Основные вопросы темы. 1. Понятия «реквизит» и «формуляр документа»

1. Понятия «реквизит» и «формуляр документа»

2. Обязательные реквизиты управленческих документов

3. Подлинники и копии управленческих документов

1. Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст) установил состав реквизитов документов (всего 30).

Схемы расположения реквизитов документа - модель построения документа, устанавливающая об­ласть применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сет­ки иосновные реквизиты. Схемы расположения реквизитов играницы зон на формате А4 уг­лового и продольного бланков предусмотрены ГОСТ Р 6.30-2003 (см.: Приложение А (Справочное), рис. А1 и А2).

Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определен­ной последовательности, называется формуляром документа. Реквизиты могут быть посто­янными и переменными, обязательными и дополнительными. Постоянная часть реквизита документа - это его неизменяемая часть, предусматриваемая при изготовлении бланка докумен­та. Переменная часть реквизита документа - это его изменяемая часть, вносимая в бланк до­кумента при его заполнении. Обязательные реквизиты предназначены для изготовления блан­ков документов и оформления документов независимо от их видов и установлены стандарта­ми. К обязательным реквизитам прежде всего относятся постоянные реквизиты. Дополни­тельные реквизиты устанавливаются в соответствии с решаемыми в конкретной сфере задача­ми.

Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Установлены два стандартных формата бланков документов - А4 (210 x 297 мм) и А5 (248 x 210 мм). Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Бланки допускается изготавливать типографским способом, с помощью средств опера­тивной полиграфии или распечатывать с помощью компьютера непосредственно при состав­лении конкретного документа. Бланки организаций с изображением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации изготавливаются по осо­бому порядку, определенному стандартом (см.: ГОСТ Р 6.30-2003, п.4).

Виды бланков организации, ее структурного подразделения, должностного лица:

· общий бланк;

· бланк письма;

· бланк конкретного вида документа (кроме письма).

Общий бланк используется для составления любых видов документов, кроме письма. Бланк письма содержит адресные данные организации, ряд обязательных реквизитов, ограни­чительные отметки.

Бланки документов могут иметь продольное или угловое расположение реквизитов. При продольном расположении реквизиты на бланке документа располагаются по центру вдоль верхней части листа. Угловое расположение реквизитов более удобно и экономично, наиболее рационально для писем и тех документов, которые требуют резолюции или утвер­ждения.

Реквизиты и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

· центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

· флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

2. В состав реквизитов управленческих документов входят:

· Государственный герб Российской Федерации;

· герб субъекта Российской Федерации;

· эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

· код организации;

· основной государственный регистрационный но­мер (ОГРН) юридического лица;

· идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

· код формы документа;

· наименование организации;

· справочные данные об организации;

· наименование вида документа;

· дата документа;

· регистрационный номер документа;

· ссылка на регистрационный номер и дату доку­мента;

· место составления или издания документа;

· адресат;

· гриф утверждения документа;

· резолюция;

· заголовок к тексту;

· отметка о контроле;

· текст документа;

· отметка о наличии приложения;

· подпись;

· гриф согласования документа;

· визы согласования документа;

· оттиск печати;

· отметка о заверении копии;

· — отметка об исполнителе;

· отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

· отметка о поступлении документа в организацию;

· идентификатор электронной копии документа.

Государственный герб Российской Федерации – реквизит, размещаемый на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52, часть I, ст.5021).

Герб субъекта Российской Федерации – реквизит, помещаемый на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) – реквизит, помещаемый на бланках организаций в соответствии с утвержденным уставом (положением об организации).

Код организации – реквизит, проставляемый по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) – реквизит, проставляемый в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Наименование вида документа - один из важнейших реквизитов, проставляемый на всех документах за исключениям писем и факсов. Печатается прописными буквами, напри­мер: ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, АКТ.

Дата документа - реквизит, содержащий указанное на документе время его создания или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования. Российский стандарт -23.02.2008.; международный стандарт- 2008.02..23.; в нормативных и финансовых документах -23 февраля 2008 г.

Регистрационный индекс (номер) документа - цифровое или буквенно-цифровое обо­значение, присваемое документу при его регистрации.

Гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально и др.) проставля­ется без кавычек на первом листе документа.

Гриф утверждения - реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.

Гриф согласования - реквизит официального документа, выражающий согласие учре­ждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием. Резолюция - реквизит, состоящий из надписи на документе, проставленной должностным ли­цом и содержащей принятое им решение.

Заголовок документа - реквизит, кратко излагающий содержание документа, согласу­ется с наименованием документа, должен быть максимально кратким и точным («О приеме на работу»).

Подпись - реквизит, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица. Состав реквизита: наименование должности лица, подписавшего доку­мент; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, а их обязанности в составе комиссии.

Виза - реквизит, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержа­нием документа. Иначе именуется внутренним согласованием.

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмот­ренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.

3. Подлинник (оригинал) документа - первый или единичный экземпляр официального документа. Это понятие следует отличать от понятия «подлинный документ», т.е. документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявлен­ные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения. Подлинность традицион­ных документов подтверждается их реквизитами, однако набор реквизитов может быть разли­чен. Иногда для установления подлинности документа достаточно одной подписи. Для под­линника официального документа необходим набор установленных обязательных рекви­зитов.

Проблема придания электронному документу статуса подлинника связана с обеспече­нием таких его важных свойств, как общепонятность, наличие требуемого набора реквизитов, целостность (т.е. невозможность изменения после создания), возможность идентификации ав­торства и т.д. Сообщениям, передаваемым через Интернет, статус подлинника документа обычно прида­ется с помощью гражданской и финансовой криптографии. Основной используемый прием (подход «функциональной эквивалентности») - наложение на сообщение электронной цифро­вой подписи (ЭЦП) - данных, передаваемых вместе с текстом сообщения (их получают с по­мощью определенных алгебраических преобразований над этим текстом) и так называемым «закрытым ключом» отправителя, известным только ему.

В Российской Федерации действует закон об электронной цифровой подписи, реальная сила которого фактически сведена на нет. Как оказалось, хакеры с легкостью взламывают самые совершенные электронные коды, поэтому проблема защиты подлинности документа в Интернете остается не решенной.

Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

Заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным по­рядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. Дублетный документ - один из экземпляров копии документа.

Часто в управленческой и иной деятельности приходится повторно воспроизводить под­линник документа. Такой повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридиче­скую силу, принято именовать дубликатом документа.

Подробнее см.: 1, 4, 5.