Предоставление работодателем документов при документарной проверке

Документарная проверка проводится в порядке, установленном ст. 14 Закона N 294-ФЗ, п. п. 49 - 53 Регламента. Обязательным условием ее проведения является наличие соответствующего распоряжения (приказа).

Согласно ч. 2 ст. 11 Закона N 294-ФЗ, абз. 2 п. 48 Регламента документарная проверка проводится по месту нахождения органа государственного или муниципального контроля. Это отличает такую проверку от выездной, которая проводится по месту нахождения юридического лица и (или) по месту фактического осуществления ее деятельности (ч. 2 ст. 12 Закона N 294-ФЗ, абз. 3 п. 48 Регламента).

Если контролирующий орган сочтет, что имеющихся документов недостаточно для проведения проверки, то в адрес работодателя может быть направлен мотивированный запрос о предоставлении дополнительной информации. Причем в соответствии с ч. 4 ст. 11 Закона N 294-ФЗ, абз. 1 п. 50 Регламента к такому запросу должна быть приложена заверенная печатью копия распоряжения (приказа) руководителя (его заместителя) органа государственного или муниципального контроля о проведении документарной проверки.

Работодатель обязан в течение десяти рабочих дней направить указанные в запросе документы (ч. 5 ст. 11 Закона N 294-ФЗ, абз. 1 п. 52 Регламента).

Работодатель вправе представить запрашиваемые документы в виде копий либо в электронной форме (ч. 6 ст. 11 Закона N 294-ФЗ, абз. 2 п. 52 Регламента). Порядок предоставления документов в электронном виде определяется Правительством РФ.

Если документы предоставляются в виде копий, то они заверяются в соответствии с п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 (утв. Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст). Надпись, которой заверяется копия документа, включает реквизиты:

- надпись "Верно";

- должность, подпись, расшифровку (инициалы, фамилию) лица, заверившего копию;

- дату заверения.

Если документ состоит из двух и более листов, то целесообразно заверять не каждую страницу, а все сразу. Для этого нужно пронумеровать каждый лист и прошить весь документ. На обороте последнего листа можно сделать следующую запись, например: "Всего прошито, пронумеровано и скреплено печатью 7 листов". После этого данную запись необходимо заверить по установленным правилам.

В отношении разных видов документов различными нормативными актами установлены свои правила.

Например, при предоставлении документов для совершения нотариальных действий документ необходимо прошить, пронумеровать и скрепить печатью (ст. 45 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате (утв. ВС РФ 11.02.1993 N 4462-1)). В случае предоставления бумажной копии электронного документа, выдаваемого организацией по запросам граждан и организаций (п. 2.10.2 Порядка работы органов исполнительной власти города Москвы (утв. Постановлением Правительства Москвы от 10.04.2007 N 249-ПП)), допускается брошюрование листов многостраничных документов и заверение первой и последней страниц. Пунктом 3.33 Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанциях) предусмотрен порядок оформления копии судебных актов. Копия многостраничного судебного акта должна быть прошита прочной ниткой, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа, заклеиваются бумажной наклейкой и опечатываются печатью канцелярии суда (частично накладывается на бумажную наклейку). Данное правило организация может применять и в своей работе при необходимости заверения многостраничного документа.

Потребовать от работодателя нотариально удостоверить копию документа проверяющий орган может только в случае, предусмотренном законодательством РФ (ч. 7 ст. 11 Закона N 294-ФЗ).

Если в представленных для проверки документах выявлены несоответствия, ошибки и т.п., работодатель обязан в течение десяти рабочих дней предоставить проверяющему органу пояснения в письменном виде (ч. 8 ст. 11 Закона N 294-ФЗ, абз. 1 п. 53 Регламента).

В целях подтверждения достоверности ранее представленной информации к пояснениям могут прилагаться дополнительные документы (ч. 9, 10 ст. 11 Закона N 294-ФЗ).

Для подтверждения своевременного и полного предоставления информации рекомендуется обязательно регистрировать исходящую корреспонденцию с указанием дат и номеров.