Перечень примерных контрольных вопросов и заданий для самостоятельной работы

Для студентов второго курса

1. Обоснуйте, почему документация является важным деловым активом предприятия.

2. Определите основные тенденции развития документирования управленческой деятельности в современных условиях.

3. Поясните, каким образом осуществляется регулирование состава документов предприятия изучаемой Вами отрасли.

4. Перечислите известные Вам нормативные акты, в которых даны определения термина «документ». Объясните, в чем заключается принципиальная разница между существующими трактовками данного понятия.

5. Назовите внутренние нормативные документы предприятия, создаваемые для упорядочения его работы с документированной информацией.

6. Перечислите реквизиты, являющиеся обязательными для всех документов, входящих в унифицированную систему организационно-распорядительной документации.

7. Раскройте особенности придания юридической силы электронному документу.

8. Составьте общие бланки и бланки письма для всех структурных подразделений предприятия Вашей отрасли. Состав структурных подразделений определите самостоятельно.

9. Составьте общие бланки и бланки письма для всех руководящих должностных лиц, предприятия Вашей отрасли, обладающих правом подписи. Наименования должностей руководителей используйте по Вашему усмотрению.

10. Обоснуйте, почему необходима стандартизация форматов электронных документов.

11. Приведите примеры управленческих документов, в которых основная дата может не совпадать с фактическим временем их подписания.

12. Укажите принципиальные различия составления процессных регламентов и структурных регламентов.

13. Раскройте особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (персональные данные, коммерческую тайну).

14. Составьте Кодекс корпоративной этики предприятия Вашей отрасли. В первой части Кодекса изложите ценности, цели и принципы предприятия, в соответствии с которыми должны выстраиваться его отношения с партнерами, клиентами, государством и обществом; сформулируйте миссию предприятия. Во второй части Кодекса опишите этические нормы и правила поведения работников предприятия.

15. Разработайте проекты устава и учредительного договора предприятия Вашей отрасли, созданного в форме общества с ограниченной ответственностью, учредителями которого выступают два физических лица. Остальные условия определите на Ваше усмотрение.

16. Разработайте проект договора между предприятием Вашей отрасли и его клиентом (предприятием или физическим лицом). Условия договора укажите в соответствии с существующими в гражданском законодательстве нормами для данного вида (разновидности) договоров и в зависимости от специфики деятельности предприятия.

17. Обоснуйте, в каких управленческих ситуациях целесообразно издание соответствующего распорядительного документа: а) приказ; б) распоряжение; в) указание.

18. Поясните, как связаны порядок составления и оформления приказа с качеством реализации управленческого решения.

Опишите порядок документационного оформления делегирования полномочий руководителем организации на издание распорядительных документов.

19. В ОАО «Рассвет» была произведена проверка финансово-хозяйственной деятельности, в ходе которой выявлено что на предприятии не ведется журнал учета выдачи доверенностей и отсутствует отчетность по командировкам. Составьте соответствующий приказ. Наименование должностей и Ф.И.О. работников предприятия – на Ваше усмотрение.

20. Составьте приказ по основной деятельности о графике работы в праздничные дни (начальник охраны должен опечатать производственные помещения и обеспечить охрану; директор по персоналу должен обеспечить дежурство на телефоне главного офиса для оперативного решения вопросов; главный бухгалтер должен оплатить дежурство в двойном размере). Наименование Ф.И.О. работников предприятия – на Ваше усмотрение.

21. Составьте проект приказа по личному составу со следующими данными:

а) о приеме на работу на должность секретаря-референта Петровой Анны Ивановны;

б) об увольнении Смирнова Павла Сергеевича с должности главного бухгалтера в связи с уходом на пенсию;

в) о предоставлении очередного отпуска экономисту Стрельцовой Марии Васильевне.

Остальные данные укажите по своему усмотрению.

22. На общем бланке предприятия Вашей отрасли, созданного в форме открытого акционерного общества, составьте проект решения Совета директоров об участии выставке, посвященной проблемам и перспективам развития отрасли. Тему выставки, место и место ее проведения укажите самостоятельно. В констатирующей части сошлитесь на то, что участие в данной выставке предусмотрено координационным планом Совета директоров от ХХ.ХХ.20__. В постановляющей части, в том числе:

поручите заместителю генерального директора подготовить предложения по составу делегации и предоставить на рассмотрение Совету директоров в определенный срок;

поручите отделу маркетинга во главе с его начальником уточнить список планируемых к демонстрации на выставке достижений, оборудовать специальные стенды для демонстрации достижений и подготовить презентацию и доклад в определенные сроки (тему презентации и доклада укажите самостоятельно).

23. Составьте соответствующий распорядительный документ, опираясь на предложенную ситуацию:

1). Директор ОАО «Супер-Тур» издал… об организации семейных туров по России и за рубежом в срок до 21.06.2007. Подготовить необходимые документы поручено старшему менеджеру И.О. Васильеву.

2). Совет директоров ОАО «Праздник» издал… об объединении организаций «Сегодня» и «Каждый день» в срок до 03.09.2007. контроль за исполнением … был возложен на генерального директора ЗАО «Сегодня» Р.А. Касаткина.

24. Оформите протокол собрания работников коммерческой организации с повесткой дня:

1)О направлениях развития коммерческой деятельности предприятия.

2)О введении новых регламентов по экспертизе качества товаров.

Остальные данные – на Ваше усмотрение.

25. Назовите основные функции, которые выполняет в тексте делового письма обращение к адресату.

26. Назовите основные различия в оформлении деловых писем в отечественной и зарубежной (в т.ч. международной) практике.

27. Укажите особенности электронных писем как формы деловой переписки.

28. Определите разновидность делового письма по языковым формулам:

1)Просим сообщить дату приезда делегации от Вашей фирмы…

2)Мы уверены, что Вас заинтересует высокое качество нашей продукции…

3)В связи с приближением сроков поставки, напоминаем Вам, что…

Нам будет приятно видеть Вас на юбилее нашей фирмы, который состоится…

К сожалению, мы не можем принять Ваше предложение…

Представляю на утверждение проект плана…

29. Вы коммерческий директор оптовой торговой фирмы «Красота и гармония» по продаже косметической и парфюмерной продукции. Вам необходимо провести рекламную компанию. Оформите рекламное письмо для деловых партнеров.

30. Вы являетесь ведущим специалистом книжной ярмарки. Составьте текст письма-приглашения потенциальным участникам ярмарки. Участие в этой ярмарке позволит широко представить книжную продукцию партнеров, продать экспонаты со стендов, изучить особенности рынка и заключить выгодные сделки.

31. Составьте текст письма, подтверждающего согласие фирмы «Солнышко» с предложенным фирмой «Облачко» графиком поставки товаров в течение срока действия договора поставки. В письме также указывается на направление фирмой «Солнышко» для подписания экземпляров договора, уже подписанных с ее стороны.

32. Составьте заявление менеджера Белкиной С. С. о предоставлении ей очередного отпуска за 20__ год.

33. На общем бланке Вашего предприятия составьте инструкцию по делопроизводству, руководствуясь рекомендациями, предусмотренными российской нормативно-методической базой.

34. Разработайте положение о службе документационного обеспечения управления (ДОУ) предприятия Вашей отрасли. Название и состав службы ДОУ определите самостоятельно в зависимости от статуса и масштаба Вашего предприятия.

35. Разработайте документационное обеспечение режима коммерческой тайны на предприятии Вашей отрасли. С этой целью составьте:

перечень информации, составляющей коммерческую тайну Вашего предприятия;

список документов предприятия, содержащих коммерческую тайну;

инструкцию по работе с документами, содержащими коммерческую тайну.

36. Определите преимущества регистрации документов на основе применения автоматизированных технологий в делопроизводстве.

37. Перечислите документы, включаемые в архивный фонд организации.

38. Укажите основные функции, которые выполняет номенклатура дел организации.

39. Укажите, какие действия необходимо предпринимать и какие факторы следует учитывать для обеспечения длительного хранения электронных документов.

40. Выделите группы работников организации в соответствии с функциями, выполняемыми ими в системе автоматизации делопроизводства и документооборота.

41. Опишите порядок работы с проектами, создаваемых в организации документов, осуществляемой в системе автоматизации делопроизводства и документооборота.

42. Назовите организационно-распорядительные документы, которые должны быть изданы в организации при внедрении системы автоматизации делопроизводства и документооборота в работу с документной информацией.

43. Обоснуйте, почему использование системы автоматизации делопроизводства и документооборота повышает эффективность функционирования системы менеджмента качества на предприятии.

44. Раскройте содержание основных требований к системе управления документами, устанавливаемых в ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «СИБИД. Управление документами. Общие требования».

45. Укажите существующие, на Ваш взгляд, преимущества и проблемы внедрения качественных систем управления документами в практику работы российских предприятий в современных экономических условиях.