Правила общения на деловых встречах и переговорах

Договариваясь о встрече, следует четко сформулировать для себя цель такой встречи, продумать план своего разговора, выделить главное, необходимо всегда точно оговорить время встречи и ни в коем случае не опаздывать. Задержки в пути, непредвиденные дела в этом случае не оправдание. Но если вы опоздали, следует извиниться, а если вы знаете, что не успеете на встречу вовремя - позвоните, предупредите, извинитесь.

Первое, что необходимо сделать – это представиться друг другу. Это можно сделать устно или с помощью визитной карточки. Непременное условие всякого делового разговора – уважительное отношение к собеседнику: не рекомендуется отвлекаться, ждать с нетерпением паузы в разговоре, чтобы вставить свое слово; не забывайте быть доброжелательным, не возмущайтесь чужими мыслями, мнениями; не перебивайте, следите за своей интонацией, мимикой (не кусайте губы, не потирайте руки); не употребляйте во время разговора слова с двойным значением; избегайте поучительного тона, не старайтесь поучать партнера; при разговоре старайтесь смотреть в глаза (вообще разговор «глаза в глаза» более доверителен, создает атмосферу взаимной симпатии, заинтересованности); старайтесь не быть чересчур эмоциональным; если с вами не согласны, не спешите доказывать свое; не отвечайте на возражения (недопустимы такие выражения: «нет, я не согласен», «нет, это никуда не годится»); не следует загонять своего собеседника в угол, даже если вы правы, требуя немедленного признания вашей правоты - будьте великодушны, дайте собеседнику достойно отступить.

В конце деловой беседы никогда не вредно поблагодарить за ответ, совет, за непредвиденную задержку времени; если вы недовольны результатом разговора, не показывайте это, вежливо попрощайтесь.

В ведении переговоров с иностранными партнерами также существуют свои этикетные особенности. Переговоры начинаются с того момента, когда одна из сторон выступит с предложением обговорить детали и условия заключения контракта. Подготовка к переговорам начинается с того момента, когда вторая сторона принимает предложение. Именно на этапе подготовки закладывается успех переговоров. Он включает два основных вопроса: 1) решение организационных проблем; 2) проработку процесса переговоров.

К организационным проблемам относятся: а) составление программы приема иностранных партнеров (основными элементами этой программы являются: порядок встречи; персональный состав встречающих; приветствие и представления, приветственные речи; места в автомашинах; деловая часть программы, т.е. беседы, встречи, переговоры; культурные мероприятия; приемы, завтраки, обеды и т.д.; окончательные проводы);

б) формирование делегации участников переговоров с российской стороны;

в) определение места и времени переговоров и т.д.

При проработке процесса переговоров следует соблюдать следующие протокольные правила:

- ранг и должность встречающего главы делегации, а затем и ведущего переговоры должны соответствовать рангу и должности приезжающего главы делегации;

- первым представляется глава принимающей делегации, вторым представляется гость – глава иностранной фирмы, затем глава принимающей делегации представляет своих сотрудников (по рангам – по нисходящей);

- при встрече и проводах в аэропорту или на вокзале уместно преподносить цветы, завернутые в целлофан.

Теплая встреча способствует созданию дружеской атмосферы в процессе работы. Если вы сопровождаете делегацию в гостиницу, то ни в коем случае не бросайте гостей у входа в гостиницу. Это невежливо, могут возникнуть вопросы при оформлении документов. Лучше всего попрощаться с гостями в вестибюле гостиницы, договорившись с ними о встрече. Провожать гостей до их номеров также неудобно, ибо своими действиями Вы вынуждаете пригласить Вас в номер на чашку кофе.

При ведении переговоров, проведении деловых бесед с иностранными партнерами следует всегда сохранять выдержку, терпение, не повышать голоса, не делать замечаний, не ходить рассержено по комнате, как бы медленно ни шли дискуссии, как бы ни были щепетильны, въедливы партнеры.

Никогда не пытайтесь изменить в свою пользу ход переговоров методами уловок (дескать, кто-то вам предлагает более выгодные условия сделки). Каждый волен выбирать себе самого выгодного компаньона, но делать это надо достойно, не унижая других.

При ведении переговоров нельзя забывать о немаловажной мелочи – сувенирах и подарках. Согласно этикету, при первой встрече подарки дарят хозяева, а не гости. При последующих встречах обмен подарками становится обязательным. Подарки нужно готовить и дарить строго по рангам. Подарки будут выглядеть весомее, если их украсить гравировкой или монограммой, либо эмблемой вашей фирмы, компании, либо инициалами того, кому предназначается подарок.