Общие принципы создания системы КПЭ

ОЦЕНКА ЗАКУПОЧНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Топ — менеджеров всегда волнует вопрос: действительно ли эффективно работает система материально-технического обеспечения: закупают ли снабженцы сырье, материалы и оборудование по рыночным ценам, насколько высоки риски остановки производства из-за отсутствия необходимой номенклатуры на складе? В свою очередь, снабженцам приходится постоянно давать объяснения различным службам о причинах роста цен и запасов. Это приводит к увеличению числа отчетов, причем качество этих отчетов оставляет желать лучшего. В этой статье мы расскажем, как построить систему ключевых показателей эффективности (КПЭ) таким образом, чтобы обеспечить подготовку качественного аналитического отчета для руководства и акционеров, а также мотивировать снабженцев на достижение корпоративных целей.

Общие принципы создания системы КПЭ

Первый шаг при создании системы КПЭ — четко определить границы процесса снабжения и ответственность различных участников в рамках этого процесса. Процесс материально-технического обеспечения начинается с момента поступления заявки в Коммерческую службу (отдел снабжения) и заканчивается доставкой заказанных ресурсов заказчику. В рамках данного процесса рассматриваются такие составляющие, как планирование закупок (управление запасами), выбор поставщика, ведение договоров с поставщиками материально-технических ресурсов, управление складскими операциями и доставка заказчикам. Отдельно выделяется контроль, анализ и оптимизация процессов — именно в рамках этого процесса происходит планирование и контроль отклонений КПЭ (Рис. 1).

Рисунок 1. Процесс материально-технического обеспечения

Следует отметить, что при организации материально-технического обеспечения на российских предприятиях меньше всего внимания, как правило, уделяется аналитической работе и совершенствованию бизнес-процессов. Однако этот процесс необходим для того, чтобы обеспечить гибкость системы в современных постоянно меняющихся условиях. Организация контроля и анализа требует регламентации, как и все остальные процессы снабжения.

Приблизительный набор КПЭ для снабжения составляет около 27 показателей. Показатели распределяются между сотрудниками в соответствии со штатным расписанием. По итогам периода для каждого сотрудника рассчитывается интегрированный показатель в зависимости от отклонений фактических значений от плановых. Пример расчета интегрированного показателя для сотрудника системы снабжения показан на рисунке 2.

Рисунок 2. Оценка результатов работы сотрудника системы снабжения

Основные показатели для системы снабжения: уровень исполнения заявок, оборачиваемость запасов, качество материально-технических ресурсов, оптимизация стоимости закупок, оптимизация затрат на организацию снабжения. Эти четыре — пять показателей в различной комбинации присутствуют у всех работников системы снабжения, для того чтобы мотивировать весь персонал на достижение общих целей. Именно эти показатели характеризуют эффективность процесса материально-технического обеспечения в целом.

По нашему мнению, основным показателем для системы снабжения является уровень выполнения заявок на обеспечение, и именно он присутствует в наборе показателей каждого работника системы снабжения.

В наборе показателей каждого снабженца присутствуют как основные показатели, так и показатели, характеризующие его индивидуальные задачи. Таким образом, формулировка КПЭ позволяет создать прозрачную систему мотивации для каждого сотрудника, цели которого в течение периода четко определены заданным набором КПЭ.

Весь перечень показателей для системы снабжения можно разделить на шесть крупных блоков:

1) КПЭ для процесса снабжения в целом (основные показатели)

2) КПЭ для планирования закупок

3) КПЭ для выбора поставщика

4) КПЭ для ведения договоров с поставщиками

5) КПЭ для выполнения складских операций и доставки заказчикам

6) КПЭ для контроля, анализа и совершенствования бизнес-процессов.