Информация в процессе коммуникаций

Социальную информацию по своему «происхождению» можно разделить на две группы: официальную (формальную) и неофициальную (неформальную) информацию. Первая циркулирует в официальных, вторая – в неофициальных структурах и каналах связи с общественностью.

Формальная социальная информация формируется и передается официальными органами в системе социального управления: Президентом РФ, Федеральным Собранием РФ, Правительством РФ, властями субъектов РФ и другими. Эта информация представляет собой часть информационной базы деятельности системы связей с общественностью и играет весьма важную и решающую роль в осуществлении управления и внешних связей.

Формальная социальная информация, используемая в структурах управления связей с общественностью независимо от ее содержания и формы, должна отвечать пяти общим требованиям:

1) быть максимально достоверной, отражать действительное положение дел (что касается умышленного искажения, то это категория относится к проблемам этики);

2) быть достаточной. Недостаток информации обедняет социальное общение, снижает его продуктивность. Избыток информации также вредит делу, как и ее недостаток, поскольку затрудняет выяснение и понимание главного и наиболее важного из общего избыточного объема информации;

3) поступать своевременно. Даже очень ценная информация теряет свое значение, если она поступила адресату слишком поздно или даже слишком рано. В последнем случае она хотя и выглядит достаточно актуальной, но может быть не принята во внимание получателем;

4) быть хорошо понятной получателю. Это достигается семантическим единообразием используемой информации относительно ее содержания и формы выражения. Единообразие в содержании предполагает использование в текстах общепринятых и установленных понятий, терминов, обозначений, показателей. Форма передачи, прежде всего, связана с ее носителем и должна быть согласована, даже стандартизована. Например, для широких слоев населения необходима упрощенная форма, объясняющая те или иные действия властей. Также полезно иметь возможность перехода из одной формы выражения информации в другую, например из документальной в печатную;

5) быть максимально лаконичной, насыщенно удобной для восприятия всеми гражданами.

Неформальная социальная информация распространяется неофициальными источниками, отдельными работниками и неформальными группами по их собственной инициативе в виде слухов, вымыслов и домыслов. В отдельных случаях источником неформальной информации могут оказаться официальные лица, имея целью через неформальные каналы выяснить намерения, мнения, настроения определенной части граждан.

Объем неформальной социальной информации увеличивается там, где не хватает формальной, она как бы восполняет недостаток последней. Однако в управленческой деятельности необходимо полагаться на достоверную официальную информацию.

Официальная социальная информация подавляет неофициальную там, где ее достаточно, она своевременна, достоверна и убедительна для получателей.

Информационные потоки в системе связей с общественностью, помимо содержания и формы, имеют еще направленность. Различают исходящую и входящую информацию. Одно и другое направления в совокупности образуют обмен социальной информации, ее обращение в коммуникационных сетях. В современных коммуникативных системах объемы информации достигают огромных размеров. Переработка, т.е. получение, регистрация, изучение, реагирование, хранение и другие процедуры с информацией, требуют больших трудозатрат и использования специальных информационных технологий.

Кроме этого, между субъектом управления и группами общественности возникают помехи в информационном обмене. Они проявляются в виде искажения социальной информации и затруднения ее прохождения по каналам связи. Помехи могут возникать в любой части коммуникационной системы: у отправителя, получателя, в каналах передачи информации по самым разным причинам.

Одной из причин их проявления надо назвать плохую подготовку самой передаваемой информации. Это заключается, прежде всего, в игнорировании названных ранее пяти общих требований к социальной информации. В результате возникают помехи, связанные с семантическим несоответствием, запутанностью и избытком данных, неудобством для восприятия и т.д. Поэтому необходимо особо тщательно готовить информационные материалы.

В каналах передачи информации могут возникнуть большие помехи, вызванные техническими, семантическими и психологическими причинами. Говоря о психологических причинах, мы имеем в виду то, что каким бы способом ни передавалась информация, в конце концов, эта передача осуществляется людьми и между людьми. В связи с большой индивидуальностью восприятия и оценки социальной информации может возникнуть ее неправильная интерпретация или просто ошибка в процессе переработки. Уменьшить помехи такого рода можно благодаря правильному подбору и расстановке кадров.

Следует также отметить значение и исполнение весьма важной процедуры в осуществлении социальных коммуникаций – проверки достоверности получаемых по каналам связи данных, в том числе идентификации отправителя. Здесь имеется в виду вольное или невольно искажение информации, что можно отнести к помехам, мешающим нормальным коммуникационным связям.

В открытых системах социальную информацию с определенной долей условности можно разделить на две части – вертикальную и горизонтальную. Первая относится к внутренней системе связей с общественностью, где обеспечивается взаимосвязь органов управления на всех уровнях. Вторая предназначена для осуществления взаимодействия с внешней средой. Рассмотрим каждую из названных частей во взаимодействии с точки зрения интегрированных социальных коммуникаций.

Интегрированные социальные коммуникации внутри субъекта управления представляют собой в общем виде иерархическую пирамиду, состоящую из нескольких уровней, информация проходит весьма сложный путь от передающего к принимающему органу. Связь осуществляется по вертикали как межуровневая и по горизонтали между подразделениями, находящимися на одном уровне управления.

Очевидно, что чем сложнее структура организации, тем больше в ней коммуникативных компонентов. Если с некоторым допущением предположить, что все подразделения организации, не учитывая отдельных работников, взаимосвязаны, то общее количество взаимосвязей находится в квадратичной зависимости от количества подразделений. Если в расчет включить отдельных работников организации как субъектов или объектов управления, то количество взаимосвязей возрастет в десятки и сотни раз. В любом случае важно иметь в виду, что увеличение числа работников неизбежно вызывает прогрессивное возрастание количества взаимосвязей в системе управления связей с общественностью.

Большое количество взаимосвязей внутри организации неизбежно влечет за собой увеличение количества искажений при передаче информации, особенно по вертикали. Кроме того, возрастают затраты, а именно: потери времени на прохождение и уточнение информационных материалов. Согласно одному исследованию, выполненному в США, только 63% содержания социально-политической информации, отправляемой из Белого дома, доходит до начальников департаментов различных министерств без искажений.

Для повышения надежности и эффективности коммуникаций представляются необходимыми меры, направленные на расширение горизонтальных связей за счет сокращения вертикальных. Это достигается, прежде всего, путем максимально возможного делегирования управленческих полномочий сверху вниз подразделениям организации. В то же время полезно провести сокращение количества звеньев управления по вертикали. В результате количество информации, идущей от руководства органов управления вниз к подчиненным подразделениям, сократится в объеме, а оставшиеся объемы будут проходить быстрее и с меньшими искажениями.

Необходимо только добавить, что переход на расширенные горизонтальные коммуникационные связи предполагает наличие высокой квалификации специалистов на всех уровнях управления, а также их информированности относительно общих задач и целей деятельности организации в каждый момент времени.

В практике социального управления России пока еще большинство управленческих решений реализуется на базе коммуникационного обмена между управляющим и управляемым, т.е. по вертикали, что несомненно снижает оперативность управления. Таким образом, можно заключить, что построение социальных коммуникаций требует интеграции по всем направлениям взаимодействия, а это является одной из важных составных частей управления.