2015-05-10
163
Упражнение 5. Разработка детального отчета.
Цель – приобретение практических навыков создания детального отчета по БД.
Задание 1.
1. С помощью мастера создайте детальный отчет для вывода данных таблицы ПРЕДМЕТЫ следующего вида:
ПРЕДМЕТЫ
| Наименование предмета | Количество часов | Зачет | Экзамен | Курсовая работа |
2. Ознакомление с основными принципами создания отчетов
Технология работы.
1. Откройте ранее созданную БД Институт:
- выполните команды главного меню Файл – Открыть
- найдите папку, где был сохранен ваш файл Институт и откройте его, щелкнув по нему мышью
2. Выберите ОТЧЕТ – СОЗДАТЬ.
3. В окне НОВЫЙ ОТЧЕТ выберите МАСТЕР ОТЧЕТОВ. В качестве источника данных укажите таблицу ПРЕДМЕТЫ.
4. Выполняйте указания мастера отчетов. Дайте имя отчета ПРЕДМЕТЫ. Попробуйте изменить внешний вид и форму отчета. При необходимости воспользуйтесь справкой.
5. Сохраните вашу БД.
Задание 2.
|
|
|
- список студентов с полями: Номер зачетной книжки, Фамилия, Имя, Отчество, Группа;
- Сгруппировать данные по 1-ой букве фамилии;
- Вычислить количество фамилий в каждой группе.
Вид отчета представлен на Рисунке 1.
|
Технология работы.
Для создания такого отчета выполнить:
1. Открыть базу данных, для которой создается отчет;
2. Начать создание отчета в режиме Конструктор:
Выбрать вкладку Отчеты, нажать кнопку 
. Появляется окно Новый отчет, в котором выбрать Конструктор (для самостоятельного создания отчета), указать источник данных - таблицу Студент (выбрать таблицу из раскрывающегося списка с перечнем таблиц и запросов). Нажать 
.
На экран выводятся окна, представленные на Рисунке 2:
 Рисунок 2
|
a) Окно отчета в режиме конструктора с заголовком Отчет1: отчет и со следующими областями: Верхний колонтитул; Область данных; Нижний колонтитул.
b)Панель элементов, содержащая кнопки для создания элементов управления, которые можно включить в отчет. Панель элементов можно закрыть или вывести, выполнив щелчок по кнопке 
на панели инструментов или выполнив команду Вид -> Панель элементов;
|
|
|
c)Список полей базовой таблицы или запроса (список полей таблицы Студент). Список полей можно вывести или закрыть, выполнив команду Вид -> Список полей или выполнив щелчок по кнопке 
на панели инструментов.
Перемещая окна (отбуксировав мышкой за заголовок) можно расположить их в удобном для работы порядке, например: Окно отчета - слева, Список полей в правой области экрана, ниже - Панель элементов.
Дополнительно можно вывести окно свойств создаваемого отчета (Вид -> Свойства) или выполнив щелчок по пиктограмме Свойства.
3. Установить размеры отчета
- Переместить правую границу окна создания отчета с помощью указателя мыши так, чтобы на верхней линейке было видно число 19 (размер отчета 18 см);
- Выполнить Файл -> Параметры страницы:
- При выбранной вкладке Страница установить книжную ориентацию листа и размер А4 (210х297);
- При выбранной вкладке Поля установить размеры левого и правого поля по 10 мм;
- При выбранной вкладке Столбцы установить: количество столбцов-1; ширина столбца-18 см; высота - 3 см; ;
- Переместить правую границу области данных отчета до значения 18 на верхней линейке;
4. Добавить в бланк отчета области Заголовок отчета и Примечание отчета:
- Для этого выполнить Вид -> Заголовок / Примечание отчета.
5. Переместить из таблицы в Область данных список нужных полей.
- В окне таблицы Студент выделить в комбинации с клавишей Ctrl поля Номер зачетной книжки, Фамилия, Имя, Отчество, Группа и отбуксировать их в Область данных. В Области данных появятся связанные элементы управления, т.е. элементы, связанные с полями таблицы Студент (слева - подпись, справа - значение поля). Выполнить щелчок мышью на свободном пространстве в области данных, чтобы убрать выделение вставленных элементов управления;
- Можно просмотреть содержимое отчета на данном этапе, выбрав Файл -> Предварительный просмотр. В дальнейшем можно использовать эту команду для просмотра содержимого отчета после внесения каких-либо изменений;
- Переместить заголовки столбцов в область Верхний колонтитул для этого:
- Выделить подписи элементов управления (слева) в Области данных, для чего нажать клавишу Shift и выполнить щелчок на каждой подписи (или обвести их слева направо с нажатой левой кнопкой мыши). Выполнить команду Вырезать;
- Активизировать Верхний колонтитул щелчком мыши по заголовку и выполнить команду Вставить. Подписи будут вставлены в область Верхнего колонтитула;
- Расставить заголовки столбцов следующим образом: подпись Номер зачетки переместить в левый верхний угол области. Остальные подписи расставить так, чтобы расстояние между левыми границами подписей было равно 3см;
- Выполнить редактирование и форматирование заголовков столбцов (в соответствии с Рисунком 1). Для этого выделить все подписи в строке (поместить курсор мыши слева от строки, чтобы курсор принял форму стрелки, направленной вправо и выполнить щелчок мышью), щелкнуть правой кнопкой мыши на выделении, в появившемся окне выбрать команду Свойства и установить во вкладке Макет следующие значения: Ширина 3см, Высота 1см, Тип границы Сплошная, Размер шрифта 12см. Для редактирования подписи выделить элемент, выполнить щелчок мышью на подписи и внести нужные изменения. Замечания: Форматировать можно и отдельный элемент, выделив только его. При форматировании можно использовать пиктограммы панели форматирования на панели инструментов, или команды меню Формат -> Выровнять, Формат -> Размер, или установить соответствующие свойства для данного элемента.
- Уменьшить размер области Верхний колонтитул по размеру высоты заголовков столбцов, добавив приблизительно 0,5 см, переместив границу следующей области Область данных вверх;
- Разместить поля в Области данных в ряд под заголовками соответствующих столбцов. Уменьшить размер Области данных мышкой переместив нижнюю границу области вверх. Отформатировать каждое поле в соответствии с Рисунком.1;
- Просмотреть содержимое отчета на данном этапе, выбрав Файл -> Предварительный просмотр. Внести изменения, если есть несоответствия Рисунку.1 или ошибки.
6.Определить поля, по которым будет производиться группировка и сортировка данных:
|
|
|
- Выполнить щелчок по пиктограмме Сортировка и группировка панели инструментов или выбрать Вид -> Сортировка и группировка. Открывается окно Сортировка и группировка;
- в столбце Поле/выражение (левый столбец) открыть список полей и выбрать поле Фамилия;
- в столбце Порядок сортировки установить порядок сортировки (по возрастанию)
- Выполнить установку свойств в области Свойства группы:
- Для Заголовок группы и Примечание группы установить значение Да. При этом в окне отчета появляется дополнительная область Заголовок группы "Фамилия" перед Областью данных и Примечание группы после Области данных;
- Для группировки по первому символу установить в строке Группировка значение По первым знакам;
- В строке Интервал установить число начальных символов, по которым хотим образовывать группы, для группировки по одному первому символу это значение равно 1;
- В строке Не разрывать установить значение Вся группа;
- Закрыть окно Сортировка и группировка.
7. Вставить в область Заголовок группы бланка отчета текст " Группа фамилий, начинающихся на букву ", а затем должна выводиться буква, по которой создавалась очередная группа:
- Выделить область Заголовок группы в бланке отчета (щелкнуть на заголовке области);
- Из окна Список полей перетащить поле Фамилия в бланк отчета в область Заголовок группы.. Поместить указатель с изображением руки с вытянутым указательным пальцем на маркер, расположенный в левом верхнем углу левого поля (подпись) и отбуксировать это поле в левый верхний угол области Заголовка группы, отступив 0,25см слева. Аналогично переместить правое поле вправо на 8см от левой границы области.
В левом поле набрать текст " Группа фамилий, начинающихся на букву " и нажать клавишу Enter. Установить параметры форматирования: курсив, размер 10. Затем выполнить действия: Формат -> Размер -> По размеру данных. Изменить размеры правого поля, перемещая маркер правой границы влево так, чтобы видна была одна буква Ф и немного следующая. - В окне Панель элементов щелкнуть по кнопке
, переместить курсор в область Заголовок группы под набранный текст и провести линию, подчеркнув оба поля; - Просмотреть отчет, выбрав Файл -> Просмотр. Если видны 2 буквы фамилии, то уменьшить поле Фамилия, если где-либо не видно буквы, то поле Фамилия увеличить (как описано предыдущем пункте).
9. Вставить в область Примечание группы бланка отчета текст " Количество в группе ", а затем должно выводиться количество фамилий, относящихся к данной группе:
|
|
|
- Создать элемент управления. Для этого выполнить щелчок на Панели элементов по кнопке
, а затем в области Примечание группы в месте расположения элемента. Появляется элемент, состоящий из 2-х частей. Переместить правую часть элемента вправо. В левую часть поля (подпись) ввести текст " Количество в группе ". В правую часть элемента ввести формулу =Count([Фамилия]). Произвести форматирование.
10. Вставить рисунок в заголовок отчета:
- Вставка -> Рисунок -> Из файла. В открывшемся окне выбрать подходящий графический файл, выполнить щелчок по кнопке .
11. Вставить текст заголовка отчета и рядом дату создания отчета:
- На панели элементов выбрать кнопку , переместить курсор в область Заголовок отчета справа от рисунка. Отодвинуть правое поле ближе к правой границе области. В левое поле ввести текст заголовка. В правом поле с надписью Свободный ввести формулу =date (). Отформатировать поля. Вставить номер страницы в области Нижний колонтитул:
- Аналогично добавить элемент Номер страницы: в левое поле ввести текст " Страница ", а в правое =Page. Сохранить отчет.
Задание 3.
1. С помощью мастера создайте детальный отчет для вывода данных таблицы ПРОДУКЦИЯ базы данных ПРЕДПРИЯТИЕ следующего вида:
ПРОДУКЦИЯ
| Наименование продукции | Единицы измерения | Количество | Себестоимость |
Технология работы.
1. Откройте ранее созданную БД Предприятие, аналогично заданию 1.
2. Создайте отчет, указав в качестве источника данных, таблицу ПРОДУКЦИЯ. Отчет создается аналогично заданию 1.
3. Попробуйте изменить внешний вид и форму отчета.
4. Сохраните вашу БД.
