Основные вопросы темы. 1. Текст документа как основная форма коммуникации в управленческих процессах

1. Текст документа как основная форма коммуникации в управленческих процессах

2. Типовые и трафаретные тексты

3. Структура текста

1. Текст документа - информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающей в себе всю или основную часть речевой информации документа.

Речевая информация в сфере управления обладает рядом специфических особенностей. Ха­рактер и содержание информационных связей, в которые вступают субъекты управленческих процессов (организации, должностные лица, работники), зависят от места организации в иерархии органов управления, ее компетенции, функционального содержания деятельности. Эти отноше­ния устойчивы и регламентируются правовыми нормами, в связи с чем все информационные по­токи организации имеют устойчивый целенаправленный «запрограммированный» характер, отве­чающий потребностям организации и соответствующий ее месту в иерархии органов управления.

В зависимости от вида и разновидности документа, содержания его информации текст документа может иметь сплошной и связанный вид или делиться на разделы. Например,текст справки, как правило, имеет сплошной характер или связанный характер (две части), од­нако, если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, ее текст может состоять из разделов. Разделы имеют уставы, положения, должностные и другие инструкции, протоко­лы. Постановления, приказы, распоряжения, как правило, подразделяются на пункты.

Сплошной текст имеют, как правило, докладные записки, объяснительные записки, заяв­ления, представления, служебные (деловые) письма, телеграммы и т.д. Однако в зависимости от назначения этих документов, от того, на чем авторы хотят сконцентрировать внимание, применяются и другие схемы построения текста (связанный текст, разделы, таблицы).

В текстах управленческих документов далеко не все слова сочетаются друг с другом. В русском языке, как и в любом другом, действуют нормы сочетаемости. Неко­торые типичные для деловой речи сочетания слов:

· приказ - издается

· контроль - возлагается на кого-либо;

· осуществляется

· должностной оклад -устанавливается

· выговор - объявляется

· порицание - выносится

· архив - создают, обрабатывают, сдают (документ) в

· вакансию - имеют, замещают

· совещание - готовят, открывают, ведут,

· закрывают, переносят, проводят, устраивают.

Компоненты сочетаний «иметь значение» и «играть роль» не следует менять местами.

Одно из отличительных свойств управленческой терминологии - наличие единственного и четкого значения. Недопустима замена термина близким по смыслу словом.

Пример расшифровки термина в тексте: «В договоре предусмотрены форс-мажорные обстоятельства (случаи стихийных бедст­вий)». Однако значение юридического термина «форс-мажор» шире: «событие, чрезвычайные обстоятельства, которые не могут быть предусмотрены, предотвращены или устранены каки­ми-либо мероприятиями...». Сле­довательно, в цитируемом документе должно содержаться уточнение: «В договоре предусмот­рены форс-мажорные обстоятельства (а именно случаи стихийных бедствий)».

Применение иностранных слов должно быть обоснованным, целесообразным, вызываться необ­ходимостью. Если необходимо сделать выбор между синонимами (словами, близкими по зна­чению), одно из которых - русское, а другое - заимствованное, надо, прежде всего, опреде­лить, существенна ли смысловая разница между ними. Если иностранный синоним имеет от­тенки значения, которые важны для текста документа и отсутствуют у исконно русского слова, выбор в пользу заимствованного варианта оправдан. Так, слова «удобный» и «комфортабель­ный» близки по значению, но прилагательное английского происхождения «комфортабель­ный» более точно передает оттенки смысла - «удобный в бытовом отношении, благоустроен­ный».

2. Разработка типовых текстов документов - одна из основных задач унификации и стандартизации, связанная со снижением затрат на управленческие документы. Для оригинальных задач стандартизируются принципы решения, для однотипных текстов стандартизируются технология их составления и формы представления.

Типовые и трафаретные тексты не разрабатываются для форм документов, ведение ко­торых не вызывается действительными потребностями управления. Элементы типовых тек­стов устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003. В последние годы издано множество альбомов, справоч­ников, сборников образцов управленческой и деловой документации с типовыми схемами (в том числе пакеты прикладных программ). Однако не все из них полностью соответствуют нормативам и стандартам.

В организациях разрабатываются альбомы форм документов -сборники эталонных унифицированных форм документов. В основе разработки унифицированных текстов докумен­тов лежит метод выделения постоянной и переменной информации. Постоянная информация - повторяющаяся, общая для всех документов одной разновидности, переменная - информа­ция, специфическая для каждого конкретного документа. В унифицированной форме документа фиксируется постоянная информация, переменная вносится при составлении документа в отве­денные для этого поля.

Формы представления унифицированного текста:

Трафарет - форма представления грамматически связного текста, содержащая по­стоянную информацию и пробелы, предназначенные для заполнения их переменной информацией.

Таблица - форма представления унифицированного текста, содержащая информа­цию, являющуюся характеристикой ряда объектов по определенному набору призна­ков.

Анкета - форма представления текста, содержащая характеристику одного объекта по определенному набору признаков.

3. Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы).

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками после них.

В распорядительных документах (приказах, распоряжениях) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководителю организации, текст излагается от первого лица, единственного числа («приказываю», «обязываю», «предла­гаю», «прошу»). В текстах коллегиальных органов изложение ведется от третьего лица един­ственного числа («постановляет», «решил»). В совместных распорядительных документах текст излагается от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «вы­ступили», «постановили»).

В положениях, инструкциях, справках, актах и других документах используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа.

Текст служебного (делового) письма излагается, как правило, от первого лица множествен­ного числа («просим», «направляем»). Однако ГОСТ Р 6.30-2003 допускает в письмах и иные фор­мы изложения.

Текст инструкции состоит из разделов, имеющих заголовки и разбиваемых на пункты и подпункты. Текст инструкции должен начинаться с раздела «Общие положения», в котором излагаются цели и причины издания документа, область распространения, основания для раз­работки и другие сведения общего характера. В тексте инструкции используются слова «дол­жен», «следует», «необходимо», «не допускается», «запрещается» и т.п.

В тексте приказа недопустимо употреблять:

· произвольные сокращения и сокращенные наименования;

· сложные придаточные предложения и большое число причастных и деепричастных оборотов;

· разные термины для обозначения одних и тех же понятий;

· выражения типа «поднять уровень», «обратить внимание», «усилить контроль» и т.п.

Подробнее см.: 2, 3.