Этап 3. Систематическая уборка

Цель уборки – устранение всех источников загрязнения, выявление труднодоступных мест и неисправностей.

Должен бытьопределен порядок уборки-проверки, который позволит выявлять «корневые» (действительные) причины загрязнений и обеспечит их устранение. Члены рабочей группы проводят генеральную уборку помещений, тщательную уборку и чистку оборудования, осуществляют фиксацию неисправностей. Во время проведения работ выявляются труднодоступные для уборки и наблюдений места, источники проблем и загрязнений.

Члены рабочей группы устраняют неисправности и вырабатывают меры по их предотвращению.

После проведения этих работ вырабатываются правила проведения уборки рабочего места, помещения; чистки оборудования.

Рекомендуемые действия:

- наведение чистоты на рабочем столе и в помещении: удаление пыли, мусора и т.д.;

- подшивка и сдача в архив документов за предыдущий отчетный месяц;

- утилизация устаревших, отмененных и аннулированных документов;

- регулярная актуализация наглядной визуальной информации;

- проверка работоспособности телефонных аппаратов, оргтехники, проводки, офисной мебели.

Этап 4. Стандартизация.

Цель – добиться регулярного выполнения первых трех шагов посредством стандартизации процессов обработки информации, процедур разработки документов и их ведения, форм документов, а также форм, служащих для поддержания порядка и чистоты на рабочих местах.

Должныбыть зафиксированы в письменном виде процессы выполнения работ, а также правила хранения документов, уборки рабочих мест и помещений, и т.п.; проведена максимальная визуализация представления правил (рисунки, схемы, пиктограммы, указатели, цветовое кодирование); проведена стандартизация и унификация всех обозначений (размер, цвет, изображение символов и т.п.); разработаны операционные стандарты и должностные инструкции.

Рекомендуемые действия:

- разработка стандартов – примеры представлены на рисунках: Рис. 22 Стандарт работы с оргтехникой; Рис. 23 Стандарт работы, управления офисом; Рис. 24 Стандарт рабочего места/стандарт уборки; Рис. 25 Стандарт операционной деятельности;

- определение методов работы: разработка информационных карт (Рис. 26) и структурных графиков (Рис. 27);

- разработка должностных инструкций для всех ИТР и служащих.

Все приведенные в примерах стандарты являются рекомендуемыми. На каждом предприятии подход к внедрению системы 5 S должен быть своим.