Правила подготовки письма

Любое сообщение электронной почты состоит из двух частей: заголовка и содержимого. Заголовок содержит такую информацию, как отправителя сообщения, время/дату отправления и адрес получателя. Содержимое – это то, что набирается в самом сообщении.

В заголовке отправляемого письма поле КОМУ (ТО) является обязательным. Через запятую без пробелов может быть перечислено несколько адресов. Кроме этого поля предлагаются для заполнения следующие поля: копия CC (Carbon Copy) и реже BСС (Blind Carbon Copy). Различие двух последних заключается в том, что основной получатель письма увидит адрес того, кому вы отправляете копию письма (СС), но не увидит адреса скрытой копии (BCC).

Поле ТЕМА (Subject) – желательно заполнять. В нем весьма кратко указывается основное содержание письма. Кстати, услуги, оказываемые многими коммуникационными фирмами, предполагают возможность передачи содержимого этого поля на пейджеры и сотовые телефоны. Иногда это может быть не только содержание поля ТЕМА, но и нескольких первых строк письма. Заполнение поля ТЕМА позволит вашему адресату быстрее сориентироваться в случае, если приходит много писем.

Дата и время (Date) отправки письма проставляются почтовой программой автоматически. Получатель письма получит информацию об адресе отправителя (поле From), дате отправки Date, Subject и др. По вашему усмотрению можно просмотреть расширенный (технический) заголовок. В нем указываются подробный маршрут (имена серверов), по которому было доставлено письмо, тип кодировки, наименование почтовой программы и массу другой сопутствующей информации. Расширенный заголовок просматривают крайне редко.

Теперь перейдем к самой главной части любого письма (в том числе и электронного) – его содержанию. Поле для набора текста письма вы найдете без проблем. Там может находиться только текст. Одна из немногих настроек этого поля – количество символов в строке. Если длина текстовой строки превышает эту цифру, то не поместившееся слово целиком перенесется на новую строку. Это позволяет избавить получателя от дополнительных манипуляций, поскольку в его почтовой программе может быть установлено другое значение длины строки.

Почтовую программу можно настроить таким образом, чтобы в конце каждого письма автоматически записывались ваши реквизиты или какая-либо часто повторяющаяся информация.