Основные вопросы темы. 1. Документ как носитель информации

1. Документ как носитель информации. Понятия документа

2. Основные требования к документированной информации

3. Функции документа

1. Документ – выдающееся изобретение человека. Документ можно поместить в один ряд с изобретением системы письма, бумаги (как самого удобного и дешевого в течении веков носителя информации), книги, печатного станка (а точнее – способа отливать идентичные литеры из металлического сплава в произвольном числе и из набора этих литер создавать печатные формы, позволяющие получать идентичные оттиски), пишущей машинки, фотографии, граммпластинки, кинопленки, магнитной ленты, компьютера, жесткого диска, перфокарты, дискеты, лазерного компакт-диска, флэш-карты. Документ - важный и необходимый атрибут власти и управления, средство передачи управленческой информации по каналам управленческой иерархии, форма закрепления управленческих функций, и т.д.

Место и роль документа в человеческом обществе еще далеко не осознаны в полной мере. По всей видимости, документ - вообще одна из важнейших категорий человеческой цивилизации, не только воспроизводящей или изменяющей себя с помощью паттернов (образцов), идентичность которых подтверждается документально, но и оставляющей след (память о себе) во времени и пространстве.

Далеко не однозначно и понимание того, что такое документ (что мы увидим выше из некоторых определений). Это определяется и тем, что массовое использование документов во всех областях человеческой деятельности, попытки их унификации и стандартизации начались сравнительно недавно. Например, в России первые научные труды об архивных и делопроизводственных документах появились лишь в 20-х гг., единая государственная служба по управлению документацией реально стала формироваться лишь в 60-70-х гг. Первые государственные стандарты в области документации появились в 80-х гг. XX в. Была предпринята попытка внедрения Единой государственной системы де­лопроизводства (ЕГСД).

Современный период весьма противоречив – наряду с блистательными научными разработками в области информации и новейших методов поиска, хранения, учета и регистрации документации, ускоряющейся компьютеризацией (стремительное распространение электронной информации, программ составления документов, копировально-множительных средств, средств доставки информации и т.д.) наблюдается полный провал идеи централизованного и унифицированного управления документацией в общегосударственном масштабе из-за ее несовместимости с институтом частной собственности (на документацию, информацию). Информация полностью вырвалась из-под государственного и общественного контроля. Стремительно развивается виртуальный матричный мир, последствия которого не предсказуемы. Например, феномен интернет-технологий вызвал весьма серьезные и неоднозначные коррективы чуть ли не во всех системах управления во всех областях человеческой деятельности.

Понятия «документ» и «информация» теснейшим образом взаимосвязаны, но достаточно четко отличаются друг от друга.

Под информацией в современном обществе понимают сведения, передаваемые людьми письменным или иным способом (в том числе с помощью технических средств); сам процесс обмена сведения­ми между людьми, человеком и машиной.

Основным материальным носителем деловой информации по-прежнему остается бумага, хотя за последние годы ее серьезно потеснила большая группа новых носителей информации, созданных на основе так называемых высоких технологий. Феномен увеличения бумажного документооборота серьезно волнует ученых, еще совсем недавно надеявшихся на то, что электронный документ полностью заменит бумажный или хотя бы резко снизит объемы использования последнего. Произошло же обратное. Как считают специалисты, причина роста числа документов на бумажной основе коренится в широком распространении и резком удешевлении копировально-множительной техники, а также в природе управленца, физиологических особенностях человека (большинство людей не склонны читать текст с экрана компьютера) и несовершенстве законодательства. Кстати, значительно увеличилось и количество фотодокументов, звукозаписей и кинодокументов.

Информация – необходимая основа управленческой деятельности. Помимо документов на бумажной основе информация может передаваться иными способами, например, устно или при помощи электронных средств. Однако львиную долю информации, использу­емой в управлении, содержат именно документы, по своей природе способные обеспечить правовое регулирование и нормативное обеспечение деятельности организации, контроль исполнения, анализ состояния организации и управ­ления ею, и т. д. Причем, как верно замечают специалисты, в процессе управления до­кумент выступает и как предмет труда управленца (менеджера), и как его ре­зультат.

Документ - самое массовое, наиболее распространенное средство информации. Компь­ютеризация не только не отменила использование традиционных письменных документов, но породила новый вид документа - электронный.

Документ (с лат. «documentum» - «свидетельство», «способ доказательства») - материальный объект с закрепленной на нем информаци­ей для передачи ее во времени и пространстве.

Нередко под документом понимают любой письменный источник, соответствующим образом оформленный и поэтому имеющий юридическую силу.

Толковый слова рь СИ. Ожегова и Н.Ю. Шведова (1995):

«Документ - 1) деловая бумага, подтверждающая какой-нибудь факт или право на что-нибудь;

2) удостоверение, официальная бумага, свидетельство о личности
предъявителя;

3) письменное свидетельство о каких-нибудь событиях, фактах».

Большой юридический словарь (2007):

«Документ - материальный объект с информацией, закрепленной созданным челове­ком способом для ее передачи во времени и пространстве».

Действующий стандар т (ГОСТ Р 51141-98):

«Документ; документированная информация: зафиксированная на материальном но­сителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать».

Юридическая энциклопедия (2006):

«Документ: 1) зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

2) письменное свидетельство, доказательство;

3) составленный в порядке, предусмотренном законом, акт, удостове­ряющий юридический факт (рождение, вступление в брак) или предоставляю­щий право на что-либо (диплом, завещание); любой письменный акт, имеющий юридическую силу или носящий личный характер;

4) паспорт, удостоверение личности».

Носитель документированной информации - материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

Федеральный закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. №24-ФЗ относит информационные ресурсы (документы и массивы до­кументов) к объектам отношений физических, юридических лиц, государства и устанавливает за­щиту их законом наряду с другими ресурсами.

2. Основные требования к документной информации - юридическая сила, объектив­ность, достоверность, своевременность.

Юридическая сила - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления. Юридическую силу придает документу комплекс законодательно установленных реквизитов: наименование автора документа, адресата, подпись, дата, номер документа, гриф утверждения, печать и др.

Несомненную ценность представляет только объективная (непредвзятая, беспристраст­ная), а также достоверная (вернее, не вызывающая сомнений) информация.

Своевременность - специфика документа, состоящая в том, что он должен фиксировать информацию в свое время, в нужный момент. Документ становится документом именно тогда, когда он фиксирует информацию о фактах, явлениях и событиях в момент их происхождения или непосредствен­но после завершения. Поэтому требование своевременности документной информации играет важнейшую роль в формировании информационных ресурсов общества, которое нуждается в оперативном управлении и документировании всех направлений своей деятельности.

Информация может быть достаточной и избыточной. Достаточная документная ин­формация - строго необходимый (минимальный, исчерпывающий) объем сведений, макси­мально полно обеспечивающий конкретное использование содержащейся в них информации. Избыточная документная информация (в информатике - «информационный шум») - часть информации, играющая несущественную, второстепенную роль, представленная в дополнение к основной информации.

На доступ к информация ее собственник, физическое или юридическое лицо, может налагать ограничения. Ранее существовали режимы ограничения доступа: совершенно секретно, секретно, для служебного пользования. В настоящее время достаточное распространение получил режим конфиденциальности информации. Гражданский кодекс Российской Федерации (ч.1, ст. 139) о конфиденциальной информации:

«Информация составляет служебную или коммерческую тайну в случае, когда информация имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее треть­им лицам, к ней нет свободного доступа на законном основании и обладатель информации прини­мает меры к охране ее конфиденциальности. Сведения, которые не могут составлять служебную или коммерческую тайну, определяются законом и иными правовыми актами».

3. Документы играют огромную роль в человеческом обществе. Помимо чисто коммуника­тивных функций, документированная информация выполняет функции передачи и хранения культурного достояния человечества, научных и технологических знаний, исторических фак­тов. Совокупность документированной информации обеспечивает процессы интеграции и со­циализации, делает возможным согласование действий элементов общества.

Управленческая документация - один из важнейших ресурсов обще­ства, необходимый источник для всех управленческих решений, доказательство в правовых отношениях.

Каждый документ полифункционален, т.е. одновременно выполняет несколько функций.

Особые функции документа:

· информационная (фиксация и сохранение информации);

· социальная (обеспечение социальных потребностей, выполнение важных общест­венных задач);

· культурная (закрепление и передача культурных традиций);

· коммуникативная (обеспечение связи между отдельными элементами обществен­ной структуры, людьми).

Важнейшая среди названных функций - инфор­мационная. С помощью документа человек или автоматическое техническое усторойство фиксируют факты, события, явления практической и мыслительной деятель­ности человека, какие либо изменения в состоянии любого объекта.

Специфические функции документа:

· управленческая (обеспечение организации системы и процессов управления);

· правовая (закрепление и изменение правовых норм и правоотношений в обществе);

· функция исторического источника (отражение исторических сведений о развитии общества).

Кроме того некоторые специалисты особо выделяют организационную функцию документа. С помо­щью документа осуществляется воздействие организационно-управленческих структур на группу (группы) людей для организации и координации их деятельности. Выделяют юридическую функцию документа, поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами деловых от­ношений.

Наконец, в теории управления предпочитают выделять воспитательную функцию документа. В менеджменте считают, что документ дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформлен­ный документ воспитывает эстетический вкус управленчес­ких кадров, повышает престиж организации в ее собственных глазах и глазах де­ловых партнеров.

Подробнее см.: 3, 5.