Ведение и хранение производственной документации

887. Производственные документы на отправленные, полученные и выданные почтовые отправления, за исключением извещений на посылки, письма и бандероли с объявленной ценностью, ежедневно подшиваются в пачки по сменам, дням, пятидневкам, декадам, полумесяцам или по месяцам, - в зависимости от количества этих документов. Извещения на выданные посылки, письма и бандероли с объявленной ценностью раскладываются в накопительную картотеку по входящим порядковым номерам.

При больших объемах накопительная картотека формируется отдельно для посылок, писем и бандеролей с объявленной ценностью.

888. Извещения на выданные регистрируемые почтовые отправления подбираются по порядковым входящим номерам и подшиваются в отдельные пачки по видам почтовых отправлений- ежемесячно (ежеквартально).

889. Накладные и реестры подбираются в порядке очередности отправки и получения почты. В производственных объектах с большим объемом накладные и реестры на исходящие и входящие отправления подшиваются – в отдельные пачки, а с малым объемом - в одну пачку.

890. На верхней обложке каждой пачки сброшюрованных документов (извещений, накладных, реестров) указываются название документов, наименование структурного подразделения Общества за какой период времени подшиты документы «Накладные (входящие, исходящие) ф.16 за апрель месяц 2005 г. ОПС №61 г. Алматы».

891. Исправления, подчистки и повторное обведение написанного текста в производственной документации не допускается.

892. Документы производственных объектов на принятые, выданные, полученные и отправленные почтовые отправления производственными объектами после контроля сдаются лицу, ответственному за их хранение.

Хранение пачек документов на рабочих местах не допускается.

893. Подшивки производственных документов по истечении полугодия (не позже 10 дней после ревизии) отправляются на хранение в Филиал или в РУПС/ГУПС (по подчиненности) в отдельных мешках.

894. На вложение мешков составляется опись в двух экземплярах, в которой указывается наименование документов, за какой период (дата начала и окончания), количество пачек, книг. Первый экземпляр описи вкладывается в мешок, а второй остается в производственном объекте и подшивается в отдельную пачку.

895. Мешки с документами, отправляемыми на хранение, опечатываются страховой печатью и приписываются к общей накладной ф.16.

896. По окончании операционного дня (смены) подводятся итоги в квитанционных тетрадях ф.1 и ф.47 по количеству принятых почтовых отправлений и сумме, делают записи цифрами на копии последней заполненной квитанции и подтверждают их подписью. В автоматизированном производственном объекте распечатывают из ПК операционный дневник с итогами по всем видам.

897. Квитанционные тетради ф.1, 47 как полностью, так и частично использованные, вместе с операционными дневниками ПК, кассовыми справками МС-42, дневниками ф.130 по истечении отчетного периода отправляются по описи в Филиалы или РУПС/ГУПС для проверки тарификации и полноты приема оплаты за принятые почтовые отправления. Неиспользованные квитанции крестообразно перечеркиваются.

898. В Филиалах и в РУПС/ГУПС все документы по истечении месячного срока, к которому они относятся, в том числе и документы, полученные из подчиненных ОПС, сдаются по описи на хранение в архив. Квитанционные тетради сдаются в архив после проверки тарификации и полноты приема оплаты за принятые почтовые отправления.

899. Подлинные экземпляры списков ф.103 на посылки, письма и бандероли заказные и с объявленной ценностью подшиваются в отдельные пачки по порядку их записи в тетрадь ф.1 и хранятся вместе с тетрадями. При автоматизированной обработке списки ф.103 подшиваются в отдельные пачки и сдаются на хранение.

900. Работник архива расписывается о получении на копии описи документов.