Служебная записка

Докладная записка

Составление и оформление справочно-информационных документов

— это документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями соста­вителя.

Обычно докладная записка информирует руководство об имев­ших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения. Докладная записка может быть внешней или внутренней. Внешняя докладная записка представля­ется руководителю вышестоящей организации, внутренняя — руко­водителю подразделения или организации; внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя с целью повысить эффективность деятельности организации.

Внешние докладные записки составляются на общем бланке организации, внутренние — на стандартном листе бумаги. Обяза­тельными реквизитами докладной записки являются наименование организации (для внутренней — наименование структурного под­разделения), наименование вида документа, дата и номер, место составления (для внешней докладной записки), адресат, заголовок к тексту, подпись.

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей: в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части анализи­руется сложившаяся ситуация и приводятся возможные варианты решения, третья часть содержит выводы и предложения о конкрет­ных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо пред­принять. Вторая часть в докладной записке может отсутствовать — в этом случае текст докладной записки содержит обоснование и выводы и предложения составителя.

Внутреннюю докладную записку подписывают составитель (если она представляется руководителю подразделения) и руководитель подразделения (если она представляется руководителю организа­ции); внешнюю докладную записку подписывает руководитель ор­ганизации.

Датой докладной записки является дата ее составления и подпи­сания.

- это документ, по назначению близкий до­кладной записке, но составляемый по вопросам материально-тех­нического, информационного, хозяйственного обеспечения и др. работником или руководителем подразделения на имя руководи­теля или специалиста другого подразделения.

Служебная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Обязательными рекви­зитами служебной записки являются наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрацион­ный номер, заголовок к тексту, адресат, подпись.

Текст служебной записки состоит из обоснования (изложения причин составления) и предложения, просьбы, заявки и т. п.

Служебную записку подписывают специалист или руководитель подразделения. Датой служебной записки является дата ее составле­ния и подписания.