ДОКУМЕНТЫ ОПЕРАТИВНОЙ ИНФОРМАЦИИ
К информационно – справочным относятся справки, докладные, объяснительные записки, сводки, обзоры, акты. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно – распорядительным документам и не являются обязательными к исполнению.
Справка – это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов, событий.
Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о служившейся ситуации, содержащий выводы и предложения составителя. Текст ее четко делится на две части. В первой, констатирующей (описательной), излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы. Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок, начинающийся с предлога «об» («о»). Внутреннюю докладную записку подписывает составитель. Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на общем бланке учреждения и подписывается руководителем. Пример оформления внутренней докладной записки:
|
|
Кафедра ИТМ Заведующему кафедрой
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА ИТМ
10.05.2010 №36 В.А.Попову
г. Екатеринбург
О замене замка в двери
Довожу до Вашего сведения, что на кафедре (ауд.301) в настоящее время сломан нижний замок во входной двери.
Прошу рассмотреть вопрос о приобретении нового замка и комплекта из 10 ключей.
Ученый секретарь Подпись О.А.Карасева
Министерство Генеральному директору
образования РФ Завода точного машиностроения
И.И.Петрову
Свердловское областное
управление народного образования
Октябрьский отдел
народного образования
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
19.05.2010 №15
г. Екатеринбург
О проверке технического состояния
жилых помещений базы отдыха для детей
Согласно поручению главы администрации Октябрьского района о проверке готовности базы отдыха для детей и определения количества школьников, которые смогут отдохнуть летом 2010 г.,….
Зав.районо Подпись Н.И.Пирогова
Объяснительная записка – это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета) или объясняющий причины какого – либо события, факта. Эти записки используют те же реквизиты, что и внутренние докладные и подписываются составителем.
Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие. Оформляется акт на общем бланке. Дата и место составления, проставляемые в бланке должны соответствовать дате и месту актируемого события. Текст акта делится на три части: введение, констатирующую, выводы.
|
|
Текст введения во всех актах формализован. В нем указывается основание для составления акта (могут быть указаны присутствующие лица). Начинается эта часть акта словом «Основание», которое печатается через два – три интервала после заголовка, с абзаца. После слова «Основание» ставится двоеточие и указываются наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер, заголовок. Например: Основание: приказ директора завода от 24.05.2010 № 89 «О проведении инвентаризации материальных ценностей на складе». С новой строки прямо с полей с прописной буквы пишется слово «Составлен» и далее перечисляются фамилии с инициалами составителей акта либо приводится состав комиссии. Например:
Составлен:
Председатель:_____________(должность, фамилия, инициалы)
Члены комиссии: 1._________(должность, фамилия, инициалы)