Основные понятия. Информационная база, поддерживающая работу любого предприятия или учреждения, представляет собой сложный комплекс нормативных

Информационная база, поддерживающая работу любого предприятия или учреждения, представляет собой сложный комплекс нормативных, служебных и учетных документов (а также средств и методов их описания и организации).

Работа с информационной базой организуется как традиционным образом (вручную), так и с использованием автоматизированных систем на базе ЭВМ. Любая картотека есть совокупность единообразных документов (учетных карточек). Они имеют определенную структуру (фиксированные поля - реквизиты - для записи отдельных признаков объекта учета; фиксированную форму и т.д.).

Поэтому справочные картотеки являются первоочередным объектом автоматизации информационного обеспечения деятельности любого предприятия.

Рассмотрим основные понятия информационных баз (прежде всего, автоматизированных).

Информация обрабатывается в информационных системах в виде данных.

Данные - это информация, представленная в определенном формализованном виде, позволяющем ее передавать, хранить на различных (в том числе и машинных) носителях и обрабатывать.

По своему составу данные подразделяются на целые и вещественные числа, слова и так называемые булевы величины. Например, в ответах на вопросы анкеты, заполняемой при приеме на работу, содержатся все указанные типы элементарных данных. Так, графа анкеты «профессия» заполняется словами; графа «год рождения» – цифрами. А вот графа «имеете ли награды» - булевыми величинами (да, нет).

Запись (или в обычном представлении - документ) - совокупность данных, в целом характеризующая тот или иной объект учета или описываемое явление (рис. 1.).