройте таблицу Группы.

39. Обратите внимание, что слева от каждой записи появился знак «+».

40.

Щелкая по плюсам, Вы должны увидеть примерно следующее:

41. Итак, при помощи списка подстановки, мы можем видеть в одной таблице данные, внесенные нами в другую таблицу.

42. Давайте проверим работу списка. Закройте таблицу Группы и, открыв таблицу Учащиеся, внесите ещё одну запись. Проверьте, появилась ли данная запись во второй таблице.