Все хозяйственные операции, которые ежедневно совершаются на предприятиях, как правило, оформляются документами.
Документ (лат. documentum – свидетельство, доказательство) – это письменное свидетельство на правосовершение или подтверждение действительного осуществления хозяйственной операции, в котором заполнены необходимые реквизиты.
Документальное (подтвержденное документами) оформление хозяйственных операций позволяет бухгалтерской службе вести предварительный, текущий и последующий контроль за деятельностью материально-ответственных лиц, движением имущества и состоянием расчетно-платежной дисциплины. Бухгалтерские документы имеют юридическую доказательную силу, приобретают важное правовое значение при решении споров между организациями и лицами.
Документация – процесс оформления хозяйственных операций документами.
Документация является начальной стадией учетной работы. Документация предназначена для контроля за хозяйственной деятельностью предприятия. Документ является носителем экономической информации и единственным основанием отражения хозяйственной информации в учете.
|
|
Документы бухгалтерского учета классифицируются по различным признакам:
1) по назначению;
2) последовательности (времени) составления;
3) способу использования или степени охвата хозяйственных
операций;
4) месту составления;
5) форме;
6) способу заполнения;
7) воспроизведению информации;
8) срокам хранения.
Бухгалтерские документы по назначению можно разделить на группы:
· распорядительные;
· оправдательные (исполнительные);
· комбинированные;
· документы бухгалтерского оформления.
Распорядительные — это документы, которые содержат распоряжения на выполнение той или иной операции. Назначение этих документов – передача указаний руководящих работников непосредственным исполнителям. К ним относятся приказы и записки о приеме на работу и об увольнении, об отпуске, доверенности на получение материальных ценностей, путевые листы на перевозку грузов, хозяйственные договоры и др. Эти документы подписываются руководящими лицами. Они имеют важное значение, но не подтверждают факт совершения операции, поэтому не служат основанием для отражения ее в учете.
Исполнительные (оправдательные) документы удостоверяют факт совершения операции, подтверждают их выполнение. К ним относятся акты приема-передачи основных средств, их ликвидации, товарные и товарно-транспортные накладные на отпуск товаров, отчеты материально ответственных лиц и др., подтверждающие произведенные расходы. Эти документы, как правило, составляются в момент совершения операции и используются для первичной ее регистрации и поэтому служат основанием для учетных записей.
|
|
Документы бухгалтерского оформления создаются внутри бухгалтерии для упрощения и ускорения учетных записей. Это различного рода группировочные и накопительные ведомости поступления и расхода материалов, расчеты себестоимости продукции, разработочные таблицы распределения заработной платы, расчеты амортизации основных средств и нематериальных активов, листки-расшифровки произведенных расходов, справки об исправлении ошибок и др.
Комбинированные документы объединяют признаки распорядительных, оправдательных и частично документов бухгалтерского оформления. Они содержат распоряжение на оформление операций и подтверждают ее выполнение. Эти документы находят широкое распространение, так как объединение признаков ряда документов сокращает их поток, что упрощает работу бухгалтерского аппарата. Большинство кассовых и банковских документов является комбинированным. К ним относятся: приходные и расходные кассовые ордера, платежные требования и поручения, наряды на сдельную работу, лимитно-заборные карты, авансовые отчеты подотчетных лиц и др.
По последовательности (времени) составления различают первичные и сводные.
Первичные документы (исполнительные, комбинированные) содержат исходную информацию, они составляются в момент совершения операции. Сводные составляются позже на основе первичных, например, авансовый отчет об израсходовании суммы, ранее полученной под отчет.
По способу использования (степени охвата операций) документы классифицируются на разовые и накопительные.
В разовых документах отражается одна или несколько однородных операций (кассовые ордера, акты, товарные накладные). В накопительных документах отражаются однородные хозяйственные операции в течение определенного периода (дня, декады, месяца). К ним относятся месячные лимитно-заборные карты, наряды на сдельную работу. Применение накопительных документов предпочтительно, так как при этом сокращается количество документов и расход бланков.
По месту составления документы делятся на внутренние и внешние.
Внутренние составляются внутри организации (приходные и расходные кассовые ордера, лимитно-заборные карты, наряды на сдельную работу, документы бухгалтерского оформления и др.).
Внешние поступают извне. Это приемо-сдаточные акты, платежные требования, авизо (извещения), счета-фактуры поставщиков, товарные и товарно-транспортные накладные.
По форме документы бывают типовыми (унифицированными) и специализированными.
Типовые применяются во всех отраслях экономики республики, а специализированные – в отдельных отраслях (путевые листы строительных машин, в сельском хозяйстве – карточка учета надоя молока и др.). Большинство документов типовые.
Для оформления многочисленных хозяйственных операций, совершаемых в организациях, выписывается большое число документов, обработка которых требует больших затрат труда бухгалтерских работников.
Осуществление единого методологического руководства учетом и отчетностью в нашей республике обеспечивает возможность установления единообразных (унифицированных) форм документов.
Унификация документов – это разработка единых форм документов для учета однородных операций в различных организациях.
Создание унифицированных документов, облегчает их составление, разработку типовых проектов автоматизации учета, позволяет централизовать изготовление специальных бланков документов. Банковские и кассовые документы являются унифицированными.
По способу заполнения различают документы оформленные вручную, с помощью средств вычислительной техники.
|
|
По воспроизведению информации документы подразделяются на подлинники (оригиналы), копии и выписки из документов.
Подлинник – это оформленный и подписанный соответствующим образом документ в окончательной редакции. Копия – это воспроизведение всех реквизитов документа-подлинника, а выписка – копия части документа.
По срокам хранения различают документы текущего срока хранения (от 1 до 5 лет) и постоянного хранения.