Требования, предъявляемые к информационному обеспечению системы управления

Информационное обеспечение решает вопросы подготовки данных о производстве, сбыте, поставках, финансировании; формирования исходной информации в массивы; ввод массивов в ЭВМ, организацию машинных массивов; обеспечения управленческих задач алгоритмами и машинными программами, а также формирования выходной информации.

К информационному обеспечению предъявляют следующие требования:

однозначность представления исходных данных;

совместимость исходного массива с программами обработки его
на ЭВМ;

возможность оперирования машинными носителями информации в
пределах технических ограничений ЭВМ, средств оргтехники и связи;

непрерывное соблюдение соответствия между состоянием объектов
управления и его отображением в машинных массивах;

идентификация объектов управления на формализованном обозна
чении их, установленном едиными системами ведения производственной,
технической и служебной документации;

разработка на типовых методиках и формах работы с информацией
на всех участках ее циркуляции;

использование типовых методик и инструкций по разработке ал
горитмов и машинных программ.

Организация подготовки информационной системы для управления предприятием с использованием ЭВМ включает:

разработку единой методики идентификации объектов и процессов;

установление набора объектов и их систематизацию;

определение состава информационной базы и ее внешних связей;

разработку типовой схемы обмена данными между ЭВМ и сотруд
никами;

создание единой общесистемной схемы хранения информации и
обеспечения ею решаемых задач;

представление на обычных носителях информации данных, при
годных для ввода в ЭВМ;

динамический характер наращивания емкости информационной базы;

- обеспечение необходимыми данными всех задач, решаемых для
управления предприятием.

Информационная система - это средство организации информационного обеспечения процессов управления, способствующее своевременному поступлению необходимой и достоверной информации во все звенья системы управления, нуждающиеся в ней.

Другими словами, информационная система - это совокупность средств и методов, обеспечивающих реализацию всего комплекса операций по осуществлению процесса управления необходимой информацией.

Информационная система включает следующие элементы:

- информационные ресурсы - массивы данных, архивы, методики,
инструкции, машинные программы и документы;

материальные ресурсы - носители информации, технические
средства сбора, передачи, обработки и представления информации;

каналы циркулирования информации - контингент работников,
средства связи, средства хранения.

Информационная система характеризуется следующими параметрами:

объем массивов информации;

пропускная способность каналов передачи информации;

способность хранения единицы информации;

время реакции системы на информационные работы;

уровень безотказности технических средств;

быстродействие поиска, передачи и оперативности в информаци
онной работе;

комплекс решаемых системой задач управления.

1.5 Повышение уровня достоверности информации

Под достоверностью информации понимают степень адекватности отражения ею реальных ситуаций или процессов. Достоверность информации зависит от наличия в ней ошибок, искажающих действительные параметры, факторы и показатели. Чем больше ошибок, тем менее достоверной считается информация.

В управляющих системах информация движется от источника к потребителю, претерпевая различного рода преобразования. При передаче, хранении или обработке дискретной последовательности появление искажения хотя бы в одном символе ведет к тому, что последовательность считается искаженной.

Так как появление искажений носит статистический характер, то качество передачи дискретной последовательности можно характеризовать вероятностью появления в ней искаженных символов. Эта вероятность выражается отношением числа искаженных символов в достаточно длительной последовательности к числу символов этой последовательности, т.е.

п
Р = н_т--

°-^кс д

Тогда вероятность появления неискаженного сообщения или достоверность информации определяется соотношением

0=1 -Р

Если информация представляет непрерывную последовательность, то для характеристики ее искажения используется величина, являющаяся функцией отклонения неискаженной функции времени {(I) от искаженной. Обозначим ее Г„ (I).

Обычно в качестве величины отклонения выбирается наибольшая величина абсолютного значения разности этих двух функций на всем отрезке времени.

Е = [ОД-Ш1

Если величина не превосходит некоторого порогового значения, то информация представленная функцией Г„ (1), считается неискаженной. Если же превосходит Е, считается, что информация представленная С„ (I) искажена.

Искажение информации происходит из-за помех. Помехой называют постороннее возмущение, действующее в системе управления, препятствующее правильной передаче, хранению, преобразованию и представлению информации.

Помехи создаются различными источниками, как внутри, так и вне системы управления. Это могут быть ошибки сотрудников, электромагнитные процессы, радиоизлучения, тепловые процессы, специально создаваемые помехи.

Оценка достоверности информации способствует выявлению узких мест в информационной системе и конкретных виновников ошибок, что необходимо для повышения качества управленческой работы и для совершенствования коммуникаций контроля.

Выявление недостоверной информации может осуществляться на основе сбора статистических данных об ошибках в течение длительного периода времени и на основе выборочных обследований структурных подразделений.

Массовые статистические наблюдения дают возможность выявить количество и структуру ошибок, а также причины их возникновения.

Наблюдения могут осуществляться как непосредственно работающими сотрудниками, так и сторонним персоналом.

Выборочные обследования проводят обычно научные сотрудники. Результаты обследования используются для проверки правильности ведения учета ошибок и получения данных по широкому кругу вопросов.

При обследовании выполняются следующие операции:

- проверка комплектования документов;

- проверка качества заполнения документов;

- логический контроль документов;

- контроль данных, принимаемых по каналам связи;

- контроль результатов расчетных операций, производимых на
ЭВМ и вручную;

контроль машинных носителей информации;

контроль размножаемой документации;

выявление недостоверной информации, получаемой из ЭВМ.
Возможные ошибки в информационной системе:

отсутствие отдельных документов в комплектах;

лишние документы в комплектах;

ошибки в сопроводительных документах;

пропуски и лишние признаки в первичных документах;

перестановки признаков в документах;

смещение записей с отведенных мест;

нечеткое заполнение документов;

использование ошибочных шифров признаков;

- ошибки, связанные с пропуском цифр, их перестановкой, неверным
отображением и др.;

- ошибки, связанные с приемом поступающих массивов бланков и
машинных носителей информации;

- ошибки, обусловленные работой ЭВМ: нечеткая и неправильная
печать, расхождения в таблицах и в одноименных показателях по разным
таблицам.

Характерные причины ошибок:

- отсутствие инструктажа по составлению документов;

- сложность построения шифров;

- по вине исполнителей (небрежность, невнимательность и т.д.);

- неправильное комплектование документов;

- недостатки в организации рабочих мест;

- сложная форма построения документа;

- отсутствие балансового контроля цифровых данных;

- неисправности в работе ЭВМ, средств связи и оргтехники;

- низкое качество применяемых носителей информации.

Требование достоверности данных является существенным для любой системы управления, но для автоматизированной оно является жизненно необходимым. Это объясняется значительным объемом обрабатываемых данных и широким использованием технических средств. Если при ручной обработке данных можно проверить работу каждого сотрудника, то при использовании ЭВМ такая проверка практически исключена. Здесь необходима система методов, контроля и повышения достоверности. Такая система может состоять из трех групп мероприятий:

системные или организационные;

программные;

аппаратные.

Мероприятия первой группы применимы как при ручной, так и при автоматизированной обработке данных, остальных групп только для автоматизированной.

К системным мероприятиям относится выбор и применение рациональных методов обработки данных и контроля их достоверности, а также оптимизация структуры обработки. Рациональные методы обработки данных включают использование специальных приемов, ускоряющих обработку и уменьшающих возможность ошибок. Это заранее подготовленные расчетные таблицы, графики, номограммы, шаблоны-маски. Сюда относятся также мероприятия по поддержанию характеристик средств в заданных пределах и повышение культуры обработки данных. Главное средство борьбы с ошибками - их профилактика, что предполагает организацию повседневного и систематического учета ошибок, их обсуждение и материальное поощрение за снижение уровня ошибок. Одновременно должны быть выработаны меры ответственности, компенсирующие материальный ущерб из-за ошибок. Для работников аппарата управления должны создаваться благоприятные условия работы, повышения квалификации и деловых навыков.

Программные методы повышения достоверности обработки информации состоят в том, что при составлении процедур обработки на ЭВМ предусматривают дополнительные операции, имеющие математическую или логическую связь с алгоритмами расчетов. Примером могут быть счетные методы контроля, двойного счета или обратного счета, контрольных сумм, усеченных алгоритмов, использования избыточности информации, логические и экспертные методы.

Аппаратные методы, связаны с выявлением ошибок, обусловленных работой оборудования. Эти методы аналогичны программным, однако обеспечивают непрерывный контроль и указывают ошибку в момент ее появления.

Чтобы достичь заданной или максимально возможной достоверности, обычно используют комбинацию нескольких методов.

Из числа многих мероприятий, способствующих решению проблемы повышения достоверности информации следует

1.Определение и применение нормативов необходимой достоверно
сти информации.

2.Выбор рационального технологического процесса обработки и пе
ремещения информации.

3.Совершенствование технического оснащения рабочих мест сред
ствами высокого уровня достоверности обработки и перемещения инфор
мации.