Требования, предъявляемые к содержанию и оформлению документов

Условно документ можно разделить на части, основными из которых являются: заголовочная, содержательная, оформляющая. В каждой из частей документа отражаются соответствующие рек­визиты, т.е. реквизиты – это отдельные показатели (сведения), отражаемые в документе и имеющие самостоятельное значение. Реквизит (лат. requisiturn – нужное, требуемое, необходимое).

Из всех реквизитов одни являются обязательными, другие – необязательными. Каждый бухгалтерский документ дол­жен иметь следующие обязательные реквизиты:

- название (наименование документа);

- дата составления документа;

- наименование организации, где и от имени которой состав­лен документ;

- содержание хозяйственной операции и основание для ее совершения;

- измерители операции (единицы измерения), применяемые в учете;

- подписи лиц, ответственных за совершение операции и офор­мление документа и их расшифровка.

При выписке документов на компьютере подписи могут быть заменены личными кодами (электронные подписи).

Учетные документы составляются от руки или автоматизиро­ванным способом на специально заготовленных бланках. Бланки документов печатаются типографским способом и содержат графы, в которые заносят сведения о хозяйственных операциях.

К составлению документов предъявляются определенные тре­бования. Документы должны оформляться:

1) своевременно в момент совершения операции;

2) качественно;

3) содержать достоверные данные и обязательные реквизиты;

4) аккуратно, разборчиво, без под­чисток, помарок и неоговоренных исправлений;

5) свободные строки впервичных документах обязательно прочеркиваются;

6) выписы­вать документы разрешается чернилами или шариковыми пастами синего, фиолетового или черного цвета вручную, на пишущих уст­ройствах, ПК;

7) дата составления указывается: число цифрой, а ме­сяц — прописью. В денежных банковских документах сумма ука­зывается цифрами и прописью с заглавной буквы.

Отдельные документы в соответствии с действующими нормативными по­ложениями относятся к бланкам строгой отчетности. Такие формы (бланки) документов изготавливаются типографским спо­собом с обязательным проставлением номера и серии. К ним от­носятся товарно-транспортные накладные, товарные накладные, счета-фактуры по налогу на добавленную стоимость, приходные кассовые ордера и др. Учет бланков строгой отчетности ведется в приходно-расходной книге типовой формы, которая нумеруется, скрепляется печатью и подписывается руководителем и главным бухгалтером.

Для регистрации хозяйственных операций необходимо приме­нять установленные типовые формы документов.

Внесение исправлений в кассовые и банковские доку­менты не допускается. В остальные документы можно внести исправления лишь по согласованию с участниками хозяйствен­ных операций, что заверяется подписями тех же лиц.

Ответственность за достоверность содержащихся в докумен­тах данных, а также за качественное их составление и передачу в установленные сроки для дальнейшей обработки несут должност­ные лица, подписавшие этот документ.