Порядок составления и обработки документов

Учетная обработка документов в бухгалтерии осуществляется следующим образом. Поступившие в бухгалтерию документы дол­жны быть всесторонне проверены с трех позиций:

1) по форме, т.е. в отношении правильности и полноты заполнения реквизитов. Эта проверка заключается в выяснении бухгалтером подлинности подписей лиц, составивших доку­мент; установлении наличия всех требуемых в форме доку­мента реквизитов, выявлении подчисток и неоговоренных или
неправильно сделанных исправлений и т.д.

2) проверить документ по существу. Это значит выяснить со­ответствие хозяйственных операций в документе действу­ющему законодательству, т.е. ее законность и хозяйствен­ную целесообразность. Например, при проверке авансового отчета по командировке надо знать порядок и нормы оплаты суточных, расходов по найму жилья, проезда и т.д.

3) подвергнуть арифметической проверке, т.е. проверить правиль­ность подсчетов, выведения итогов, вычисленных процентов.

Неправильно или неполно составленные документы возвраща­ются для выяснения, дополнительного оформления или пересос­тавления. В случае обнаружения подделки каких-либо реквизи­тов или других злоупотреблений, эти документы не возвращаются представившим их работникам, а оставляются в бухгалтерии для выяснения и привлечения виновных к ответственности. Все факты злоупотреблений и нарушений в оформлении документов глав­ный бухгалтер обязан доводить до сведения руководителя органи­зации.

Проверенные и принятые бухгалтерией документы подверга­ются обработке, которая состоит из следующих этапов:

• таксировки;

• группировки;

• контировки (проставлении корреспонденции счетов).

Таксировка – это определение денежной оценки хозяйствен­ных операций, зафиксированных в документе. Многие поступив­шие в бухгалтерию документы имеют только натуральные пока­затели, поэтому их необходимо перевести в денежный измеритель. Например, количество * цену = сумма.

Группировка – предусматривает объединение документов по однородным признакам и за определенный период. Ее целью является подготовка сводных данных за какой либо период. На­пример, кассовые документы группируются за каждый день по при­ходу и расходу, что находит отражение в отчете кассира.

Контировка – это указание в документе взаимосвязи между счетами, она обозначается на самих документах проставлением кор­респонденции счетов исходя из содержания хозяйственных опера­ций. После проставления корреспонденции счетов документы ис­пользуются для записи операций по счетам в учетные регистры. Например, в кассовых ордерах проставляется корреспондирующий счет со счетом 50 «Касса».

После составления бухгалтерской отчетности первичные доку­менты передаются на хранение.