Оформление докладной записки

Докладная записка – это документ, который адресуется руководителю своей организации или в вышестоящую организацию и содержит изложение какого-то вопроса с выводами и предложениями составителя. В зависимости от содержания докладные записки делятся на информационные и отчетные. В зависимости от адресования – на внутренние (адресованы руководителю своей организации) и внешние (адресованы в вышестоящие организации).

Внутренние докладные записки оформляют машинописным или рукописным способом. Их подписывает автор-составитель.

Внешние докладные записки оформляют машинописным способом, их подписывает руководитель организации.

Докладная записка может быть составлена как по инициативе автора (инициативная докладная записка), так и по указанию руководства. Реквизиты докладной записки:

· наименование организации – для внутренней докладной записки указывают наименование структурного подразделения;

· наименование вида документа – ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА;

· дата, которая заполняется от руки после подписания документа;

· регистрационный номер, который является порядковым с начала календарного года, во внутренней докладной записке этот реквизит может отсутствовать;

· место составления - отсутствует во внутренней докладной записке;

· заголовок к тексту (отвечает на вопрос «О чем?»);

· адресат – конкретное должностное лицо, которому адресована докладная записка;

· текст;

· отметка о наличии приложения – оформляется в случае необходимости;

· подпись;

· отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Текст докладной записки, как правило, делится на две части. В первой части излагают факты, послужившие причиной составления докладной записки, во второй – выводы и предложения составителя.

Формуляр докладной записки представлен в Приложении 8.