Совершенствование информационный потоков

Совершенствование информационных потоков в системе управления базируется на использовании следующего перечня рекомендаций, ориентированных на конечные результаты управленческой деятельности.

1.Терминология при формировании схем информационных потоков
должна быть единой.

2.Информировать и получать информацию следует у того, кто свя
зан с выполнением или подготовкой решения.

3. Чтобы не было незаменимых работников аппарата управления,
следует унифицировать и описывать процедуру подготовки и прохожде
ния документов.

4. Прежде чем готовить, принимать и исполнять решение, следует
убедится в его необходимости.

5. Всякое управленческое решение должно готовится и реализовать
ся с минимальными затратами средств.

6. Исполнитель должен быть заинтересован в качественном и свое
временном исполнении решения.

7. Контроль исполнения должен быть двойным, работу контролеров
также надо стимулировать и контролировать.

8.Однотипные, постоянно повторяющиеся решения должны кон
тролироваться не в процессе исполнения, а по результатам с возложением
максимальной ответственности на исполнителя.

9.Готовящий решение и его исполняющий должны быть достаточно
о нем информированы.

10.Управленческое решение должны готовить и исполнять квали
фицированные исполнители.

11.Исполнение решения следует поручать работникам, которые об
ладают реальной возможностью выполнить его в установленное время.

12.При подготовке и исполнении решения сотрудникам в большей
мере следует взаимодействовать по горизонтальным уровням управления,
вышестоящих руководителей информировать только о результатах.

13.Следует не забывать что статистическая информация за длитель
ный период важнее, чем сиюминутные сведения.

Вмешиваться в исполнение решения следует только в том случае, ко
гда имеются отклонения, которые не могут быть устранимы исполнителями.

15. Источники первичной информации по одному и тому же реше
нию должны быть едиными.

16. Первичные документы должны готовиться в минимальном коли
честве экземпляров, передаваться в порядке подотчетности и храниться в
архивах или в конечных контрольных подразделениях.

17. Документы следует конструировать таким образом, чтобы де
тально не вчитываясь, можно было выносить оценочные суждения типа:
хорошо, плохо, лучше, хуже и т.д.

18. Деятельность исполнителей не следует детально регламентиро
вать, необходимо оставлять им возможность находить рациональные пути
в организации своей работы.

19. При большом количестве документально оформляемых техноло
гических процессов управления следует отдавать предпочтение стандарт
ным решениям.

20.Каждое вновь принимаемое решение следует проверять на нали
чие связи и непротиворечивости с ранее принятыми решениями.

21. Каждое управленческое решение следует проверять на надеж
ность по исполнителям, техническим средствам и финансовым
возможностям.

2.5 Рационализация режима обмена информацией

Производственно-экономическая информация отличается неравномерным возникновением во времени, поэтому процесс ее поступления в пределах определенного периода можно рассматривать как неравномерный. Это связано с наличием большого числа разнообразных факторов, оказывающих на него влияние. Для эффективного управления данным процессом представляется целесообразным математически описать его, используя известные в математической статистике законы распределения. Такое описание позволяет облегчить решение задачи прогнозирования поступления информации. Из совокупности известных законов распределения случайных величин в данном случае предпочтительными могут оказаться: нормальное распределение, биноминальное распределение и распределение Пуассона.

Как показывает практика, для описания процесса поступления информации чаще всего подходит закон нормального распределения. Чтобы установить, в какой мере подчиняется процесс поступления статистической информации закону нормального распределения, используется выборка фактических данных, характеризующих режим поступления информации за несколько периодов по наиболее представительным формам документов.

На основе указанных данных строятся ряд и гистограмма распределения величин. Используя традиционные методы анализа статистических

рядов, определяется их теоретическое распределение. Например, кривая теоретического нормального распределения определяется формулой

./ч Л* 1,4

где N - общее число поступивших данных;

К - величина интервала дробления эмпирического ряда распределения; к примеру, если данные берутся за каждый день, то К=1; I - стандартизированное отклонение; ст - среднее квадратичное отклонение ряда.

Чтобы воспользоваться приведенной формулой для определения теоретических кривых по некоторому эмпирическому ряду, следует вероятностные характеристики заменить данными эмпирического ряда. При этом величина стандартизированного отклонения

,-±11

¹ ~ 1

а где х - текущее значение;

х - среднее арифметическое значение.

Для определения близости эмпирического распределения теоретическому нормальному распределению используются, как известно, несколько оценок критериев согласия. В данном случае можно применить: 1. Критерий Пирсона, определяемый выражением

где п - эмпирические частоты; п' - теоретические частоты.

Близость фактического распределения нормальному устанавливается путем определения вероятности достижения X² данного значения Р (А.²). Значения Р (А.²) вычислены для разных ^,² и имеются в таблицах различных литературных источников по математической статистике. Кроме значения Р (А.²) необходимо определить число степеней свободы варьирования эмпирического распределения 1с, которое равно числу групп в нем минус число исчисленных характеристик распределения (средняя арифметическая, дисперсия и т.д.), использованных при описании теоретического распределения.

По значениям X и к в таблицах находят Р (А.). В случае, если эта величина значительно отличается от нуля, считается, что эмпирический ряд близок к нормальному распределению.

2. Критерий В.И.Романовского, определяемый выражением Я,-

Если указанное отношение по абсолютной величине равно или меньше трех, то считают, что эмпирический ряд близок к нормальному распределению.

3. Критерий А.Н.Колмогорова, устанавливающий близость теоретических и эмпирических распределений путем сравнения их интегральных распределений. При этом А. исчисляется исходя из максимального верхнего предела абсолютного значения разности накопленных частот В, отнесенному к квадратному корню из числа наблюдений, то есть О

•//V

Я =

Считается, если Р (X), приводимые в таблицах, для данного случая значительно больше 0,05, то распределения хорошо соответствуют друг другу. За интервал ряда принимается месяц для годовых отчетов, день -для месячных, смена - для суточных, десятиминутку - для сменных.

Из указанных трех критериев наиболее удобен и простой в реализации критерий В.И.Романовского.

Получив теоретическую кривую нормального или любого другого закона, можно выявить "пиковые" нагрузки в пунктах потребления информации.

Сильно вытянутая кривая и большой размах вариации свидетельствуют о неритмичном характере обмена информацией. Что усложняет условия для ее переработки потребителем. Изучив характер поступления информации, можно разработать соответствующий режим ее обработки. Если рассредоточить по возможности сроки поступления данных, то для каждой формы документа будет своя "пиковая" нагрузка, а общая нагрузка на потребителя при этом равномерно распределится в течение анализируемого периода времени. При этом кривая нормального распределения не будет иметь резкого перепада, и размах поступления информации не будет значительным.

Все это позволит осуществить равномерную загрузку вычислительной и организационной техники, каналов связи и работников управленческой службы.

Другим направлением рационализации режима обмена информацией является изменение периодичности для некоторых показателей. Для реализации этого направления необходимо предварительно провести анализ обоснованности выбранной периодичности.

Вывод о правильности выбранной периодичности может быть сделан на основе использования принципиальных положений теории информации. В соответствии с положениями указанной теории данные за выбранный период несут определенную информацию и представляют информационную ценность лишь в том случае, если они характеризуют какие-либо изменения в управляемом объекте, которые могли бы служить сигналом для принятия управленческих решений. Если же данные таких изменений не отражают, то в них не содержится никакой дополнительной информации.

При этом степень различия данных за смежные учитываемые периоды позволяет оценить обоснованность выбранного интервала представления данных и наметить пути выбора наиболее рациональной периодичности. Для этой цели в ходе обследования должны быть использованы фактические показатели за достаточно длинное число смежных периодов. Причем объем выборки должен составлять до 20% от генеральной совокупности.

Сама выборка должна осуществляться по способу типического отбора. Для этого генеральную совокупность по некоторому признаку необходимо разделить на типические группы. Такими типическими группами являются данные за ряд смежных периодов, описываемые одной картой обследования. Под выборочной совокупностью также имеются в виду фактические данные за достаточно длительный период. Например, для месячного периода - несколько лет, для суточного - месяц и т.д.

Анализ фактических данных с позиций существенности различий между ними осуществляется методами оценки различия средних.

Алгоритм расчета следующий.

1. Определяются средние значения показателя по периодам (для сменной, суточной, декадной, месячной отчетности) по формуле

2. Вычисляются средние квадратичные отклонения по периодам:

а) при числе данных п < 30 по формуле

V н-1

б) при числе данных п > 30 по формуле

I П

3. Определяются средние ошибки выборочных средних

а

/* = -/=. vi

4. Находятся разности выборочных средних по периодам:

^Х1~—

X; — Х-,

х_н - х„-\.

5. Вычисляются средние ошибки разности соответствующих пар вы
борочных средних

42 43

6. Определяется критерий оценки существенности расхождения со ответствующих выборочных средних:

Х2-Х1

Если 1ф < 3, то существенного различия между показателями за смежные периоды не будет. В этом случае можно сделать вывод, что установленный период обмена информацией не является целесообразным. При 1ф > 3 можно считать выбранную периодичность обоснованной, хотя нельзя утверждать, что она является оптимальной. Физический смысл приведенной оценки показателей состоит в том, что при значениях I > 3 различия между ними нельзя уже считать случайными.

Использование приведенного алгоритма обоснованности режима обмена информацией позволяет сократить объем циркулирующей в системе управления излишней информации, которая не несет никаких сведений, за счет изменения периодичности представления данных в сторону удлинения интервала обмена.

Основными принципами, на которые должно опираться создание рациональных информационных потоков, являются следующие:

- определение информационных потребностей, способов и путей их

удовлетворения;

- адекватность отображения управленческих процессов обращения,
расширения и потребления всех видов ресурсов;

- единство информации, циркулирующей в системе управления и
поступающей от различных источников;

- увязка момента времени представления информации с моментом

времени ее использования;

- сжатие оперативной информации и повышения уровня ее исполь
зования в процессах управления;

- кодирование информации с целью эффективного использования
каналов связи и преобразующих ее устройств;

- разработка и реализация программы использования и преобразова-

ния информации для целей планирования и управления;

- своевременное выведение из информационной системы информа-

ции, потребность в которой исчезла.

Возросшие объемы управленческой информации, предназначенной для принятия решений, обусловили необходимость увеличения численности информационных менеджеров и возникновения ряда проблем.

Источником синергизма является совмещение методов управления по целям и управления по отклонениям в рамках интегрированной управленческой деятельности.