double arrow

Пример оформления внешней докладной записки

ДОКУМЕНТЫ ОПЕРАТИВНОЙ ИНФОРМАЦИИ

К информационно – справочным относятся справки, докладные, объяснительные записки, сводки, обзоры, акты. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно – распорядительным документам и не являются обязательными к исполнению.

Справка – это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов, событий.

Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о служившейся ситуации, содержащий выводы и предложения составителя. Текст ее четко делится на две части. В первой, констатирующей (описательной), излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы. Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок, начинающийся с предлога «об» («о»). Внутреннюю докладную записку подписывает составитель. Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на общем бланке учреждения и подписывается руководителем. Пример оформления внутренней докладной записки:

Кафедра ИТМ Заведующему кафедрой

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА ИТМ

10.05.2010 №36 В.А.Попову

г. Екатеринбург

О замене замка в двери

Довожу до Вашего сведения, что на кафедре (ауд.301) в настоящее время сломан нижний замок во входной двери.

Прошу рассмотреть вопрос о приобретении нового замка и комплекта из 10 ключей.

Ученый секретарь Подпись О.А.Карасева

Министерство Генеральному директору

образования РФ Завода точного машиностроения

И.И.Петрову

Свердловское областное

управление народного образования

Октябрьский отдел

народного образования

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

19.05.2010 №15

г. Екатеринбург

О проверке технического состояния

жилых помещений базы отдыха для детей

Согласно поручению главы администрации Октябрьского района о проверке готовности базы отдыха для детей и определения количества школьников, которые смогут отдохнуть летом 2010 г.,….

Зав.районо Подпись Н.И.Пирогова

Объяснительная записка – это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета) или объясняющий причины какого – либо события, факта. Эти записки используют те же реквизиты, что и внутренние докладные и подписываются составителем.

Акт– документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие. Оформляется акт на общем бланке. Дата и место составления, проставляемые в бланке должны соответствовать дате и месту актируемого события. Текст акта делится на три части: введение, констатирующую, выводы.

Текст введения во всех актах формализован. В нем указывается основание для составления акта (могут быть указаны присутствующие лица). Начинается эта часть акта словом «Основание», которое печатается через два – три интервала после заголовка, с абзаца. После слова «Основание» ставится двоеточие и указываются наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер, заголовок. Например: Основание: приказ директора завода от 24.05.2010 № 89 «О проведении инвентаризации материальных ценностей на складе». С новой строки прямо с полей с прописной буквы пишется слово «Составлен»и далее перечисляются фамилии с инициалами составителей акта либо приводится состав комиссии. Например:

Составлен:

Председатель:_____________(должность, фамилия, инициалы)

Члены комиссии: 1._________(должность, фамилия, инициалы)


Сейчас читают про: