Теоретические сведения. Физическое проектирование выполняется на основе конкретной СУБД

Физическое проектирование выполняется на основе конкретной СУБД. В данной работе будем использовать приложение MS Access 2007. Простота настройки и удобный интерфейс, эффективные средства создания таблиц, форм, запросов, интеграция с другими приложениями пакета MS, средства организации работы с базами данных и защита информации – вот далеко не полный перечень достоинств этого приложения.

Запуск программы осуществляется аналогично другим приложениям MS Office: Пуск - Все Программы - MS Office - MS Office Access 2007.

Создание БД

1. При первом запуске программы Access или закрытии базы данных без выхода из Access отображается окно Приступая к работе с Microsoft Office Access.

2. В разделе Новая пустая база данных выберите команду Новая база данных.

3. В окне Новая база данных в поле Имя файла введите имя файла или воспользуйтесь предложенным именем. Нажмите кнопку Создать.

Обратите внимание, что в MS Access, имя файла задается ДО создания новой базы, а не ПОСЛЕ того, как вся работа проделана и остается только сохранить результат (как, например, в MS Word или Excel). Сделано это из соображений обеспечения сохранности данных. Все изменения, вносимые в базу данных, сразу же отображаются и в ее файлах (а поэтому программе с самого начала надо знать их имена). Таким образом, сводится к минимуму риск потери важных данных даже при непредвиденных сбоях (например, отключение электропитания).

4. Будет создана новая база данных и открыта новая таблица в режиме таблицы. При создании новой базы данных на компьютере создается новый файл с расширением *. accdb, который используется как контейнер для всех объектов в базе данных, включая таблицы, формы, отчеты и т.д.

При открытии базы данных в верхней части главного окна Office Access 2007 появляется лента. Лента содержит ряд вкладок с командами. В Office Access 2007 основные вкладки команд — Главная, Создание, Внешние данные, Работа с базами данных. Каждая вкладка содержит группу связанных команд, которые могут открывать другие новые элементы интерфейса (рис. 1).

Рис. 1. Лента СУБД Access 2007.

Создание таблиц

Таблица содержит данные по определенной теме, например, сведения о вкладчиках или вкладах (структура таблиц разрабатывается на этапе логического проектирования). Каждая запись в таблице включает данные об одном элементе, например о конкретном вкладчике. Запись состоит из полей и включает такие сведения, как имя, адрес и телефонный номер.

Таблицу можно создать с помощью создания новой базы данных, вставки таблицы в существующую базу данных, а также импорта или создания ссылки на таблицу из другого источника данных, такого как книга Microsoft Office Excel 2007, документ Microsoft Office Word 2007, текстовый файл или другая база данных. При создании новой базы данных в нее автоматически вставляется новая пустая таблица. Затем можно ввести данные, чтобы начать определение полей.

Таблицы можно создавать несколькими способами: в режиме таблицы, на основе шаблона, в режиме конструктора (рис. 2).

Рис. 2. Способы создания таблиц БД.

Наиболее надежный способ – это создание в режиме Конструктора, так как этот режим позволяет получить доступ ко всем свойствам полей и задания их значений.

Свойства полей базы данных

Поля базы данных не просто определяют структуру базы – они еще определяют групповые свойства данных, записываемых в ячейки, принадлежащие каждому из полей (рис. 3).

Рис. 3. Свойства полей.

Основные свойства полей таблиц баз данных на примере СУБД Microsoft Access.

· Имя поля – определяет, как следует обращаться к данным этого поля при автоматических операциях с базой (по умолчанию имена полей используются в качестве заголовков столбцов таблиц).

· Тип данных – определяет тип данных, которые могут содержаться в данном поле.

· Размер поля – определяет предельную длину (в символах) данных, которые могут размещаться в данном поле.

· Формат поля – определяет способ форматирования данных в ячейках, принадлежащих полю.

· Маска ввода – определяет форму, в которой вводятся данные в поле (средство автоматизации ввода данных).

· Подпись – определяет заголовок столбца таблицы для данного поля (если подпись не указана, то в качестве заголовка столбца используется свойство Имя поля).

· Значение по умолчанию – то значение, которое вводится в ячейки поля автоматически (средство автоматизации ввода данных).

· Условие на значение – ограничение, используемое для проверки правильности ввода данных (средство автоматизации ввода, которое используется, как правило, для данных, имеющих числовой тип, денежный тип или тип даты).

· Сообщение об ошибке – текстовое сообщение, которое выдается автоматически при попытке ввода в поле ошибочных данных.

· Обязательное поле – свойство, определяющее обязательность заполнения данного поля при наполнении базы.

· Пустые строки – свойство, разрешающее ввод пустых строковых данных (от свойства Обязательное поле отличается тем, что относится не ко всем типам данных, а лишь к некоторым, например, к текстовым).

· Индексированное поле – если поле обладает этим свойством, все операции, связанные с поиском или сортировкой записей по значению, хранящемуся в данном поле, существенно ускоряются. Кроме того, для индексированных полей можно сделать так, что значение в записях будут проверяться по этому полю на наличие повторов, что позволяет автоматически исключить дублирование данных.

Поскольку в разных полях могут содержаться данные разного типа, то и свойства у полей могут различаться в зависимости от типа данных. Так, например, список вышеуказанных свойств полей относится в основном к полям текстового типа. Поля других типов могут иметь или не иметь эти свойства, но могут добавлять к ним и свои. Например, для данных, представляющих действительные числа, важным свойством является количество знаков после десятичной запятой. С другой стороны, для полей, используемых для хранения рисунков, звукозаписей, видео клипов и других объектов OLE, большинство вышеуказанных свойств не имеют смысла.

Типы данных

Таблицы баз данных, как правило, допускают работу с гораздо большим количеством разных типов данных. Так, например, базы данных Microsoft Access работают со следующими типами данных.

· Текстовый – тип данных, используемый для хранения обычного неформатированного текста ограниченного размера (до 255 символов).

· Числовой – тип данных для хранения действительных чисел.

· Поле Мемо – специальный тип данных для хранения больших объемов текста (до 65 535 символов). Физически текст не хранится в поле. Он храниться в другом месте базы данных, а в поле храниться указатель на него, но для пользователя такое разделение заметно не всегда.

· Дата/время – тип данных для хранения календарных дат и текущего времени.

· Денежный – тип данных для хранения денежных сумм. Теоретически, для их записи можно было бы пользоваться и полями числового типа, но для денежных сумм есть некоторые особенности (например, связанные с правилами округления), которые делают более удобным использование специального типа данных, а не настройку числового типа.

· Счетчик – специальный тип данных для уникальных (не повторяющихся в поле) натуральных чисел с автоматическим наращиванием. Естественное использование – для порядковой нумерации записей.

· Логический – тип для хранения логических данных (могут принимать только два значения, например Да или Нет).

· Гиперссылка – специальное поле для хранения URL-адресов Web-объектов Интернета. При щелчке на ссылке автоматически происходит запуск браузера и воспроизведение объекта в его окне.

· Мастер подстановок – это не специальный тип данных. Это объект, настройкой которого можно автоматизировать ввод данных в поле так, чтобы не вводить их вручную, а выбирать их из раскрывающегося списка.

Определение 1. Столбец подстановок – это список значений, которые можно ввести в числовое или текстовое поле.

Столбец подстановок облегчает ввод данных в поле, так как можно из списка выбрать нужное значение.