Выполнение задания 3

Работа с меню Данные - Сортировка.

3.3.1. Сортировка записей в БД по одному уровню - по факультетам

а) Поставить курсор в поле списка.

б) Выполнить команды Данные - Сортировка. Появится окно
Сортировка диапазона (рис.25),

Рис.2

б)Выполнить команды Данные- Сортировка, Появится окно Сортировка диапазона(рис.2)

в)В появившемся диалоговом окне Сортировка в
первом поле Сортировка по выбрать (или ввести) Факультет
и выбрать пункт € По возрастанию

г) Нажать кнопку ОК.

В результате произведённой сортировки табл.1 будет преобразована в табл.2

Таблица 2

3.3.2. Сортировка записей по двум уровням Выполнить команды:

а) повторить пп. а) и б) из п.3.3.1;

б) в появившемся диалоговом окне Сортировка в первом поле Сортировать по выбрать Факультет (пункт По возрастанию);

в) во втором поле Затем по выбрать Специальность (пункт По возрастанию);

г) нажать клавишу ОК.

В результате табл. 1 будет преобразована в табл.3.

Таблица 3

3.3.3. Сортировка записей по трем уровням

а) Выполнить пп. а), б), в) из п.3.3.2;

б) В третьем поле диалогового окна Сортировка В последнюю очередь
выбрать Фамилия И.О., выбрать пункт По возрастанию;

в) нажать клавишу ОК.

В результате табл.1 будет преобразована в табл.4. Примечание. Если внизу окна Сортировка выбрать окно Заголовки столбцов, то можно выбирать не названия столбцов, а их номера А, В, С и т.д.

3.3.4. Сортировка по порядковому номеру

Для восстановления БД по табл.1 (сортировка по порядковому номеру) выполним команды:

а) поставить курсор в поле списка;

б) Данные - Сортировка, Сортировать по;

в) выбрать имя столбца Номер, пункт По возрастанию;

г) в окне Затем по и В последнюю очередь по выбрать Не сортировать;

д) нажать ОК.

е) Переименовать Лист1, на котором расположена база данных в БД.
3.4. Выполнение задания 4

Организовать просмотр данных об оценках чА студентов.

3.4.1. Добавить в книгу чистый лист. (Вставка - Лист).

Назвать его Просмотр. Ввести в ячейку А1 заголовок Фамилия И.О. студента. Ввести в ячейку В1 заголовок Оценка.

Таблица 4

На этом листе организуем просмотр оценок студентов: при вводе фамилии студента в ячейку А2 в ячейке В2 должна высвечиваться его оценка.

Данные в графу «Оценка» будут вводиться с использованием функции ПРОСМОТР.

Функция ПРОСМОТР просматривает диапазон, в который входят значения только одной строки или одного столбца (так называемый вектор) в поисках определенного значения и возвращает значение из другого столбца или строки. Таким образом, если известна фамилия студента, то функция ПРОСМОТР автоматически поставит в ячейки графы «Оценка» новой таблицы оценку студента с листа «БД».

Синтаксис функции ПРОСМОТР:

ПРОСМОТР(искомое_значение; просматриваемый_вектор; вектор_результатов)

Искомое_значение - это значение, которое ПРОСМОТР ищет в первом векторе. Искомое_значение может быть числом, текстом, логическим значением, именем или ссылкой, ссылающимися на значение.

Просматриваемый_вектор - это интервал, содержащий только одну строку или один столбец. Значения в аргументе просматриваемый_вектор могут быть текстами, числами или логическими значениями.

Вектор_результатов - это интервал, содержащий только одну строку или один столбец. Он должен быть того же размера, что и просматриваемый_вектор.

Важно! Значения в аргументе просматриваемый_вектор должны быть расположены в порядке возрастания; в противном случае функция ПРОСМОТР может вернуть неверный результат. Тексты в нижнем и верхнем регистре считаются эквивалентными.

Для использования данной функции необходимо:

Открыть лист БД;

Поставить курсор в область поля Фамилия И.О. нажать кнопку Сортировка
по возрастанию на стандартной панели инструментов (или произвести
сортировку аналогично п.3.3);

Выделить диапазон ячеек В1:В16, нажать кнопку Ctrl и удерживая ее,
выделить диапазон ячеек G1:G16;

Выполнить команды Вставка - Имя - Создать;

В открывшемся диалоговом окне выбрать В строке выше (этим блокам ячеек будут присвоены соответственно имена Фамилия_И.О и Оценка;

Открыть Просмотр;

Выполнить команды Данные - Проверка…;

Вкладка Параметры - Тип данных выбрать Список;

щ елкнуть мышью в открывшемся окне Источник: нажать кнопку F3 на клавиатуре, выбрать Фамилия_И.О., нажать Ок;

Нажать кнопку Ок (рядом с ячейкой А2 появится значок списка, при нажатии
на который появится список всех студентов);

Выберите из открывшегося списка фамилию студента Ложкин Н.В.

Установить курсор в ячейку В2.

В строке формул нажать кнопку Вставка функции (или выбрать пункт меню
Вставка | Функция …)

В открывшемся окне в области Категория выбрать Ссылки и массивы, в

области Выберите функцию - ПРОСМОТР и нажать ОК.

В следующем окне выбрать искомое_значение;
просматриваемый_вектор;вектор_результов и нажать ОК.

Передвинуть открывшееся окно так, чтобы просматривались данные
таблицы.

Установив курсор в окне Искомое_значение, щелкнуть левой кнопкой мыши

в ячейке А2 текущей таблицы.

Установить курсор в окно Просматриваемый вектор и нажать
функциональную клавишу F3 на клавиатуре.

В открывшемся окне выбрать имя блока Фамилия_И.О. и нажать ОК.

Установить курсор в окно Вектор_результатов и нажать функциональную
клавишу F3.

В открывшемся окне выбрать имя блока Оценка и нажать ОК.

Нажать ОК в главном окне функции ПРОСМОТР.

В результате выполненных действий в ячейке В2 появилось оценка студента Ложкина Н.В., а в строке формул отражена формула: =ПРОСМОТР(A2;Фамилия_И.О.;Оценка).